Gestão Documental de prestadores de serviços
Gerimos a documentação de acordo com os requisitos definidos por cada cliente
A Gestão Documental de prestadores de serviços exige acompanhamento contínuo.
Não basta receber documentos e verificar se existem.
É necessário conhecer os requisitos definidos pela organização, perceber a que empresas, trabalhadores, equipamentos, atividades ou projetos se aplicam e acompanhar continuamente o respetivo cumprimento.
A AISP disponibiliza Gestores Documentais especializados para assumir total ou parcialmente esta operação.
Acompanhamos empresas, trabalhadores e equipamentos, controlamos requisitos e validades, gerimos documentação em falta ou não conforme, comunicamos com os diferentes intervenientes e apoiamos todo o processo até à respetiva regularização e homologação documental.
O cliente define os requisitos. A AISP assegura a Gestão Documental necessária ao seu cumprimento
Cada cliente pode ter requisitos diferentes
Não existe um único modelo de Gestão Documental aplicável a todas as organizações.
Os requisitos podem variar de acordo com:
atividade;
setor;
projeto;
centro de trabalho;
localização;
risco;
tipo de empresa;
função do trabalhador;
equipamento utilizado;
requisitos internos;
regras contratuais;
procedimentos definidos pelo próprio cliente.
Um mesmo tipo de documento pode ser obrigatório num projeto e não ser necessário noutro.
Um trabalhador pode cumprir os requisitos para determinada atividade e necessitar de documentação adicional para executar outra.
Por isso, a Gestão Documental deve partir sempre dos requisitos específicos definidos pela organização.
O que assume a AISP
Estruturação dos requisitos documentais
Começamos por compreender os critérios definidos pelo cliente.
Identificamos:
que documentos são necessários;
a quem se aplicam;
que validade devem ter;
que informação deve ser verificada;
que situações impedem a regularização;
que exceções existem;
que regras variam por atividade, projeto ou localização.
Esta estrutura constitui a base do processo documental.
Gestão de empresas
Acompanhamos os requisitos documentais aplicáveis às empresas prestadoras de serviços.
Podem incluir, entre outros, documentação legal, seguros, certificações, autorizações ou outros elementos definidos pelo cliente.
Gestão de trabalhadores
Controlamos os requisitos aplicáveis aos trabalhadores de acordo com a função, atividade ou contexto operacional.
A documentação pode estar relacionada com:
aptidão;
formação;
qualificações;
autorizações;
habilitações;
induções;
requisitos específicos da atividade;
outros critérios definidos pelo cliente.
Gestão de equipamentos
Acompanhamos também os requisitos documentais associados aos equipamentos utilizados na operação.
Podem ser controlados:
certificados;
inspeções;
verificações;
documentação técnica;
seguros;
autorizações;
outros requisitos aplicáveis.
Gestão de centros de trabalho e projetos
Os requisitos podem variar de acordo com o local onde o trabalho será executado.
A Gestão Documental pode, por isso, considerar diferentes regras para:
projetos;
instalações;
centros de trabalho;
geografias;
clientes;
atividades específicas.
Como funciona o serviço
1. Levantamento dos requisitos
O processo começa pela identificação das regras documentais definidas pelo cliente.
Estruturamos os requisitos de forma a perceber:
que documento é necessário;
quem deve apresentar;
a que entidade está associado;
qual a validade;
que informação deve conter;
em que situações é considerado regularizado;
quando deve ser novamente analisado.
Uma Gestão Documental consistente depende de requisitos claros e corretamente estruturados.
2. Configuração do processo
Quando existe uma plataforma de Gestão Documental, os requisitos são parametrizados de acordo com a estrutura definida.
Podem ser configurados:
tipos documentais;
entidades;
campos;
estados;
validades;
responsabilidades;
notificações;
workflows;
critérios de homologação.
O objetivo é transformar as regras documentais num processo controlável e rastreável.
3. Receção da documentação
As empresas ou utilizadores disponibilizam a documentação necessária através do processo definido.
A equipa AISP acompanha a entrada da informação e o respetivo estado documental.
