Implementação da plataforma HSE Glartek

Tecnologia configurada para a realidade da sua operação

Implementar uma plataforma HSE não significa apenas disponibilizar software.

Significa compreender como a organização trabalha, identificar os processos que devem ser digitalizados, definir responsabilidades, transformar requisitos em workflows e configurar uma solução que possa ser utilizada de forma consistente pelas equipas no terreno e pelas estruturas de gestão.

A AISP implementa a plataforma Glartek em organizações que pretendem digitalizar, centralizar e evoluir os seus processos de Saúde, Segurança, Ambiente e Qualidade.

Partimos dos processos existentes e configuramos a solução de acordo com a realidade operacional de cada cliente.

A Glartek fornece a tecnologia. A AISP implementa a solução.

 

O papel da AISP na implementação

A tecnologia disponibiliza funcionalidades. É a implementação que as transforma numa solução adequada à organização.

Com mais de 20 anos de experiência em Gestão Documental e HSE, a AISP acompanha todo o processo de implementação, desde a análise inicial até à entrada em produção e evolução da plataforma.

 

Análise e diagnóstico

Compreendemos os processos existentes, os intervenientes, os requisitos, os sistemas utilizados e os principais constrangimentos da operação.

 

Desenho da solução

Traduzimos os processos da organização para uma arquitetura digital, definindo workflows, campos, estados, responsabilidades, notificações, permissões e indicadores.

 

Parametrização

Configuramos a plataforma de acordo com o modelo definido, adaptando formulários, processos, perfis e regras à realidade do cliente.

 

Integrações

Analisamos a ligação com sistemas existentes, evitando duplicação de informação e promovendo a interoperabilidade entre aplicações.

 

Formação

Preparamos administradores, responsáveis HSE, supervisores, equipas operacionais e restantes utilizadores para trabalharem com os processos configurados.

 

Go-live e evolução

Acompanhamos a entrada em produção e podemos continuar a apoiar a administração, melhoria e evolução da plataforma.

 

Como implementamos a Glartek

1. Diagnóstico e levantamento dos processos

A implementação começa pela compreensão da operação.

Analisamos a forma como os processos HSE funcionam atualmente, quais os intervenientes, que informação é recolhida, quem valida, quem aprova, quais os sistemas utilizados e onde existem tarefas repetitivas, duplicações ou falhas de controlo.

Nesta fase são identificados os processos prioritários e as oportunidades de simplificação e digitalização.

O objetivo não é reproduzir digitalmente todas as tarefas existentes.

É melhorar o processo antes de o levar para a plataforma.

 

2. Desenho e parametrização da solução

Depois do levantamento, estruturamos o processo na plataforma.

Definimos formulários, campos, estados, workflows, responsabilidades, perfis, permissões, alertas, notificações e indicadores.

Um formulário em papel ou uma folha Excel pode transformar-se, por exemplo, num processo digital em que a informação recolhida no terreno desencadeia automaticamente uma ação, identifica um responsável, define um prazo e passa a alimentar indicadores de gestão.

A configuração é realizada de acordo com o funcionamento real da organização.

 

3. Migração de informação e integrações

Quando necessário, apoiamos a preparação, organização e migração da informação que deve transitar para a nova plataforma.

Analisamos também as integrações necessárias com outras aplicações.

A Glartek pode fazer parte de um ecossistema tecnológico mais abrangente, comunicando com sistemas de Recursos Humanos, ERP, Business Intelligence, manutenção, identidade, Gestão Documental, controlo de acessos ou outras aplicações corporativas.

O objetivo é evitar que a implementação crie mais um sistema isolado.

 

4. Testes e validação

Antes da entrada em produção, validamos os processos configurados com as equipas responsáveis.

São testados os diferentes cenários de utilização, perfis, permissões, workflows, notificações, formulários e resultados esperados.

Sempre que adequado, a implementação pode começar através de um projeto-piloto ou de um conjunto limitado de processos e utilizadores.

Esta abordagem permite validar a solução em contexto operacional antes de uma expansão mais abrangente.

 

5. Formação e go-live

Uma plataforma HSE só produz valor se for utilizada de forma consistente.

A formação é realizada de acordo com os diferentes perfis e com os processos efetivamente configurados na organização.

O utilizador não aprende apenas onde clicar.

Compreende como deve executar o processo na nova plataforma.

A entrada em produção é acompanhada pela equipa AISP, permitindo esclarecer dúvidas, analisar situações reais e introduzir os ajustamentos que se revelem necessários.

 

6. Administração e evolução contínua

Os processos HSE não são estáticos.

Surgem novos projetos, requisitos, atividades, utilizadores, necessidades de informação e alterações organizacionais.

Depois do go-live, a AISP pode continuar a apoiar a organização na administração funcional e evolução da solução.

Podemos apoiar a criação de novos processos, alteração de workflows, configuração de novos formulários, criação de indicadores, gestão de permissões, parametrizações e novas integrações.

