A nossa abordagem
Da realidade da operação à solução digital
Uma plataforma não resolve, por si só, um processo.
Para que a tecnologia produza resultados, é necessário compreender primeiro como a organização funciona, que informação precisa de controlar, quem intervém em cada processo e onde estão os principais riscos, dependências e tarefas administrativas.
É por isso que a nossa abordagem começa na operação.
Antes de configurar tecnologia, procuramos compreender o processo real.
A partir daí, estruturamos requisitos, desenhamos workflows, configuramos a solução, preparamos os utilizadores e acompanhamos a entrada em produção.
O objetivo não é digitalizar por digitalizar.
É construir processos mais simples, controláveis e adequados à realidade da organização.
1. Compreender a operação
Começamos por perceber como o processo funciona atualmente.
Analisamos os intervenientes, responsabilidades, documentos, sistemas utilizados, circuitos de informação, pontos de aprovação, requisitos e dificuldades existentes.
Procuramos identificar onde existem:
tarefas repetitivas;
informação dispersa;
duplicação de dados;
dependência excessiva de emails ou folhas de cálculo;
dificuldades no acompanhamento de estados e prazos;
ausência de rastreabilidade;
oportunidades de automatização ou integração.
Esta análise permite-nos compreender aquilo que realmente precisa de ser resolvido antes de definir a tecnologia.
2. Estruturar os requisitos
Depois de compreender o processo, transformamos necessidades operacionais em requisitos estruturados.
Definimos que informação deve ser recolhida, quem é responsável por cada etapa, quais os critérios aplicáveis, que estados são necessários e que acontecimentos devem desencadear notificações, validações ou outras ações.
Em processos de Gestão Documental, esta fase pode incluir a definição de requisitos para empresas, trabalhadores, equipamentos, centros de trabalho ou projetos.
Em processos HSE, pode abranger formulários, inspeções, auditorias, ações, incidentes, avaliações de risco, formação ou outros processos operacionais.
Uma boa implementação começa com requisitos claros.
3. Desenhar a solução
Com os requisitos definidos, desenhamos a forma como o processo deverá funcionar digitalmente.
Estruturamos:
entidades e informação;
formulários e campos;
estados;
workflows;
responsabilidades;
permissões;
notificações;
indicadores;
dashboards;
integrações necessárias.
Nesta fase procuramos também simplificar.
Nem todos os passos de um processo existente precisam de ser reproduzidos numa plataforma.
A transformação digital é uma oportunidade para eliminar tarefas que deixaram de acrescentar valor.
4. Configurar e integrar
A configuração traduz o desenho funcional para a plataforma.
Parametrizamos os processos de acordo com o modelo aprovado, procurando que a solução seja intuitiva para quem a vai utilizar diariamente.
Quando existem outros sistemas corporativos, analisamos igualmente as possibilidades de integração.
Recursos Humanos, ERP, Business Intelligence, manutenção, controlo de acessos, Gestão Documental ou outras aplicações podem fazer parte do mesmo ecossistema de informação.
Sempre que tecnicamente possível e adequado ao processo, privilegiamos a interoperabilidade em vez da duplicação manual de dados.
5. Validar antes de colocar em produção
Antes do go-live, testamos os processos configurados.
A validação permite confirmar se os diferentes perfis conseguem executar as tarefas previstas e se workflows, permissões, alertas, notificações e resultados correspondem ao funcionamento definido.
Quando a dimensão ou complexidade do projeto o justifica, podemos começar por um conjunto limitado de processos, equipas ou utilizadores.
Esta abordagem permite validar a solução em contexto real antes de uma implementação mais abrangente.
6. Preparar as equipas
A adoção é uma parte essencial da implementação.
Uma solução tecnicamente correta pode falhar se as pessoas não compreenderem o processo ou se a utilização for demasiado complexa.
Por isso, a formação é orientada para os diferentes perfis e para os processos concretos que cada utilizador terá de executar.
