Induções digitais de segurança
Preparar antes da chegada. Registar a realização. Manter a evidência.
A indução de Segurança é uma etapa essencial na preparação de trabalhadores e prestadores de serviços antes da realização de determinadas atividades.
Mas, em muitas organizações, continua dependente de sessões presenciais, disponibilidade de técnicos, folhas de presença, documentos dispersos e repetição frequente das mesmas tarefas.
O GEDOC SafetyGo digitaliza este processo.
A organização disponibiliza os conteúdos definidos para a indução, o trabalhador realiza o percurso digital e responde à avaliação configurada.
A conclusão fica registada e pode produzir evidência utilizável nos restantes processos da organização.
Menos dependência de sessões presenciais. Mais autonomia, rastreabilidade e controlo sobre o processo.
O desafio das induções tradicionais
Uma indução presencial pode funcionar adequadamente quando os grupos são estáveis, os trabalhadores chegam ao mesmo tempo e existe disponibilidade permanente da equipa de Segurança.
A realidade operacional nem sempre é essa.
Podem existir:
entradas frequentes de novos trabalhadores;
vários prestadores de serviços;
diferentes centros de trabalho;
equipas distribuídas geograficamente;
trabalhadores de diferentes nacionalidades;
necessidade de repetir conteúdos;
dificuldade em conciliar horários;
necessidade de demonstrar posteriormente quem realizou a indução.
Nestes contextos, a própria organização da indução pode consumir uma parte significativa do tempo das equipas HSE.
O que é o GEDOC SafetyGo
O GEDOC SafetyGo é uma solução digital para realização e acompanhamento de induções de Segurança e Ambiente.
Permite disponibilizar ao trabalhador conteúdos definidos pela organização, apresentar uma avaliação de conhecimentos e registar a conclusão do processo.
A solução pode ser utilizada de forma autónoma ou integrada com outros processos de Gestão Documental e homologação.
Conteúdos digitais
A organização define a informação que pretende transmitir aos trabalhadores antes da entrada ou início da atividade.
Avaliação de conhecimentos
Após a consulta dos conteúdos, o trabalhador pode responder a um questionário configurado de acordo com o processo definido.
Registo da realização
A conclusão da indução fica associada ao respetivo participante e ao contexto em que foi realizada.
Evidência organizada
A informação resultante do processo pode ser utilizada para demonstrar a realização da indução e apoiar auditorias, verificações internas ou outros processos.
Diferentes idiomas
Os conteúdos podem ser preparados em diferentes idiomas de acordo com as necessidades das equipas e da operação.
Como funciona
1. Definição do processo de indução
Começamos por compreender como a organização realiza atualmente a indução.
Analisamos:
quem necessita de realizar a indução;
em que momento deve ser realizada;
que conteúdos são necessários;
que centros ou atividades exigem conteúdos específicos;
que idiomas são necessários;
como será feita a avaliação;
que evidência deve resultar do processo.
A digitalização deve refletir o processo real da organização.
2. Preparação dos conteúdos
Os conteúdos fornecidos pelo cliente são estruturados para utilização digital.
Podem ser organizados por:
organização;
projeto;
centro de trabalho;
atividade;
tipo de prestador;
risco;
idioma;
outro critério relevante.
Isto permite evitar que todos os trabalhadores recebam necessariamente uma indução genérica e idêntica.
3. Configuração da avaliação
A organização pode definir questões destinadas a avaliar os conhecimentos apresentados durante a indução.
O questionário permite criar uma etapa de avaliação antes da conclusão do percurso.
4. Realização pelo trabalhador
O trabalhador recebe acesso à indução e pode realizar o processo digitalmente de acordo com as condições definidas pela organização.
Isto reduz a dependência de reunir simultaneamente trabalhadores e técnicos numa sessão presencial.
5. Registo da conclusão
Depois de concluído o processo nas condições configuradas, a realização fica registada.
A evidência pode incluir informação como participante, data, indução realizada e resultado da avaliação.
6. Utilização da evidência
A conclusão da indução pode posteriormente ser utilizada noutros processos da organização.
Quando existe Gestão Documental, por exemplo, o respetivo certificado ou evidência pode constituir um dos requisitos considerados no processo de homologação do trabalhador.
A indução pode começar antes da chegada
Uma das principais vantagens da digitalização é permitir que parte do processo seja realizada antes da chegada ao local de trabalho.
