GEDOC Service

O GEDOC Service é um serviço especializado na implementação e administração de plataformas de gestão documental. Desenvolvido para garantir uma transição digital eficiente e personalizada, o GEDOC Service abrange desde a configuração inicial da plataforma até a integração automatizada com sistemas existentes, eliminando a necessidade de carregamento manual de documentos. Este serviço oferece suporte contínuo em português, espanhol e inglês, parametrização adaptada às necessidades de cada cliente e gestão proativa de sincronizações automáticas. Uma abordagem que garante conformidade regulatória, segurança de dados e máxima eficiência operacional, proporcionando às empresas uma gestão documental robusta, escalável e alinhada às melhores práticas de mercado.

Perguntas Frequentes

O que está incluído no processo de implementação?

Inclui a parametrização da plataforma, formação inicial dos utilizadores, configuração de funcionalidades específicas e integração com os sistemas da sua empresa.

Quanto tempo demora a implementação?

O tempo varia conforme a complexidade, mas em média concluímos a implementação em 2 a 4 semanas.

Preciso de instalar algum software localmente?

Não, a plataforma é baseada na web e acessível através de qualquer navegador de internet.

A plataforma suporta múltiplas localizações?

Sim, é possível configurar a plataforma para suportar diferentes localizações, incluindo parâmetros personalizados para cada uma.

A implementação pode ser feita remotamente?

Sim, toda a implementação pode ser feita de forma remota, incluindo formações e suporte técnico.

Oferecem consultoria antes da implementação?

Sim, realizamos uma análise inicial para entender as suas necessidades e propor soluções adequadas.

É necessário integrar a plataforma com outros sistemas?

A integração é opcional, mas altamente recomendada para automatizar processos e evitar redundâncias no carregamento de documentos.

É possível personalizar os campos da plataforma?

Sim, personalizamos os campos conforme as necessidades do cliente, garantindo flexibilidade e adequação ao seu negócio.

O que acontece durante a fase de parametrização?

Ajustamos as funcionalidades da plataforma, configuramos permissões, sincronizações e criamos fluxos de trabalho específicos para a sua empresa.

 

O que está incluído no suporte técnico?

Resolução de problemas, formação contínua, assistência para prestadores de serviços e gestão de sincronizações.

Oferecem suporte técnico em vários idiomas?

Sim, o suporte é oferecido em português, inglês e espanhol.

Posso contactar o suporte técnico fora do horário de expediente?

Não, atualmente o suporte técnico está disponível apenas durante o horário comercial, em dias úteis.

Como posso reportar um problema técnico?

Pode reportar através do email de suporte ou pelo formulário no nosso website.

Os prestadores de serviços também recebem apoio técnico?

Sim, oferecemos suporte direto para prestadores de serviços com dificuldades na submissão de documentação.

Qual é o tempo médio de resposta do suporte técnico?

Respondemos a solicitações críticas no mesmo dia e resolvemos questões gerais em até 24 horas úteis.

Oferecem formação contínua?

Sim, oferecemos formação contínua para maximizar o uso da plataforma e adaptar-se a atualizações ou mudanças de processos.

E se eu não souber configurar um novo requisito documental?

Basta entrar em contacto connosco. A nossa equipa técnica faz a configuração para si.

Existe uma linha de apoio telefónica?

Sim, disponibilizamos uma linha de apoio telefónica durante o horário de expediente.

Como posso solicitar atualizações ou novas funcionalidades?

Pode fazer o pedido diretamente ao nosso suporte técnico, que avaliará a viabilidade com a equipa de desenvolvimento.

Quais são as plataformas compatíveis com o GEDOC Service?

Somos uma empresa especializada na implementação das plataformas eGestiona, owncloud, wordpress e moodle.

É possível utilizar várias plataformas em simultâneo?

Sim, o serviço suporta a gestão de múltiplas plataformas de gestão documental (uma por cada empresa de grupo, por exemplo), com configurações personalizadas para cada uma.

Como funciona a sincronização automática entre plataformas?

A sincronização automática é configurada para evitar carregamentos manuais de documentos em diferentes plataformas eGestiona.

A plataforma é compatível com smartphones e tablets?

Sim, as plataformas suportadas são acessíveis em dispositivos móveis através de navegadores ou apps dedicadas.

Preciso de licenças adicionais para cada utilizador?

