Implementação de plataformas HSE

Da necessidade operacional à solução digital

Implementar uma plataforma HSE não significa apenas instalar software ou disponibilizar acessos aos utilizadores.

Significa compreender como a organização trabalha, identificar os processos que devem ser digitalizados, estruturar requisitos, definir responsabilidades e configurar uma solução que funcione na realidade da operação.

A AISP acompanha todo o ciclo de implementação de plataformas HSE, desde o diagnóstico inicial até ao go-live e evolução posterior da solução.

Analisamos o processo. Configuramos a tecnologia. Preparamos as equipas. Acompanhamos a operação.

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O papel da AISP na implementação

Uma plataforma disponibiliza funcionalidades.

Mas são as decisões tomadas durante a implementação que determinam como essas funcionalidades serão utilizadas.

A AISP trabalha na ligação entre processo, tecnologia e operação, ajudando a transformar necessidades HSE em soluções digitais estruturadas.

Diagnóstico

Compreendemos os processos existentes, intervenientes, sistemas, requisitos e principais dificuldades da operação.

Desenho funcional

Traduzimos as necessidades da organização para uma arquitetura digital, definindo processos, estados, responsabilidades, formulários, workflows e indicadores.

Configuração

Parametrizamos a plataforma de acordo com o modelo aprovado e com a realidade operacional do cliente.

Integrações

Analisamos a ligação com outros sistemas utilizados pela organização.

Formação

Preparamos os diferentes perfis de utilizador para trabalhar com os processos configurados.

Go-live

Acompanhamos a entrada em produção e os primeiros momentos de utilização real.

Evolução

Depois da implementação, podemos continuar a apoiar a administração, parametrização e melhoria contínua da solução.

Como implementamos uma plataforma HSE

1. Compreender a operação

A implementação começa antes da tecnologia.

Analisamos a forma como os processos HSE funcionam atualmente e identificamos:

quem intervém;
que informação é recolhida;
onde está armazenada;
quem valida;
quem aprova;
que ações são desencadeadas;
que indicadores são necessários;
que sistemas já existem;
onde existem tarefas manuais ou duplicadas.

O objetivo é compreender primeiro o problema que precisa de ser resolvido.

2. Identificar os processos prioritários

Nem todos os processos precisam de ser digitalizados ao mesmo tempo.

Podemos começar pelas áreas com maior:

esforço administrativo;
exposição ao risco;
volume de informação;
necessidade de rastreabilidade;
dependência de papel ou folhas de cálculo;
dificuldade de acompanhamento;
impacto operacional.

Esta priorização permite construir uma implementação mais controlada e orientada para resultados.

3. Estruturar os requisitos

Depois de compreender o processo, definimos aquilo que a plataforma precisa de suportar.

Podem ser estruturados:

entidades;
campos;
formulários;
estados;
workflows;
responsabilidades;
permissões;
notificações;
alertas;
indicadores;
dashboards;
regras de negócio;
integrações.

Uma implementação consistente depende de requisitos claramente definidos.

4. Configurar a plataforma

A configuração transforma o desenho funcional numa solução utilizável.

Parametrizamos os processos de acordo com o modelo aprovado, procurando reduzir complexidade e tornar a utilização intuitiva para os diferentes perfis.

Sempre que a tecnologia o permite, privilegiamos configuração e no-code em vez de desenvolvimento específico desnecessário.

5. Preparar dados e informação

Quando existe informação relevante noutros sistemas, ficheiros ou plataformas, analisamos aquilo que precisa de ser preparado para a nova solução.

Podem ser consideradas atividades como:

limpeza de dados;
normalização;
organização;
importação;
migração;
classificação;
validação.

O objetivo é evitar transportar para a nova plataforma informação desorganizada ou desnecessária.

6. Integrar com outros sistemas

Uma plataforma HSE não deve criar mais um silo de informação.

Quando necessário, analisamos integrações com sistemas como:

Recursos Humanos;
ERP;
Business Intelligence;
manutenção;
controlo de acessos;
identidade;
Gestão Documental;
aplicações internas;
outras plataformas corporativas.

As possibilidades dependem sempre das interfaces e APIs disponíveis.

7. Testar e validar

Antes da entrada em produção, testamos os processos configurados.

Validamos:

perfis;
permissões;
formulários;
workflows;
notificações;
estados;
integrações;
resultados esperados.

Sempre que adequado, a implementação pode começar através de um piloto.

8. Formar os utilizadores

Uma plataforma só cria valor se for corretamente utilizada.

A formação é adaptada aos diferentes perfis:

administradores;
responsáveis HSE;
supervisores;
Gestores Documentais;
equipas operacionais;
prestadores de serviços;
outros utilizadores.

A formação é orientada para os processos reais configurados na organização.

9. Acompanhar o go-live

A entrada em produção é uma fase crítica.

É nesse momento que a solução começa a ser utilizada em situações reais e podem surgir necessidades que não eram visíveis durante a configuração.

A AISP acompanha esta fase, apoiando utilizadores e ajustando o que for necessário.

10. Evoluir continuamente

Depois do go-live, a plataforma deve acompanhar a evolução da organização.

Novos projetos, requisitos, utilizadores, processos ou integrações podem exigir alterações.

A AISP pode continuar a apoiar:

administração funcional;
novas configurações;
alteração de workflows;
novos formulários;
indicadores;
integrações;
formação;
suporte;
evolução da solução.

