Homologação de empresas e prestadores de serviços

Saber com quem trabalha antes de iniciar a atividade

Contratar uma empresa prestadora de serviços não deve significar apenas verificar se existe um contrato ou se foram entregues alguns documentos.

Antes do início dos trabalhos, muitas organizações precisam de confirmar se a empresa reúne os requisitos legais, documentais, técnicos, HSE ou internos definidos para prestar determinado serviço.

É esse o objetivo de um processo estruturado de homologação de empresas e prestadores de serviços.

A AISP apoia as organizações na definição, implementação e operação destes processos, desde o levantamento dos requisitos até à análise documental, regularização de pendências e acompanhamento contínuo da conformidade.

Definir os requisitos. Recolher a evidência. Analisar. Regularizar. Homologar. Acompanhar.

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O que significa homologar uma empresa

A homologação representa o resultado de um processo de verificação baseado nos critérios definidos pela organização.

Antes de uma empresa atingir esse estado, pode ser necessário comprovar diferentes requisitos.

Dependendo da atividade e do contexto, estes podem abranger:

documentação legal da empresa;
seguros;
certificações;
habilitações;
informação HSE;
requisitos internos;
documentação financeira ou administrativa;
qualificações específicas;
trabalhadores;
equipamentos;
outros elementos definidos pela organização.

Não existe uma lista universal de requisitos.

Cada organização deve definir aquilo que necessita de verificar em função da sua atividade, risco, processos internos e obrigações aplicáveis.

O papel da AISP no processo de homologação

Definição dos requisitos

Ajudamos a estruturar os requisitos aplicáveis aos diferentes tipos de prestadores.

Uma empresa de construção pode não necessitar dos mesmos documentos de uma empresa de limpeza, manutenção, logística ou consultoria.

Os requisitos podem também variar em função de:

atividade;
risco;
projeto;
centro de trabalho;
localização;
duração do serviço;
tipo de contratação;
requisitos do cliente.

Esta diferenciação evita solicitar documentação sem relevância para o processo.

Configuração do processo

Quando existe uma plataforma de Gestão Documental, configuramos a estrutura necessária para suportar o processo.

Podem ser definidos:

empresas;
categorias;
atividades;
requisitos;
documentos;
estados;
validades;
workflows;
responsáveis;
notificações;
critérios de homologação.

Recolha documental

Os prestadores recebem acesso ao processo definido e disponibilizam a documentação necessária.

A utilização de uma plataforma permite substituir processos baseados exclusivamente em emails, pastas partilhadas ou folhas de cálculo por uma estrutura centralizada e rastreável.

Análise documental

A documentação apresentada é analisada de acordo com os requisitos aplicáveis.

O objetivo não é simplesmente verificar se existe um ficheiro.

É confirmar se a evidência apresentada responde ao requisito definido para aquela empresa e para aquele contexto.

Regularização de pendências

Quando existem documentos em falta, expirados, incorretos ou insuficientes, a situação é identificada.

A empresa pode receber indicação sobre aquilo que necessita de corrigir ou apresentar.

O processo continua até que os requisitos definidos estejam regularizados ou até existir uma decisão sobre o prestador.

Homologação

Depois de cumpridos os critérios definidos pela organização, a empresa pode atingir o estado de homologada.

A homologação representa, assim, o resultado de um processo estruturado e documentado.

Como funciona o processo

1. Registo do prestador

A empresa é registada no processo ou na plataforma.

São recolhidos os dados necessários à identificação e classificação do prestador.

2. Classificação

A empresa pode ser associada a uma ou mais atividades, categorias, projetos ou níveis de risco.

Esta classificação permite determinar quais os requisitos que lhe devem ser aplicados.

3. Atribuição dos requisitos

O sistema apresenta a documentação e informação necessária para aquele prestador.

Os requisitos podem variar automaticamente de acordo com as regras configuradas.

4. Submissão documental

A empresa disponibiliza os documentos solicitados através do canal ou plataforma definida.

5. Análise

A equipa responsável analisa a documentação e determina o estado de cada requisito.

6. Regularização

Quando existe uma pendência, o prestador é informado sobre a necessidade de atualização, substituição ou esclarecimento.

7. Homologação

Quando os requisitos necessários estão cumpridos, a empresa pode ser considerada homologada de acordo com as regras da organização.

8. Acompanhamento contínuo

A homologação não deve ser considerada necessariamente um estado permanente.

Documentos expiram.

Seguros são renovados.

Certificações podem perder validade.

Novos requisitos podem ser introduzidos.

A conformidade precisa, por isso, de continuar a ser acompanhada.

Homologar é apenas o início

Uma empresa pode estar totalmente regularizada no momento da homologação e deixar de cumprir um requisito algum tempo depois.

Por exemplo:

um seguro pode expirar;
uma certificação pode deixar de estar válida;
um documento pode necessitar de renovação;
podem surgir novos requisitos;
a empresa pode começar a executar uma nova atividade;
pode entrar num projeto com exigências diferentes.

Por isso, um bom sistema de homologação deve incluir controlo contínuo da conformidade.

A plataforma pode acompanhar validades, pendências e alterações ao longo da relação com o prestador.

Empresa homologada não significa trabalhadores automaticamente homologados

É importante distinguir diferentes níveis de conformidade.

Uma empresa pode cumprir os requisitos necessários enquanto entidade prestadora.

Mas os trabalhadores dessa empresa podem estar sujeitos a requisitos adicionais.

Da mesma forma, os equipamentos podem exigir documentação própria.

