Administração e suporte especializado
Depois do go-live, a plataforma continua a evoluir
Uma plataforma HSE ou de Gestão Documental não fica concluída no momento em que entra em produção.
Novos utilizadores, projetos, requisitos, processos, estruturas organizacionais e necessidades de informação surgem ao longo do tempo.
Para continuar a responder à operação, a solução precisa de ser acompanhada, administrada e ajustada.
A AISP disponibiliza um serviço especializado de administração funcional e suporte, garantindo que a plataforma permanece alinhada com a realidade da organização.
Administramos a solução. Acompanhamos as equipas. Fazemos a plataforma evoluir.
O papel da AISP depois da implementação
A entrada em produção é apenas o início da utilização real da plataforma.
É nessa fase que surgem novas necessidades, pedidos de ajustamento e situações que exigem acompanhamento técnico e funcional.
A AISP pode assumir essa função de forma contínua.
Administração funcional
Gerimos configurações, utilizadores, permissões, requisitos, estruturas e processos de acordo com as necessidades da organização.
Parametrização contínua
Criamos ou alteramos campos, formulários, workflows, estados, notificações e outros elementos sempre que a operação evolui.
Suporte aos utilizadores
Apoiamos equipas internas, administradores, responsáveis HSE, Gestores Documentais e restantes utilizadores na utilização da plataforma.
Evolução dos processos
Analisamos novas necessidades e adaptamos a solução sempre que surgem novos projetos, requisitos ou formas de trabalhar.
Articulação tecnológica
Quando é necessária intervenção do fabricante ou equipa de desenvolvimento, ajudamos a estruturar o pedido e acompanhamos a sua resolução.
Acompanhamento contínuo
Mantemos uma visão global sobre a utilização da plataforma, necessidades recorrentes e oportunidades de melhoria.
O que pode incluir o serviço
Gestão de utilizadores e permissões
Criamos, alteramos ou desativamos utilizadores e ajustamos perfis de acesso de acordo com as responsabilidades de cada função.
Uma correta gestão de permissões é essencial para garantir que cada utilizador acede apenas à informação e às ações necessárias ao seu papel.
Configuração de novos projetos e estruturas
Novos clientes, centros, projetos, áreas ou unidades podem exigir novas configurações.
Apoiamos a criação e organização dessas estruturas na plataforma.
Alteração de requisitos
Os requisitos documentais ou HSE podem mudar ao longo do tempo.
Atualizamos regras, critérios, tipos documentais, validades ou outros elementos sempre que existam novas exigências.
Criação e evolução de workflows
Os processos internos podem ser alterados.
Ajustamos workflows, responsáveis, estados, aprovações, notificações e transições para refletir a nova realidade operacional.
Formulários e campos
Criamos ou alteramos formulários, campos e estruturas de informação de acordo com novas necessidades.
Notificações e alertas
Configuramos alertas e notificações para apoiar o acompanhamento de prazos, estados, ações, validades ou outras situações relevantes.
Indicadores e dashboards
Sempre que a plataforma o permita, apoiamos a criação e evolução de indicadores e dashboards orientados para as necessidades de gestão.
Apoio a integrações
Acompanhamos alterações ou necessidades relacionadas com integrações entre a plataforma e outros sistemas corporativos.
Suporte funcional e técnico
O suporte não deve limitar-se a responder a erros.
Muitas questões surgem porque o processo mudou, porque um utilizador precisa de executar uma nova tarefa ou porque a configuração já não corresponde à forma como a organização trabalha.
Por isso, distinguimos diferentes tipos de apoio.
Dúvidas de utilização
Ajudamos os utilizadores a compreender como executar corretamente determinadas tarefas na plataforma.
Questões de configuração
Analisamos situações relacionadas com workflows, requisitos, permissões, notificações ou outras configurações.
Necessidades de evolução
Quando surge uma nova necessidade operacional, avaliamos se pode ser resolvida através da configuração existente ou se exige uma evolução adicional.