Que processos HSE podem ser digitalizados?

A implementação pode abranger diferentes áreas.

Gestão de riscos

Avaliações de risco, identificação de perigos, medidas de controlo e acompanhamento de ações.

Inspeções e auditorias

Planeamento, checklists, execução, evidências, desvios e ações resultantes.

Incidentes e near misses

Registo, investigação, causas, medidas e acompanhamento das ações.

Não conformidades

Registo de desvios, responsáveis, prazos, evidências e encerramento.

Control of Work

Processos associados à preparação, autorização e execução segura do trabalho.

Formação e competências

Gestão de qualificações, formação, necessidades, validades e requisitos de funções.

Gestão documental

Documentação relacionada com empresas, trabalhadores, equipamentos, projetos e requisitos.

Prestadores de serviços

Processos de onboarding, homologação, documentação, trabalhadores e equipamentos.

Produtos químicos

Informação e controlo associados a substâncias e produtos utilizados na operação.

Procedimentos e instruções

Digitalização de procedimentos, formulários e instruções de trabalho utilizadas pelas equipas.

Implementação faseada

Uma organização não precisa de digitalizar todos os processos simultaneamente.

Em muitos casos, é mais eficaz começar por um conjunto limitado de processos e expandir progressivamente.

Por exemplo:

Fase 1
Inspeções e ações.

Fase 2
Incidentes e avaliações de risco.

Fase 3
Prestadores e Gestão Documental.

Fase 4
Integrações e reporting.

A ordem depende sempre das prioridades da organização.

Uma implementação faseada permite reduzir complexidade, facilitar a adoção e aprender com a utilização real.

Configuração em vez de processos rígidos

As organizações não trabalham todas da mesma forma.

Por isso, privilegiamos tecnologias configuráveis.

A plataforma deve permitir adaptar:

formulários;
campos;
estados;
workflows;
responsabilidades;
regras;
notificações;
dashboards;
processos.

O objetivo é aproximar a tecnologia da realidade da organização em vez de obrigar a operação a adaptar-se desnecessariamente a um modelo rígido.

Integrações e interoperabilidade

Uma implementação HSE deve considerar o ecossistema tecnológico existente.

Se determinada informação já existe num sistema corporativo, devemos avaliar se pode ser reutilizada.

Se o estado resultante de um processo HSE é necessário noutro sistema, deve ser analisada a possibilidade de o transmitir.

A interoperabilidade permite reduzir:

introdução duplicada de dados;
inconsistências;
tarefas manuais;
sistemas isolados;
dificuldade de reporting.

Inteligência Artificial e automação

As plataformas atuais permitem introduzir novos níveis de automação.

Dependendo da tecnologia, podem existir funcionalidades relacionadas com:

leitura de documentos;
extração de informação;
classificação;
análise de dados;
geração de informação;
consulta inteligente;
automatização de tarefas;
apoio aos utilizadores.

A IA deve ser aplicada onde cria valor e com níveis de supervisão adequados à criticidade do processo.

O go-live não é o fim da implementação

Um dos erros mais frequentes em projetos tecnológicos é considerar que a implementação terminou quando a plataforma entra em produção.

Na realidade, é nesse momento que começa a utilização verdadeira.

A experiência dos utilizadores permite identificar:

necessidades de simplificação;
processos pouco claros;
novas configurações;
formação adicional;
melhorias de workflow;
novas oportunidades de automação.

Por isso, o período após o go-live é parte integrante do projeto.

Administração depois da implementação

Depois da entrada em produção, a organização pode optar por administrar internamente a solução ou continuar a contar com o apoio da AISP.

Podemos assegurar:

administração funcional;
gestão de utilizadores;
parametrizações;
suporte;
novas configurações;
formação;
evolução de processos;
articulação com fornecedores tecnológicos.

O modelo depende do nível de autonomia pretendido pelo cliente.

Implementação + operação

Em determinados projetos, a AISP pode ir além da implementação tecnológica.

Podemos combinar a plataforma com serviços operacionais de Gestão Documental.

Nesse modelo, a AISP pode:

implementar a tecnologia
+
administrar a solução
+
operar processos documentais

Esta combinação é particularmente relevante em organizações que pretendem externalizar parte da operação depois da implementação.

Experiência operacional aplicada à tecnologia

A AISP trabalha há mais de 20 anos com processos de Gestão Documental e HSE.

Essa experiência influencia a forma como implementamos tecnologia.

Não olhamos apenas para aquilo que o software consegue fazer.

Analisamos aquilo que as equipas precisam de conseguir executar.

É esta ligação entre tecnologia e operação que orienta os nossos projetos.

Glartek plataforma HSE implementada pela AISP

A AISP implementa atualmente a plataforma HSE Glartek, adaptando-a aos processos e requisitos de cada organização.

A solução permite digitalizar diferentes áreas HSE e pode ser configurada e integrada de acordo com a arquitetura definida para cada projeto.

Conhecer a implementação da plataforma HSE Glartek >>

Pretende implementar ou substituir uma plataforma HSE?

Mostre-nos os processos que utiliza atualmente, os sistemas existentes e aquilo que pretende melhorar.

Analisamos consigo a operação, identificamos os processos prioritários e definimos uma abordagem de implementação adaptada à sua organização.