Assim, um processo pode incluir diferentes níveis:

Empresa → trabalhadores → equipamentos → projeto ou centro de trabalho

Cada nível pode possuir requisitos e estados próprios.

Isto permite uma gestão muito mais rigorosa do que uma simples classificação global do fornecedor.

Homologação adaptada à atividade

Nem todos os prestadores representam o mesmo nível de risco ou complexidade.

Uma organização pode definir diferentes modelos de homologação.

Por exemplo:

Prestadores administrativos

Podem necessitar de um conjunto reduzido de requisitos.

Empresas de manutenção

Podem necessitar de documentação adicional relacionada com atividade, trabalhadores e equipamentos.

Empresas de construção

Podem estar sujeitas a requisitos HSE mais extensos.

Serviços especializados

Podem necessitar de certificações ou qualificações específicas.

A plataforma deve ser capaz de adaptar os requisitos ao contexto do prestador.

Homologação antes da contratação ou antes do trabalho

O processo pode ser utilizado em diferentes momentos.

Algumas organizações homologam previamente os fornecedores antes de os integrar na sua rede de prestadores.

Outras realizam uma verificação documental antes de cada projeto ou início de atividade.

Também podem coexistir ambos os modelos:

Homologação da empresa + Requisitos específicos do projeto

Esta arquitetura permite separar aquilo que é transversal à relação com o fornecedor daquilo que depende de determinado trabalho.

Uma plataforma central para controlar os prestadores

A utilização de uma plataforma digital permite reunir num único local:

empresas;
atividades;
documentação;
requisitos;
trabalhadores;
equipamentos;
validades;
estados;
histórico;
comunicações;
indicadores.

Isto reduz a dependência de ficheiros dispersos e permite obter uma visão consolidada sobre o universo de prestadores.

Acompanhamento de validades

Uma das componentes mais importantes do processo é o controlo de documentação sujeita a validade.

A plataforma pode ajudar a identificar:

documentos próximos do vencimento;
documentos expirados;
requisitos pendentes;
empresas que deixaram de cumprir critérios definidos.

Esta informação permite atuar antes que uma situação documental afete a operação.

Comunicação com os prestadores

Um processo de homologação exige frequentemente interação com as empresas externas.

A comunicação pode envolver:

pedidos de documentação;
esclarecimentos;
aviso de pendências;
necessidade de substituição de documentos;
alertas de validade;
informação sobre novos requisitos.

Uma estrutura digital permite tornar esta comunicação mais rastreável e reduzir a dependência de trocas dispersas de emails.

Homologação e Gestão Documental

A homologação é uma das aplicações da Gestão Documental.

A Gestão Documental organiza e acompanha os documentos e requisitos.

A homologação utiliza essa informação para determinar se os critérios definidos para determinada entidade estão cumpridos.

Podemos, por isso, representar o processo da seguinte forma:

Requisitos → documentação → análise → regularização → homologação → acompanhamento

Homologação ligada à operação

O estado resultante do processo pode também ser utilizado por outros sistemas.

Quando existem integrações adequadas, a informação pode alimentar:

plataformas HSE;
sistemas internos;
controlo de acessos;
processos de credenciação;
reporting;
ferramentas de compras ou fornecedores;
outras aplicações corporativas.

Assim, a homologação deixa de ser apenas um estado visível numa plataforma documental e passa a poder participar noutros processos da organização.

Indicadores e visão de gestão

Uma plataforma estruturada permite acompanhar indicadores como:

número de prestadores registados;
empresas homologadas;
empresas pendentes;
documentos expirados;
requisitos em falta;
processos em análise;
distribuição por atividade;
evolução da conformidade.

Esta informação ajuda as equipas a gerir o processo e identificar áreas que necessitam de intervenção.

Homologação de novos prestadores

O serviço pode ser utilizado para estruturar processos de onboarding de novos fornecedores.

Antes de a empresa iniciar a prestação, são recolhidos os dados e documentos necessários.

O processo permite criar uma entrada mais estruturada na organização e reduzir situações em que os requisitos são verificados apenas quando o trabalho já deveria começar.

Reavaliação de prestadores

A homologação pode também incluir processos periódicos de reavaliação.

A organização pode definir revisões de acordo com:

periodicidade;
atividade;
nível de risco;
desempenho;
alterações de requisitos;
outros critérios internos.

Isto permite manter uma visão atualizada sobre a rede de fornecedores ao longo do tempo.

Diferentes modelos de serviço

A AISP pode intervir em diferentes níveis.

Implementação do processo

Estruturamos requisitos e configuramos a plataforma para que a organização execute internamente a homologação.

Implementação + administração

A organização realiza a análise, enquanto a AISP apoia a administração e evolução da plataforma.

Implementação + Gestão Documental

A AISP implementa a solução e assume também atividades de análise, acompanhamento e controlo documental.

Serviço externalizado

Em operações de maior dimensão, a AISP pode assumir uma parte significativa do processo de Gestão Documental e homologação.

Homologação com critérios definidos pela organização

A tecnologia não deve decidir de forma arbitrária quem é ou não um fornecedor adequado.

Os critérios pertencem à organização.

A plataforma ajuda a estruturar, aplicar e acompanhar essas regras.

A equipa AISP ajuda a transformar os critérios definidos pelo cliente num processo documental claro, rastreável e operacional.

Precisa de estruturar a homologação dos seus prestadores?

Podemos ajudá-lo a definir requisitos, implementar a plataforma e acompanhar todo o processo de Gestão Documental e homologação.

Mostre-nos como gere atualmente os seus fornecedores e prestadores de serviços.

Analisamos a operação e definimos consigo o modelo mais adequado.