4. Verificação de acordo com os requisitos
A documentação é analisada de acordo com os critérios definidos pelo cliente.
A equipa verifica se:
o documento corresponde ao requisito;
está associado à entidade correta;
está dentro da validade;
contém a informação necessária;
respeita os critérios aplicáveis;
existem situações que necessitam de esclarecimento ou regularização.
5. Gestão de pendências
Quando existe documentação em falta, expirada, incorreta ou insuficiente, a situação é identificada e acompanhada.
A Gestão Documental não termina na rejeição.
O objetivo é conduzir o processo até à regularização sempre que possível.
6. Comunicação com os prestadores
A equipa pode contactar as empresas e restantes intervenientes sempre que seja necessário:
solicitar documentação;
esclarecer requisitos;
pedir substituições;
comunicar pendências;
solicitar informação adicional;
acompanhar correções;
esclarecer motivos de não conformidade.
Esta componente é essencial para evitar que os processos fiquem simplesmente parados à espera de intervenção.
7. Nova análise e regularização
Quando é apresentada nova documentação, o requisito é novamente analisado.
O processo continua até que a documentação cumpra os critérios definidos ou seja identificada uma situação que necessite de decisão adicional do cliente.
8. Homologação documental
Quando os requisitos definidos para determinada entidade estão cumpridos, o estado documental pode suportar o processo de homologação.
A homologação pode aplicar-se a:
empresas;
trabalhadores;
equipamentos;
projetos;
centros de trabalho;
outras entidades definidas pelo cliente.
Os critérios são sempre determinados pela organização responsável pelo processo.
Gestão contínua, não apenas análise pontual
A principal diferença entre este serviço e uma simples análise documental está no acompanhamento.
A AISP não se limita a verificar o documento que chegou.
Acompanha o processo ao longo do tempo.
Isso inclui:
documentação em falta;
documentos próximos da validade;
documentação expirada;
novas necessidades;
alterações de requisitos;
novas empresas;
novos trabalhadores;
novos equipamentos;
regularizações;
rejeições;
alterações de estado.
A Gestão Documental é, por natureza, um processo contínuo.
Controlo de validades
Um documento válido hoje pode deixar de o estar amanhã.
Por isso, o controlo documental precisa de considerar o ciclo de vida da documentação.
A equipa acompanha documentos sujeitos a validade e identifica as necessidades de atualização ou renovação.
Isto permite antecipar situações que poderiam afetar posteriormente a homologação ou a execução do trabalho.
Gestão de documentação não conforme
Uma documentação não conforme não é apenas um estado no sistema.
É uma situação que precisa de ser compreendida e, quando possível, regularizada.
A equipa AISP identifica o motivo da não conformidade e acompanha as ações necessárias.
Pode ser necessário:
substituir o documento;
corrigir informação;
apresentar documentação adicional;
esclarecer uma situação;
atualizar uma validade;
obter nova evidência;
encaminhar uma exceção para decisão do cliente.
O objetivo é transformar pendências em processos acompanhados.
Homologação baseada em requisitos
A homologação documental resulta do cumprimento dos critérios definidos pela organização.
Não é uma decisão arbitrária nem uma simples confirmação de que foram carregados ficheiros.
É o resultado da relação entre:
entidade + requisito + documento + validade + critério definido
Quando todos os requisitos aplicáveis se encontram regularizados, a entidade pode atingir o estado documental previsto pelo cliente.
Apoio à decisão, não substituição da responsabilidade do cliente
A AISP gere e analisa o processo documental de acordo com os requisitos definidos.
Mas determinados casos podem exigir interpretação, exceção ou decisão que permanece sob responsabilidade da organização.
Nestes casos, a situação é identificada e encaminhada para análise do interlocutor responsável.
Esta distinção permite manter um processo controlado sem transformar regras complexas em decisões automáticas inadequadas.
Tecnologia como suporte à Gestão Documental
A plataforma permite estruturar informação, requisitos, documentos, estados e validades.
Pode apoiar:
submissão documental;
controlo de estados;
notificações;
gestão de validades;
workflows;
reporting;
dashboards;
comunicação;
rastreabilidade.
