Metodologia AISP · Mais de 20 anos · Testada em 14 países
Metodologia AISP: 8 fases para que a plataforma funcione
Uma plataforma não resolve, por si só, um processo. A Metodologia AISP começa na operação real, só depois configura a tecnologia, e continua consigo depois do go-live.
Princípios
A tecnologia disponibiliza funcionalidades. A metodologia transforma-as em resultados.
Quatro princípios que se aplicam em todos os projetos, em qualquer setor e em qualquer país.
Começamos na operação
Antes de configurar tecnologia, compreendemos o processo real: quem intervém, que informação se controla, onde estão os riscos e as tarefas administrativas.
Requisitos antes de tecnologia
Transformamos necessidades em requisitos estruturados, informação, responsáveis, critérios, estados e notificações, antes de tocar na plataforma.
Simplificar antes de digitalizar
Nem todos os passos de um processo existente merecem ser reproduzidos. A transformação digital é uma oportunidade para eliminar o que já não acrescenta valor.
O go-live não é o fim
Administramos, fazemos evoluir e, quando o cliente o pretende, operamos a gestão documental, para que a solução continue alinhada com a operação.
O ponto de partida
O que encontramos quase sempre quando começamos
Identificar estes sintomas na fase 1 é o que permite perceber aquilo que realmente precisa de resposta, antes de escolher ou configurar tecnologia.
As 8 fases
Da realidade da operação à plataforma em produção
Cada fase tem um objetivo, um trabalho concreto e um resultado que valida a passagem à fase seguinte.
Compreender a operação
Perceber como o processo funciona hoje.
- →Intervenientes, responsabilidades e documentos
- →Sistemas e circuitos de informação
- →Pontos de aprovação, requisitos e dificuldades
Estruturar os requisitos
Transformar necessidades operacionais em requisitos claros.
- →Informação a recolher e responsáveis por etapa
- →Critérios, estados e eventos que geram notificações
- →Requisitos por empresa, trabalhador, equipamento, centro de trabalho ou projeto
Ver um exemplo: matriz de requisitos (PDF)
Desenhar a solução
Definir como o processo vai funcionar digitalmente, e simplificá-lo.
- →Entidades, formulários, campos e estados
- →Workflows, permissões e notificações
- →Indicadores, dashboards e integrações necessárias
Configurar e integrar
Traduzir o desenho aprovado para a plataforma.
- →Parametrização intuitiva para quem a usa todos os dias
- →Integração com RH, ERP, BI, manutenção ou controlo de acessos
- →Interoperabilidade em vez de duplicação manual de dados
Validar antes da produção
Confirmar que tudo funciona como foi definido.
- →Testes por perfil de utilizador
- →Workflows, permissões, alertas e notificações verificados
- →Teste piloto em contexto real, com processos, equipas ou utilizadores definidos
Preparar as equipas
Garantir a adoção, porque uma solução correta pode falhar se ninguém a usar.
- →Formação por perfil e por processo concreto
- →Procedimentos de utilização para cada perfil
- →Formação remota e multilingue, gratuita para todos os utilizadores
Acompanhar o go-live
Estar presente quando a solução entra na operação real.
- →Dúvidas, dificuldades e ajustamentos
- →Situações que só se revelam em produção
- →Primeiros dados para confirmar os resultados esperados
Administrar e evoluir
Acompanhar a organização à medida que muda.
- →Novos projetos, atividades, prestadores e requisitos
- →Gestão de utilizadores, configuração e suporte
- →Operação documental por equipas especializadas, quando pretendido
Prazo habitual. O calendário exato é confirmado no fim da fase 1, em função do âmbito, do número de países e das integrações.
Responsabilidades
Quem faz o quê, em cada momento
Clareza desde o primeiro dia: o que decide o cliente, o que executa a AISP e o que depende do fabricante da plataforma.
Ponto de partida. O modelo de responsabilidades é definido e acordado com cada cliente no início do projeto. Descarregar o modelo RACI (PDF)
Automação com critério
Automatizamos onde acrescenta valor. Mantemos a decisão humana onde é necessária.
Workflows, notificações, integrações, extração de dados e inteligência artificial, já em uso na leitura e classificação de documentos, reduzem tarefas repetitivas.
Automatizamos quando…
- →reduz o esforço administrativo
- →aumenta a consistência das decisões
- →permite tratar a informação de forma mais eficiente
- →evita introduzir os mesmos dados duas vezes
Mantemos a decisão humana quando…
- →a decisão é crítica para a segurança ou para o acesso
- →a informação é ambígua ou incompleta
- →é preciso avaliar a equivalência de um documento
- →o contexto exige conhecimento especializado
Modelos de intervenção
O nível de acompanhamento que a sua organização precisa
Definimos o modelo de acordo com a dimensão, a complexidade, os recursos disponíveis e a autonomia que pretende.
Implementar e capacitar
A AISP implementa a solução e prepara a sua equipa interna para assumir a operação.
Implementar e administrar
Continuamos a administrar e a fazer evoluir a plataforma depois do go-live, com as horas que subscreve.
Implementar, administrar e operar
Assumimos também a operação documental, através de equipas especializadas a partir de Portugal.
+20 anos
a aperfeiçoar a metodologia em contextos operacionais reais
14 países
com operações apoiadas a partir de Portugal
Todos os setores
energia, indústria, construção, logística, oil & gas e química
Formação gratuita
para todos os utilizadores das plataformas que implementamos
Quanto tempo demora uma implementação?
Habitualmente, cerca de 3 semanas desde o diagnóstico até ao início do teste piloto, incluindo desenho, parametrização, formação e procedimentos. O calendário exato é confirmado no fim da fase 1, em função do âmbito e das integrações.
Podemos começar por um piloto?
Sim. Quando a dimensão ou a complexidade o justificam, começamos por um conjunto limitado de processos, equipas ou utilizadores e alargamos depois de validado.
O que precisamos de preparar?
Os processos que utiliza hoje, os sistemas existentes e os principais desafios da operação. O resto fazemos consigo na fase 1.
Com que plataformas trabalham?
Privilegiamos plataformas configuráveis, que evoluem sem desenvolvimentos específicos. A Glartek é a nossa parceria tecnológica mais recente.
A formação está incluída?
Sim. A formação é remota, multilingue e gratuita para todos os utilizadores das plataformas que implementamos.
O que acontece depois do go-live?
Acompanhamos o arranque e, consoante o modelo escolhido, continuamos a administrar, a fazer evoluir e a operar a solução.
Começamos pela realidade da sua operação
Mostre-nos os processos que utiliza, os sistemas existentes e os principais desafios. A partir daí, identificamos o que deve ser simplificado, digitalizado, integrado ou acompanhado.