A plataforma continua assim alinhada com a forma como a organização trabalha.

 

O que pode ser digitalizado na Glartek

A implementação pode começar por um único processo ou abranger diferentes áreas HSE.

A solução pode evoluir de forma progressiva, acompanhando as prioridades e maturidade digital da organização.

 

Gestão de riscos

Digitalização de avaliações de risco, identificação de perigos, medidas preventivas e acompanhamento das ações associadas.

 

Inspeções e auditorias

Planeamento, execução no terreno, checklists digitais, evidências, identificação de desvios e acompanhamento das ações resultantes.

 

Incidentes e near misses

Registo, investigação, análise de causas, definição de medidas e acompanhamento de ações corretivas e preventivas.

 

Não conformidades e ações

Registo de desvios, atribuição de responsabilidades, definição de prazos, evidências e controlo do encerramento.

 

Control of Work

Digitalização dos processos associados à preparação, autorização e execução segura de trabalhos.

 

Gestão documental

Centralização da documentação necessária à operação e disponibilização da informação adequada aos diferentes utilizadores.

 

Formação e competências

Gestão de competências, qualificações, formação, renovações e requisitos associados às diferentes funções.

 

Produtos químicos

Centralização e controlo da informação associada a substâncias e produtos utilizados na operação.

 

Procedimentos e instruções de trabalho

Digitalização de procedimentos, instruções, formulários e checklists utilizados pelas equipas no terreno.

 

Prestadores de serviços

Gestão de informação associada a empresas externas, trabalhadores, equipamentos, requisitos documentais e processos de homologação.

 

Uma plataforma adaptável aos processos HSE

A Glartek permite centralizar diferentes processos HSE numa única plataforma, aproximando a informação das equipas que executam o trabalho e das estruturas responsáveis pela sua gestão.

A tecnologia permite configurar processos, formulários e workflows de acordo com a realidade de cada organização, reduzindo a dependência de modelos rígidos.

A utilização móvel permite levar a informação para o terreno, enquanto dashboards e indicadores permitem acompanhar a operação e transformar dados em informação de gestão.

 

Configuração no-code

A configuração no-code permite adaptar processos sem transformar cada alteração operacional num projeto de desenvolvimento de software.

Novos campos, formulários, workflows e regras podem ser configurados de acordo com as necessidades da organização.

 

Mobilidade

Os processos podem ser executados próximo do local onde o trabalho acontece.

Inspeções, auditorias, registos, evidências, ações e outras atividades podem ser realizadas através de dispositivos móveis.

 

Integrações e APIs

A plataforma pode comunicar com outros sistemas corporativos, contribuindo para a criação de processos mais integrados e reduzindo a duplicação de informação.

 

Inteligência Artificial

As capacidades de Inteligência Artificial podem apoiar diferentes processos, desde a consulta e estruturação da informação até à análise de dados e apoio às equipas.

A utilização de IA deve ser integrada de acordo com o processo, qualidade da informação disponível e nível de supervisão necessário.

 

Não é necessário implementar tudo de uma vez

Uma transformação HSE não precisa de acontecer num único projeto.

Em organizações com muitos processos, pode ser mais eficaz começar pelas áreas com maior impacto operacional, maior esforço administrativo ou maior necessidade de controlo.

Depois de estabilizados os primeiros processos, a solução pode crescer progressivamente.

Esta abordagem permite:

  • reduzir a complexidade inicial;

  • facilitar a adoção;

  • testar processos em contexto real;

  • obter resultados mais cedo;

  • aumentar progressivamente a utilização da plataforma.

 

Depois do go-live

A entrada em produção não significa o fim da implementação.

É precisamente nessa fase que os processos começam a ser utilizados em contexto real e podem surgir novas necessidades de parametrização, formação ou melhoria.

A AISP pode continuar a acompanhar a organização através de serviços de:

  • administração funcional;

  • apoio à configuração;

  • criação de novos processos;

  • alteração de workflows;

  • gestão de utilizadores e permissões;

  • formação adicional;

  • apoio à evolução da solução;

  • acompanhamento de novas necessidades operacionais.

 

Experiência AISP. Tecnologia Glartek.

A Glartek disponibiliza a tecnologia.

A AISP acrescenta a experiência de quem trabalha há mais de 20 anos com processos HSE, Gestão Documental, prestadores de serviços, trabalhadores, equipamentos e operações que exigem elevados níveis de controlo e rastreabilidade.

A nossa intervenção acompanha todo o ciclo:

Diagnóstico → desenho → configuração → integração → testes → formação → go-live → evolução.

O resultado é uma solução configurada para a forma como a organização realmente trabalha e preparada para continuar a evoluir com ela.

 

Pretende digitalizar os seus processos HSE?

Mostre-nos como trabalha atualmente.

Analisamos os processos, identificamos os casos de utilização prioritários e estruturamos uma proposta de implementação da plataforma Glartek adaptada à sua organização.