Da implementação à operação diária
A tecnologia é apenas uma parte de uma solução de Gestão Documental ou HSE.
Para que uma plataforma produza resultados, é necessário compreender os processos, estruturar requisitos, configurar corretamente a solução, preparar os utilizadores e garantir que a tecnologia continua alinhada com a operação depois do go-live.
A AISP trabalha precisamente nesta ligação entre tecnologia, processos e operação.
Com mais de 20 anos de experiência, apoiamos organizações na implementação, administração e operação de soluções de Gestão Documental e HSE.
A nossa intervenção pode começar na implementação da tecnologia e continuar através da administração da plataforma, suporte especializado ou operação diária dos processos documentais.
Três formas de apoiar a sua organização
Implementamos
Transformamos processos de Gestão Documental e HSE em soluções digitais configuradas para a realidade de cada organização.
Da análise inicial ao desenho, parametrização, integrações, testes, formação e go-live.
[Conhecer os serviços de implementação]
Operamos
Disponibilizamos equipas especializadas para análise, validação, homologação, acompanhamento e Gestão Documental.
Podemos assumir processos completos ou complementar as equipas internas do cliente.
[Conhecer os serviços de Gestão Documental]
Integramos com a operação
Ligamos informação documental a outros sistemas e processos operacionais através de APIs, integrações, automação e outras soluções digitais.
O objetivo é transformar informação documental em dados utilizáveis pelos diferentes processos da organização.
[Conhecer as soluções de integração]
Os nossos serviços
Implementação de plataformas HSE e Gestão Documental
Implementamos soluções digitais adaptadas aos processos, requisitos e estrutura de cada organização.
Acompanhamos todo o ciclo de implementação: diagnóstico, desenho funcional, parametrização, migração de informação, integrações, testes, formação e go-live.
A configuração é construída a partir da realidade operacional do cliente, procurando simplificar processos, reduzir tarefas manuais e preparar a solução para evoluir ao longo do tempo.
A AISP é responsável pela implementação da plataforma HSE Glartek, combinando conhecimento dos processos com uma tecnologia configurável, no-code e preparada para integrar diferentes áreas HSE.
[Conhecer a implementação da plataforma HSE Glartek]
Gestão Documental e homologação
Disponibilizamos equipas especializadas para assumir total ou parcialmente os processos de Gestão Documental.
Analisamos documentação de acordo com os requisitos definidos, acompanhamos empresas e trabalhadores, controlamos validades e pendências e apoiamos os processos de regularização necessários à homologação.
O serviço pode abranger empresas, trabalhadores, equipamentos, centros de trabalho ou outras entidades relevantes para a operação.
A intervenção é dimensionada de acordo com o volume documental, complexidade dos requisitos e nível de apoio pretendido pelo cliente.
[Conhecer o serviço de Gestão Documental e homologação]
Gestão documental multiplataforma
Algumas organizações trabalham simultaneamente para diferentes clientes e precisam de manter documentação atualizada em várias plataformas externas.
Nestes projetos, utilizamos uma plataforma central para manter estruturada e atualizada a documentação da organização e dos seus prestadores de serviços.
Quando são comunicados novos trabalhos, identificamos as empresas, trabalhadores e equipamentos envolvidos e asseguramos a distribuição da documentação pelas plataformas dos diferentes clientes finais.
Acompanhamos também rejeições, pedidos adicionais, alterações de requisitos e restantes ocorrências até à sua regularização.
Este modelo permite centralizar a informação sem perder capacidade de resposta às exigências específicas de diferentes clientes, projetos e plataformas.
[Conhecer a Gestão Documental multiplataforma]
Administração e suporte especializado
Uma plataforma precisa de continuar alinhada com a organização depois da entrada em produção.
Novos projetos, utilizadores, requisitos, processos ou alterações organizacionais podem exigir novas configurações ao longo do tempo.
A AISP pode assumir a administração funcional e o suporte especializado da solução, garantindo a sua evolução contínua.
O serviço pode incluir gestão de utilizadores e permissões, alteração de requisitos, criação de novos processos, configuração de formulários e workflows, notificações, indicadores, apoio às equipas e articulação com os fornecedores tecnológicos.
[Conhecer o serviço de administração e suporte]
Integrações e automação
Uma plataforma de Gestão Documental ou HSE não deve funcionar isoladamente.
Analisamos e implementamos modelos de integração que permitem ligar a informação documental a outros sistemas utilizados pela organização.