Em vez de concentrar todas as tarefas no momento da entrada:
Chegada → espera → indução → registo → início do processo operacional
a organização pode preparar antecipadamente o trabalhador:
Indução digital → avaliação → evidência → chegada preparada
Isto é particularmente relevante em operações com elevada rotatividade, múltiplos prestadores ou diferentes locais de trabalho.
Conteúdos adaptados à operação
Os riscos e procedimentos não são iguais em todas as organizações.
Uma instalação industrial tem necessidades diferentes de um parque eólico.
Um armazém não tem necessariamente os mesmos riscos de uma obra.
E diferentes atividades dentro do mesmo local podem justificar informação específica.
Por isso, a indução pode ser estruturada de acordo com o contexto definido pelo cliente, evitando depender exclusivamente de conteúdos demasiado genéricos.
Diferentes idiomas
Em operações internacionais ou com trabalhadores de diferentes nacionalidades, o idioma pode ser uma barreira significativa.
A disponibilização dos conteúdos em vários idiomas permite aproximar a informação dos diferentes grupos de trabalhadores.
A organização deve definir quais as versões linguísticas necessárias e garantir que os conteúdos traduzidos correspondem às mensagens de Segurança que pretende transmitir.
Evidência da realização
Uma das limitações dos processos manuais é a dificuldade em recuperar posteriormente informação consistente sobre a indução.
Quem realizou?
Quando?
Que indução foi apresentada?
Qual foi o resultado da avaliação?
O SafetyGo permite estruturar esta informação e manter um registo associado ao processo.
Isto facilita a consulta posterior e proporciona maior rastreabilidade.
SafetyGo + Gestão Documental
O SafetyGo pode funcionar como solução autónoma.
Mas pode também complementar um processo de Gestão Documental e homologação.
Nesse modelo, cada solução desempenha uma função distinta:
SafetyGo
Assegura a disponibilização da indução, a avaliação e o registo da conclusão.
Gestão Documental
Reúne a evidência da indução com os restantes requisitos documentais aplicáveis ao trabalhador.
Assim, a conclusão da indução pode passar a constituir um dos requisitos considerados no processo documental.
Esta arquitetura permite ligar preparação em Segurança e conformidade documental sem obrigar a que os dois processos sejam executados pela mesma aplicação.
SafetyGo + controlo de acessos
Quando a organização utiliza outros sistemas, podem também ser analisadas possibilidades de integração.
Por exemplo, o estado resultante de um processo de homologação que inclua a indução pode ser utilizado por um sistema de controlo de acessos, desde que exista uma integração técnica adequada.
Neste caso, não é o SafetyGo isoladamente que decide ou controla fisicamente a entrada.
A solução fornece uma das evidências que podem alimentar o processo de autorização definido pela organização.
O papel da AISP
A implementação do SafetyGo não consiste apenas em disponibilizar acesso à tecnologia.
A AISP pode apoiar:
análise do processo atual;
definição da arquitetura da indução;
organização dos conteúdos;
configuração das avaliações;
preparação dos idiomas;
testes;
formação;
apoio ao go-live;
administração da solução;
atualização de conteúdos;
suporte aos utilizadores.
O objetivo é adaptar o serviço ao processo real da organização.
Reduzir o esforço das equipas HSE
Digitalizar a indução permite retirar às equipas técnicas parte das tarefas repetitivas associadas à organização de sessões presenciais.
O tempo especializado pode ser direcionado para atividades onde a intervenção técnica acrescenta maior valor.
A indução digital não substitui todas as ações de Segurança nem elimina a necessidade de contacto presencial quando este é necessário.
Permite, isso sim, utilizar a tecnologia para executar de forma mais eficiente as etapas que podem ser digitalizadas.
Um processo que pode evoluir
Novos centros, atividades, riscos ou requisitos podem exigir alterações à indução.
Os conteúdos e avaliações devem, por isso, acompanhar a evolução da organização.
A AISP pode continuar a apoiar a administração e atualização da solução depois da entrada em produção.
SafetyGo como solução autónoma
Uma organização não necessita de implementar uma plataforma completa de Gestão Documental para utilizar o SafetyGo.
A solução pode ser implementada especificamente para digitalizar o processo de indução de Segurança e Ambiente.
Posteriormente, se existir necessidade, pode ser relacionada com outros processos digitais da organização.
Pretende digitalizar as suas induções de Segurança?
Mostre-nos como realiza atualmente as induções, quantos trabalhadores e centros estão envolvidos e quais os principais constrangimentos do processo.
Analisamos consigo a estrutura necessária e configuramos o SafetyGo de acordo com a realidade da sua operação.
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