Ocorrências técnicas
Quando existe uma ocorrência técnica, ajudamos a caracterizar o problema, reunir a informação necessária e articular com a equipa tecnológica responsável.
Uma ponte entre a operação e a tecnologia
As equipas operacionais sabem aquilo de que precisam.
As equipas tecnológicas conhecem as capacidades e limitações da plataforma.
Nem sempre estas duas linguagens são iguais.
A AISP pode funcionar como ponto de ligação entre ambas.
Traduzimos necessidades operacionais em requisitos funcionais, ajudamos a perceber o que pode ser resolvido por configuração e estruturamos pedidos de evolução quando é necessária intervenção tecnológica.
Esta função reduz ruído, acelera a resolução de necessidades e melhora a qualidade da comunicação entre as diferentes equipas.
Evitar que a plataforma deixe de acompanhar a organização
Um dos maiores riscos depois de uma implementação é a plataforma permanecer estática enquanto a organização continua a mudar.
Ao longo do tempo podem surgir:
novos clientes;
novos prestadores;
novos projetos;
novas geografias;
novos requisitos;
alterações organizacionais;
novas responsabilidades;
novos indicadores;
novas integrações;
novos processos HSE.
Sem acompanhamento, a diferença entre a configuração da plataforma e a realidade operacional tende a aumentar.
A administração contínua permite reduzir esse desfasamento.
Administração com conhecimento do processo
Administrar uma plataforma não significa apenas alterar configurações.
É necessário compreender o impacto que uma alteração pode ter sobre utilizadores, workflows, documentação, reporting e restantes processos associados.
A experiência da AISP em Gestão Documental e HSE permite-nos analisar as alterações também do ponto de vista operacional.
Antes de configurar, procuramos compreender a necessidade.
Depois de configurar, validamos o impacto no processo.
Formação contínua
As equipas mudam.
Entram novos colaboradores, surgem novas responsabilidades e são introduzidos novos processos.
Por isso, a formação pode continuar depois do go-live.
Podemos apoiar:
integração de novos utilizadores;
formação de novos administradores;
formação após alterações da plataforma;
atualização de procedimentos;
sessões de esclarecimento;
reforço de boas práticas.
A formação é ajustada ao perfil de cada grupo de utilizadores.
Diferentes níveis de serviço
Nem todas as organizações necessitam do mesmo nível de acompanhamento.
Apoio pontual
Para organizações que administram internamente a plataforma e necessitam de apoio especializado em situações específicas.
Bolsa de horas
Para necessidades recorrentes de parametrização, suporte e evolução.
Acompanhamento contínuo
Para organizações que pretendem manter uma equipa especializada disponível para apoiar a administração da solução.
Recurso dedicado
Em operações de maior dimensão, pode ser definido um recurso parcial ou exclusivamente afeto ao projeto.
Administração + Gestão Documental
Em determinados projetos, a administração da plataforma pode ser combinada com a própria operação documental.
A mesma estrutura de serviço pode apoiar:
configuração da plataforma;
gestão de utilizadores;
atualização de requisitos;
análise documental;
acompanhamento de pendências;
suporte aos prestadores;
reporting.
Esta combinação permite reduzir a fragmentação entre quem administra a tecnologia e quem utiliza diariamente os processos.
Uma plataforma preparada para continuar a evoluir
O valor de uma solução digital não depende apenas da qualidade da implementação inicial.
Depende também da capacidade de continuar a responder às necessidades da organização ao longo do tempo.
A administração e suporte especializado ajudam a garantir que a plataforma não se transforma num sistema desatualizado ou afastado da realidade operacional.
A tecnologia evolui. A organização evolui. A plataforma deve acompanhar ambas.
Precisa de apoio na administração da sua plataforma?
Podemos complementar a sua equipa interna ou assumir a administração funcional e o acompanhamento contínuo da solução.
Analisamos consigo a plataforma, os processos, o volume de pedidos e o nível de suporte necessário para definir o modelo mais adequado.