Administradores, responsáveis HSE, Gestores Documentais, supervisores, equipas operacionais e prestadores de serviços podem necessitar de abordagens diferentes.
O objetivo é que cada utilizador compreenda não apenas como utilizar a plataforma, mas também o seu papel dentro do processo.
7. Acompanhar o go-live
A entrada em produção não é o fim do projeto.
É o momento em que a solução começa a ser utilizada em situações reais.
Durante esta fase acompanhamos dúvidas, dificuldades, necessidades de ajustamento e situações que só se tornam visíveis quando o processo passa efetivamente para a operação.
Os primeiros dados e comportamentos dos utilizadores são também importantes para confirmar se a solução está a produzir os resultados esperados.
8. Administrar e evoluir
As organizações mudam.
Surgem novos projetos, atividades, prestadores, requisitos, utilizadores e necessidades de informação.
Por isso, uma plataforma deve ser capaz de evoluir.
Depois da implementação, a AISP pode continuar a apoiar a administração funcional, configuração de novos processos, alteração de requisitos, gestão de utilizadores, formação, suporte e evolução da solução.
Em determinados projetos podemos também assumir a própria operação documental, através de equipas especializadas.
Gestão Documental como parte do controlo operacional
A nossa abordagem à Gestão Documental não termina na organização de ficheiros.
Em muitos contextos, a documentação suporta decisões que têm impacto direto sobre a operação.
O estado documental de uma empresa, trabalhador ou equipamento pode fazer parte dos critérios definidos para homologação, autorização ou acesso a determinada atividade.
Por isso, procuramos transformar documentação em informação estruturada e utilizável dentro do processo.
A tecnologia permite relacionar requisitos, documentos, estados, validades e decisões, proporcionando maior visibilidade sobre aquilo que está regularizado, pendente ou necessita de intervenção.
Automação onde acrescenta valor
Nem tudo deve ser automatizado.
A automatização deve ser aplicada quando reduz esforço administrativo, aumenta consistência ou permite tratar informação de forma mais eficiente.
Workflows, notificações, integrações, extração de dados e Inteligência Artificial podem reduzir significativamente tarefas repetitivas.
Mas existem também situações em que a decisão humana continua a ser necessária.
A nossa abordagem procura encontrar o equilíbrio adequado entre automação, controlo e intervenção especializada.
Tecnologia configurável, processos evolutivos
Privilegiamos soluções capazes de acompanhar as organizações ao longo do tempo.
Novos requisitos não devem obrigar necessariamente a reconstruir todo o sistema.
Novos processos não devem significar começar novamente do zero.
A configurabilidade permite que a tecnologia acompanhe a evolução da operação, reduzindo a dependência de desenvolvimentos específicos sempre que a alteração possa ser resolvida através da própria configuração da plataforma.
Diferentes organizações exigem diferentes modelos
Nem todas as organizações necessitam do mesmo nível de acompanhamento.
Em alguns projetos, a AISP realiza a implementação e prepara a equipa interna para assumir a operação.
Noutros, continuamos a administrar e fazer evoluir a plataforma.
E existem situações em que assumimos também atividades operacionais de Gestão Documental.
Por isso, o modelo de intervenção é definido de acordo com a dimensão, complexidade, recursos disponíveis e nível de autonomia pretendido por cada organização.
Um ciclo contínuo de melhoria
A nossa abordagem pode ser resumida num ciclo:
Compreender → estruturar → desenhar → configurar → validar → formar → acompanhar → melhorar
A tecnologia é uma componente deste processo.
O conhecimento da operação é outra.
E a capacidade de acompanhar a solução depois de implementada é aquilo que permite manter ambas alinhadas ao longo do tempo.
Começamos pela realidade da sua operação
Cada projeto começa por compreender o problema que precisa de ser resolvido.
Mostre-nos os processos que utiliza atualmente, os sistemas existentes e os principais desafios da operação.
A partir daí, identificamos o que deve ser simplificado, digitalizado, integrado ou acompanhado.