Mas a tecnologia não substitui a necessidade de compreender os requisitos e acompanhar as situações reais.
É a combinação entre plataforma + regras bem definidas + Gestores Documentais especializados que sustenta o serviço.
Automação e Inteligência Artificial
Determinadas tarefas documentais podem ser apoiadas por automação e Inteligência Artificial.
Dependendo do processo, estas tecnologias podem ajudar na:
leitura de documentos;
extração de informação;
classificação;
identificação de campos;
estruturação de dados;
deteção de determinados elementos;
preparação da informação para análise.
A automatização deve ser utilizada de acordo com a natureza do documento, qualidade da informação e impacto da decisão.
Nos casos que exigem interpretação ou onde a evidência não é suficiente, mantém-se a intervenção humana.
Gestão Documental integrada com a operação
A documentação pode alimentar outros processos da organização.
O estado documental pode, por exemplo, ser utilizado por:
plataformas HSE;
sistemas de controlo de acessos;
processos de credenciação;
sistemas de Recursos Humanos;
aplicações operacionais;
Business Intelligence;
outras plataformas.
Quando existem integrações, a informação documental deixa de estar isolada e passa a contribuir diretamente para outros processos.
Diferentes modelos de serviço
Gestão Documental integral
A AISP assume o processo documental desde a receção e acompanhamento até à regularização e homologação.
Gestão Documental parcial
A AISP assume apenas determinadas entidades, tipos documentais, projetos ou etapas do processo.
Reforço da equipa interna
Disponibilizamos recursos especializados para complementar temporária ou permanentemente a equipa do cliente.
Recursos dedicados
Em operações de maior dimensão, podem ser definidos Gestores Documentais parcial ou exclusivamente afetos ao projeto.
Gestão Documental + administração da plataforma
O serviço pode incluir simultaneamente operação documental e administração funcional da plataforma.
Gestão Documental externalizada
Para muitas organizações, a Gestão Documental exige recursos permanentes, conhecimento específico e capacidade de resposta a picos de atividade.
A externalização permite transformar essa necessidade num serviço dimensionado à realidade da operação.
A AISP pode assumir:
equipa;
acompanhamento;
análise;
comunicação;
controlo;
administração;
reporting;
apoio aos utilizadores.
O cliente mantém a definição dos requisitos e a supervisão do processo.
A AISP assegura a operação documental.
Precisa apenas de análise documental?
Nem todas as organizações necessitam de externalizar todo o processo.
Algumas já dispõem de equipa interna para acompanhar prestadores e controlar a homologação, mas precisam de reforçar a capacidade de análise documental.
Para esses casos disponibilizamos o GEDOC Review, um serviço específico de análise de documentos de acordo com requisitos previamente definidos.
Conhecer Análise Documental — GEDOC Review →
Precisa também de gerir documentação nas plataformas dos seus clientes?
Existem organizações que, para além de manter a sua documentação regularizada, precisam de distribuí-la por diferentes plataformas utilizadas pelos seus clientes finais.
Nesse caso, o serviço de Gestão documental multiplataforma permite centralizar a documentação e assegurar a sua gestão nas diferentes plataformas externas.
Conhecer Gestão documental multiplataforma →
Gestão Documental com conhecimento do processo
A qualidade de um serviço documental não depende apenas da quantidade de documentos tratados.
Depende da capacidade para compreender aquilo que cada documento representa dentro do processo.
A AISP trabalha com requisitos, empresas, trabalhadores, equipamentos, projetos, atividades e decisões operacionais.
É esse conhecimento que permite transformar documentação dispersa num processo estruturado e acompanhado.
Pretende externalizar a Gestão Documental dos seus prestadores?
Podemos assumir todo o processo ou trabalhar em conjunto com a sua equipa interna.
Analisamos consigo:
número de empresas;
trabalhadores;
equipamentos;
volume documental;
requisitos aplicáveis;
plataforma utilizada;
nível de acompanhamento;
modelo de serviço pretendido.
A partir daí, definimos a estrutura mais adequada à sua operação.
Falar com a AISP →
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