Guardar documentos não é o mesmo que gerir documentos. É isso que distingue o arquivo documental da gestão documental ativa.
Arquivo documental: onde está o ficheiro?
O arquivo responde à pergunta:
“onde está o ficheiro?”
O que responde a gestão documental ativa
Por outro lado, a gestão documental ativa responde a perguntas muito mais críticas:
- Está válido?
- Cumpre o requisito?
- Tem aprovação?
- Precisa de atualização?
- Está associado à empresa, trabalhador ou equipamento certo?
- Serve como evidência em auditoria?
- Está a bloquear alguma operação?
Do arquivo ao controlo documental
Muitas empresas têm arquivo.
Mas continuam sem controlo documental.
Na AISP-GEDOC, ajudamos empresas a transformar documentação dispersa em processos ativos, organizados, acompanhados e ligados à operação.
Porque a gestão documental não termina quando alguém guarda o documento.
Começa quando a organização passa a controlar esse documento.
Em resumo, o arquivo documental mostra onde está o ficheiro, enquanto a gestão documental ativa controla a validade, os requisitos, as aprovações, as atualizações, as associações e o impacto de cada documento na operação. Por isso, a diferença não está em ter ou não ter arquivo, mas em saber, a cada momento, se cada documento cumpre a sua função na operação.
Leia também: Definição prévia de requisitos documentais e A nova geração da Gestão Documental: o que muda, na prática?.
Para referências internacionais sobre gestão de documentos e sistemas de gestão, consulte as normas publicadas pela Organização Internacional de Normalização (ISO).