Integrações e automação

A informação não deve ficar isolada dentro de uma plataforma

As organizações utilizam diferentes sistemas para gerir pessoas, equipamentos, operações, manutenção, segurança, documentação, acessos e informação de gestão.

Quando estes sistemas não comunicam entre si, a mesma informação acaba frequentemente por ser introduzida várias vezes.

Surgem ficheiros paralelos, tarefas manuais, duplicação de dados e maior dificuldade em garantir que todos os sistemas trabalham com informação atualizada.

A AISP analisa e implementa modelos de integração e automação entre plataformas HSE, Gestão Documental e outros sistemas corporativos.

O objetivo é simples: fazer a informação circular entre os sistemas que precisam dela.

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Da Gestão Documental ao restante ecossistema digital

A Gestão Documental raramente funciona de forma completamente isolada.

Informação relacionada com empresas, trabalhadores, equipamentos, formação, qualificações ou homologação pode ser necessária noutros processos da organização.

Da mesma forma, dados já existentes noutros sistemas podem ser necessários numa plataforma HSE ou documental.

Uma integração permite reduzir a necessidade de transportar manualmente essa informação entre aplicações.

Em vez de criar vários pontos independentes de informação, procuramos construir um ecossistema digital mais conectado.

O papel da AISP

Análise do processo

Antes de integrar sistemas, analisamos que informação precisa realmente de circular entre eles.

Identificamos:

sistema de origem;
sistema de destino;
dados necessários;
momento em que devem ser transmitidos;
regras aplicáveis;
responsáveis pelo processo;
situações de exceção;
impacto operacional da integração.

Uma integração deve resolver uma necessidade concreta e não apenas ligar dois sistemas porque tecnicamente é possível.

Desenho funcional

Definimos como a informação deverá circular entre as aplicações.

Isto inclui a identificação dos eventos que devem iniciar uma comunicação, os dados necessários e o comportamento esperado em diferentes cenários.

Articulação técnica

Trabalhamos com as equipas tecnológicas e fornecedores envolvidos para estruturar os requisitos de integração.

Quando existem APIs disponíveis, analisamos as possibilidades de comunicação entre os sistemas.

Testes e validação

Antes da entrada em produção, são testados diferentes cenários para confirmar que a informação é corretamente transmitida e interpretada.

Acompanhamento

Depois do go-live, acompanhamos a integração e analisamos necessidades de ajustamento ou evolução sempre que os sistemas ou processos forem alterados.

Que sistemas podem ser integrados?

As possibilidades dependem sempre das capacidades técnicas de cada aplicação.

Entre outros, podem ser analisados cenários envolvendo:

Recursos Humanos

Informação relativa a colaboradores pode ser sincronizada com plataformas HSE ou documentais, reduzindo a necessidade de criar e atualizar manualmente os mesmos registos em diferentes aplicações.

ERP

Dados empresariais, fornecedores, projetos ou outras informações podem ser utilizados para alimentar processos documentais ou operacionais.

Business Intelligence

Informação estruturada nas plataformas pode ser disponibilizada para reporting, análise e dashboards corporativos.

Manutenção

Dados sobre equipamentos, ativos ou intervenções podem ser relacionados com processos HSE e documentais.

Controlo de acessos

O estado documental ou de homologação pode ser utilizado como uma das condições consideradas por sistemas de controlo de acessos, quando existe integração técnica adequada.

Sistemas de identidade

Dados de utilizadores, trabalhadores ou perfis podem ser sincronizados com sistemas corporativos de identidade.

Outras plataformas HSE ou documentais

Em organizações que trabalham com vários sistemas, podem ser analisadas formas de sincronizar ou distribuir informação entre diferentes plataformas.

Aplicações desenvolvidas à medida

Sistemas internos podem também ser integrados sempre que existam condições técnicas e uma necessidade funcional clara.

Da homologação ao controlo de acessos

Um dos exemplos mais claros do valor de uma integração ocorre quando o estado documental precisa de ter impacto num processo operacional.

Imagine uma organização que utiliza uma plataforma para controlar requisitos documentais de trabalhadores e um sistema diferente para gerir acessos físicos.

A plataforma documental pode determinar se determinado trabalhador cumpre os critérios de homologação definidos.

Essa informação pode depois ser comunicada, através de integração, ao sistema responsável pelo controlo de acessos.

Assim, uma alteração no estado documental pode passar a fazer parte das regras utilizadas pelo sistema de acesso.

A Gestão Documental deixa de estar isolada.

Passa a integrar diretamente o processo operacional.

APIs como base da interoperabilidade

As APIs permitem que diferentes aplicações troquem informação de forma estruturada.

Quando os sistemas envolvidos disponibilizam APIs adequadas, é possível criar processos em que a informação é transmitida automaticamente entre aplicações.