Isso depende da plataforma contratada. No caso da eGestiona, as licenças são geridas pela empresa Externalia e não paga por utilizador.

A GEDOC Service fornece a licença da plataforma?

Não, mas os clientes podem contratar a licença diretamente à Externalia.

As plataformas têm um limite de armazenamento?

Sim, o limite de armazenamento depende do plano contratado com a Externalia.

Posso adicionar múltiplos níveis de acesso?

Sim, é possível configurar diferentes níveis de acesso, como administrador, gestor e utilizador básico.

Há custo adicional para sincronizações automáticas?

Sim, o serviço de configuração e gestão de sincronizações automáticas é cobrado à parte.

Como funciona a integração com hardware de controlo de acessos?

Os dados da plataforma são sincronizados com sistemas de controlo de acessos para permitir ou negar a entrada conforme a conformidade documental.

Como a GEDOC Service garante a conformidade com o RGPD?

Garantimos a conformidade através de políticas rigorosas de segurança de dados, backups regulares e controle de acessos.

Quem é o responsável pelos dados armazenados?

Se a licença for contratada diretamente à Externalia, a empresa cliente é a responsável pelos dados.

Como são tratados os dados dos prestadores de serviços?

Todos os dados são processados com confidencialidade e apenas para fins de conformidade documental.

Os dados podem ser apagados se necessário?

Sim, os dados podem ser apagados a pedido, em conformidade com o RGPD.

Quem tem acesso aos dados na plataforma?

Apenas utilizadores autorizados têm acesso aos dados, com permissões controladas pela empresa cliente.

Os dados estão protegidos contra ciberataques?

Sim, as plataformas utilizam protocolos de segurança avançados para prevenir acessos não autorizados.

É possível transferir os dados para outra plataforma?

Sim, fornecemos suporte para exportação de dados caso decida mudar de plataforma.

Onde estão armazenados os dados?

Os dados são armazenados em servidores seguros, geridos pela Externalia ou parceiros.

Posso realizar auditorias aos meus dados?

Sim, a plataforma permite que realize auditorias completas aos dados armazenados.

A GEDOC Service partilha dados com terceiros?

Não partilhamos dados com terceiros, exceto quando autorizado ou exigido por lei.

O que diferencia o GEDOC Service de outros serviços?

Oferecemos suporte técnico personalizado, formação contínua e soluções ajustadas às necessidades específicas de cada cliente.

Posso contratar apenas alguns dos serviços disponíveis?

Sim, o GEDOC Service é modular, permitindo contratar apenas os serviços de que necessita.

Qual é o custo do serviço GEDOC Service?

Os custos variam conforme os serviços contratados. Solicite uma proposta personalizada.

O serviço inclui monitorização contínua?

Sim, monitorizamos o serviço através de questionários online que disponibilizamos para todos os nossos serviços.

O que acontece em caso de falha técnica?

O nosso suporte técnico trabalha com o suporte técnico das plataformas até que fique resolvida. 

Há custo adicional para formação?

Sim, a formação deixou de estar incluída na mensalidade do GEDOC Service.

O GEDOC Service é adequado para empresas de qualquer dimensão?

Sim, o serviço é escalável e pode ser ajustado para pequenas, médias e grandes empresas.

Posso adicionar ou remover serviços conforme necessário?

Sim, é possível ajustar os serviços contratados à medida das suas necessidades.

Como posso contratar o GEDOC Service?

Contacte-nos através do nosso website ou email para receber uma proposta detalhada.

GEDOC

A nossa MISSÃO é fornecer soluções inovadoras, tecnologicamente avançadas e sustentáveis, que impulsionem a eficiência e a conformidade nos processos dos nossos clientes. Somos uma equipa de profissionais altamente especializados e orientados para a alta performance, comprometidos em oferecer um serviço personalizado, ajustado às necessidades específicas de cada cliente.

Apostamos na excelência técnica, na inovação contínua e no acompanhamento próximo e dedicado. Investimos no desenvolvimento constante das competências, na modernização das infraestruturas e na adoção de práticas sustentáveis, assegurando elevados padrões de desempenho e gerando um impacto positivo e duradouro nos negócios dos nossos clientes e no ambiente.

Localização

PCI Creative Science Park 
Via do Conhecimento, Sala 2.2.9 no Edifício de Materiais

3830-352 Ílhavo

Horário

das 9h00 às 18h00

segunda a sexta-feira

 

Telefone

+351 234 040 475