As integrações podem envolver Recursos Humanos, ERP, Business Intelligence, manutenção, controlo de acessos, identidade, outras plataformas documentais ou aplicações desenvolvidas à medida.
APIs, workflows, automação e Inteligência Artificial podem também ser utilizados para reduzir tarefas repetitivas, estruturar informação e melhorar a circulação de dados entre diferentes processos.
O objetivo é reduzir duplicações e criar um ecossistema de informação mais integrado.
[Conhecer os serviços de integração e automação]
Formação e adoção
Uma solução digital só produz resultados quando é corretamente utilizada.
A formação é, por isso, uma parte integrante dos projetos de implementação e evolução das plataformas.
Preparamos os diferentes perfis de utilizador de acordo com as funções que irão desempenhar: administradores, responsáveis HSE, Gestores Documentais, supervisores, equipas operacionais ou prestadores de serviços.
A formação é orientada para os processos efetivamente configurados na organização.
O utilizador não aprende apenas a utilizar uma aplicação.
Compreende como deve executar o seu processo dentro da nova solução.
[Conhecer os serviços de formação e adoção]
Competências que atravessam todos os serviços
Os diferentes serviços podem combinar várias competências da AISP de acordo com as necessidades de cada projeto.
Diagnóstico e desenho de processos
Compreensão da operação, identificação de requisitos, responsabilidades, fluxos de informação e oportunidades de simplificação.
Inteligência Artificial
Utilização de IA para apoiar leitura, extração, estruturação e análise de informação sempre que exista valor para o processo e condições adequadas de utilização.
No-code e configurabilidade
Configuração de processos, campos, formulários, estados e workflows com menor dependência de desenvolvimentos específicos.
Multilingue
Preparação de processos e plataformas para organizações que trabalham com diferentes idiomas, geografias e estruturas operacionais.
Integrações e interoperabilidade
Ligação entre diferentes sistemas para reduzir duplicações e melhorar a circulação da informação.
Dados e indicadores
Estruturação da informação de forma a permitir maior rastreabilidade, acompanhamento da operação, reporting e apoio à decisão.
Diferentes organizações. Diferentes modelos de serviço.
Nem todos os clientes necessitam do mesmo nível de acompanhamento.
A intervenção da AISP pode ser adaptada à estrutura, recursos e nível de autonomia pretendido por cada organização.
Implementação
Para organizações que pretendem implementar uma solução e assumir internamente a respetiva operação depois do go-live.
A AISP assegura o diagnóstico, desenho, parametrização, testes, formação e acompanhamento da entrada em produção.
Implementação + administração
Para organizações que pretendem manter internamente a operação, mas necessitam de apoio especializado para administrar e fazer evoluir a plataforma.
A AISP continua a acompanhar configurações, utilizadores, requisitos, workflows e novas necessidades.
Implementação + Gestão Documental
Para organizações que pretendem combinar tecnologia com uma equipa especializada responsável pela análise, acompanhamento e controlo documental.
A AISP implementa a solução e participa depois na própria operação.
Serviço dedicado
Para projetos de maior dimensão ou complexidade, podem ser definidos recursos AISP parcial ou exclusivamente afetos à operação do cliente.
O modelo é dimensionado de acordo com o volume de trabalho, requisitos e nível de serviço necessário.
Tecnologia, serviço e operação
Há organizações que precisam de uma plataforma.
Outras precisam de uma equipa para a administrar.
Outras precisam que alguém acompanhe diariamente documentos, empresas, trabalhadores, equipamentos, requisitos, plataformas e exceções.
E muitas precisam das três coisas.
A experiência da AISP permite-nos trabalhar nestas diferentes dimensões:
implementamos a tecnologia, administramos as soluções e operamos processos de Gestão Documental.
O modelo é definido de acordo com aquilo que cada organização realmente necessita.
Tecnologia adaptada ao processo. Serviço adaptado à organização.
A transformação digital não consiste apenas em substituir papel, folhas de cálculo ou emails por uma plataforma.
Consiste em estruturar melhor os processos, transformar documentação em informação utilizável e criar condições para que as equipas consigam trabalhar com maior visibilidade e controlo.
É esse o papel da AISP.
Ligamos tecnologia, conhecimento dos processos e capacidade operacional para construir soluções de Gestão Documental e HSE adaptadas à realidade de cada organização.
Fale connosco sobre o seu processo
Mostre-nos como gere atualmente a documentação, os prestadores de serviços ou os processos HSE.
Analisamos a operação e identificamos o modelo de tecnologia e serviço mais adequado às suas necessidades.
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