Uma API pode permitir, por exemplo:

criar registos;
atualizar informação;
consultar estados;
transmitir resultados;
sincronizar utilizadores;
atualizar requisitos;
enviar informação de homologação;
alimentar dashboards;
desencadear outros processos.

A existência de uma API, por si só, não garante que determinada integração seja possível.

É necessário analisar os dados disponibilizados, permissões, regras de segurança, frequência de atualização e comportamento esperado em cada sistema.

Automação de processos

Nem todas as automatizações exigem integração entre plataformas.

Dentro da própria solução podem existir workflows capazes de reduzir tarefas manuais.

Notificações automáticas

Envio de alertas quando documentos, ações ou requisitos se aproximam de determinados prazos.

Alteração de estados

Atualização de estados em função de condições previamente definidas.

Criação de ações

Uma ocorrência pode desencadear automaticamente a criação de uma tarefa ou ação para determinado responsável.

Distribuição de informação

Dados introduzidos num processo podem ser reutilizados noutras áreas sem necessidade de nova introdução manual.

Aprovações e workflows

Os processos podem encaminhar informação entre diferentes intervenientes de acordo com regras e responsabilidades definidas.

Inteligência Artificial aplicada à automação

A Inteligência Artificial acrescenta uma nova camada às possibilidades de automação.

Em processos documentais pode apoiar tarefas como:

leitura de documentos;
extração de informação;
classificação;
identificação de campos relevantes;
estruturação de dados;
apoio à análise documental;
tratamento de informação em diferentes idiomas.

A utilização destas capacidades deve ser definida de acordo com a natureza e criticidade de cada processo.

Nem todas as decisões devem ser automatizadas.

A intervenção humana continua a ser necessária sempre que o requisito, qualidade da informação ou impacto da decisão o justifique.

Automatizar não significa eliminar controlo

A automação deve reduzir trabalho repetitivo sem criar novos riscos.

Por isso, analisamos sempre:

que tarefas podem ser automatizadas;
que validações devem continuar a existir;
onde é necessária supervisão humana;
como são tratadas exceções;
que informação deve ser registada;
como manter rastreabilidade sobre o processo.

Uma boa automação não esconde o processo.

Torna-o mais simples e controlável.

Menos duplicação de informação

Um dos principais objetivos das integrações é reduzir a introdução repetida dos mesmos dados.

Se a organização já dispõe de determinada informação num sistema corporativo, devemos primeiro avaliar se faz sentido reutilizá-la antes de pedir aos utilizadores que a introduzam novamente.

Esta abordagem pode reduzir:

erros de introdução;
inconsistências;
tarefas administrativas;
informação desatualizada;
necessidade de reconciliação entre sistemas.

O resultado é uma arquitetura de informação mais coerente.

Integração não significa necessariamente tempo real

Nem todos os processos necessitam da mesma frequência de atualização.

Dependendo do caso, a informação pode ser:

transmitida em tempo real;
sincronizada periodicamente;
atualizada após determinado evento;
enviada mediante uma ação específica;
processada em lote.

A arquitetura deve ser escolhida em função da necessidade operacional e das capacidades técnicas dos sistemas envolvidos.

Segurança e controlo de acessos

As integrações precisam também de considerar a segurança da informação.

São analisados aspetos como:

autenticação;
permissões;
dados transmitidos;
perfis de acesso;
rastreabilidade;
proteção da informação;
requisitos internos de IT;
políticas de segurança aplicáveis.

Uma integração deve melhorar o processo sem comprometer os mecanismos de controlo existentes.

Um serviço entre a operação e a tecnologia

Muitas organizações sabem o resultado que pretendem alcançar, mas não precisam necessariamente de conhecer a arquitetura técnica necessária para o concretizar.

A AISP ajuda a fazer essa tradução.

Compreendemos a necessidade operacional, estruturamos os requisitos funcionais e articulamos com as equipas tecnológicas para construir uma solução adequada.

Isto é particularmente importante em projetos onde estão envolvidos vários fornecedores, sistemas ou departamentos.

Integrações que evoluem com a organização

Os sistemas mudam.

Novas plataformas são introduzidas, APIs são atualizadas e os processos internos evoluem.

Por isso, as integrações também precisam de acompanhamento.

A AISP pode continuar a apoiar a organização na análise de novos fluxos de informação, alterações de processos e evolução das integrações existentes.

Precisa de ligar a Gestão Documental ao restante processo?

Mostre-nos os sistemas que utiliza atualmente e a informação que necessita de fazer circular entre eles.

Analisamos o processo, identificamos as possibilidades de integração e definimos o modelo mais adequado às capacidades técnicas das aplicações envolvidas.