Gestão Documental e homologação

Documentação analisada. Requisitos controlados. Processos acompanhados.

A Gestão Documental é uma componente essencial em operações que envolvem prestadores de serviços, trabalhadores, equipamentos e requisitos específicos de acesso ou execução de trabalhos.

Não basta receber documentos.

É necessário verificar se correspondem aos requisitos definidos, controlar validades, identificar pendências, acompanhar correções e garantir que a informação necessária está disponível quando é preciso tomar uma decisão.

A AISP disponibiliza equipas especializadas para assumir total ou parcialmente estes processos.

Analisamos a documentação. Acompanhamos a regularização. Mantemos o processo sob controlo.

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O papel da AISP na Gestão Documental

A Gestão Documental exige mais do que tarefas administrativas.

Exige capacidade para interpretar requisitos, compreender diferentes tipos documentais, identificar informação relevante e acompanhar continuamente empresas, trabalhadores e equipamentos.

A nossa equipa pode apoiar todo o ciclo documental.

Análise documental

Verificamos a documentação apresentada de acordo com os requisitos definidos para cada processo.

Controlo de requisitos

Relacionamos documentos, entidades, atividades e requisitos, garantindo que a análise considera o contexto em que a documentação será utilizada.

Acompanhamento de pendências

Identificamos documentação em falta, expirada, incorreta ou insuficiente e acompanhamos os processos necessários à sua regularização.

Controlo de validades

Monitorizamos documentos sujeitos a validade e apoiamos o acompanhamento das respetivas renovações.

Comunicação

Acompanhamos prestadores de serviços e restantes intervenientes sempre que seja necessário esclarecer requisitos ou solicitar documentação adicional.

Homologação

A informação documental é estruturada para suportar os critérios de homologação definidos pela organização.

Como funciona o serviço

1. Levantamento dos requisitos

O processo começa pela compreensão das regras aplicáveis.

Identificamos que documentação é necessária para cada entidade, atividade ou situação operacional.

Os requisitos podem variar em função de:

tipo de empresa;
atividade;
trabalhador;
equipamento;
centro de trabalho;
projeto;
localização;
cliente;
nível de risco;
requisitos internos da organização.

Uma análise documental consistente depende de requisitos claramente definidos.

2. Estruturação do processo documental

Organizamos a informação necessária ao controlo.

Definimos tipos documentais, entidades, validades, estados, responsabilidades e critérios de análise.

Quando o serviço é suportado por uma plataforma de Gestão Documental, estes elementos são parametrizados de forma a permitir maior rastreabilidade e controlo.

3. Receção e análise da documentação

A equipa AISP analisa a documentação disponibilizada pelas empresas ou utilizadores.

A análise procura confirmar se o documento apresentado corresponde ao requisito aplicável e se contém a informação necessária para o processo.

Sempre que existam dúvidas, incoerências ou necessidade de informação adicional, o processo é encaminhado para análise ou esclarecimento.

4. Gestão de documentação não conforme

Quando a documentação não cumpre os requisitos definidos, a situação é identificada e acompanhada.

Podem ser solicitadas correções, novos documentos ou esclarecimentos.

O objetivo é reduzir ciclos desnecessários de submissão e permitir que o prestador compreenda claramente o que necessita de regularizar.

5. Acompanhamento de validades e pendências

A Gestão Documental é um processo contínuo.

Um processo regularizado hoje pode deixar de estar regularizado amanhã devido à expiração de um documento ou alteração de um requisito.

Por isso, acompanhamos:

documentos próximos da validade;
documentação expirada;
requisitos em falta;
processos pendentes;
documentação rejeitada;
necessidades de atualização.

A informação permanece assim atualizada ao longo do tempo.

6. Homologação documental

Depois de analisados os requisitos aplicáveis, o estado documental pode suportar os critérios definidos pela organização para homologação.

A homologação pode aplicar-se, por exemplo, a:

empresas;
trabalhadores;
equipamentos;
centros de trabalho;
prestadores de serviços;
outros elementos relevantes para a operação.

Os critérios dependem sempre das regras definidas pela organização.

Empresas, trabalhadores e equipamentos

Os processos documentais podem envolver diferentes entidades com requisitos próprios.

Empresas

Podem ser analisados documentos associados à entidade prestadora de serviços, tais como documentação legal, seguros, certificações ou outros requisitos definidos pelo cliente.

Trabalhadores

A documentação pode incluir informação relacionada com aptidão, formação, qualificações, autorizações ou outros requisitos necessários à atividade.

Equipamentos

Podem ser controlados documentos, inspeções, certificados, verificações ou outros requisitos aplicáveis aos equipamentos utilizados na operação.

Centros de trabalho e projetos

Os requisitos podem também variar em função do local, projeto, cliente ou atividade onde a empresa, trabalhador ou equipamento irá operar.

Uma equipa especializada a apoiar a operação

A externalização da Gestão Documental permite complementar as equipas internas com recursos especializados.

A AISP pode assumir diferentes níveis de responsabilidade de acordo com a estrutura do cliente.

O serviço pode incluir:

análise documental;
acompanhamento de prestadores;
gestão de pendências;
comunicação documental;
controlo de validades;
apoio à homologação;
reporting;
administração funcional da plataforma;
suporte aos utilizadores.

A afetação da equipa é dimensionada de acordo com o volume documental e a complexidade da operação.

Tecnologia como suporte ao processo

A Gestão Documental pode ser suportada por plataformas digitais que centralizam documentos, requisitos, estados e informação operacional.

A tecnologia permite estruturar o processo e melhorar a rastreabilidade.

Mas é a combinação entre requisitos bem definidos, tecnologia configurada e análise especializada que permite construir um processo documental consistente.

A AISP pode trabalhar tanto na implementação da plataforma como na própria operação documental.

Automação e Inteligência Artificial

A evolução tecnológica permite automatizar progressivamente determinadas tarefas documentais.

Extração de dados, classificação, identificação de informação e apoio à análise podem reduzir esforço manual em determinadas situações.

Na AISP, a automação é aplicada de acordo com a natureza do documento, criticidade do requisito e qualidade da informação disponível.

O objetivo é reduzir tarefas repetitivas sem eliminar os níveis de controlo necessários ao processo.

Gestão Documental integrada com a operação

A documentação não deve existir isolada do restante processo operacional.

O estado documental pode alimentar outros sistemas e processos através de integrações.

Por exemplo, a informação de homologação pode ser utilizada por:

plataformas HSE;
sistemas de controlo de acessos;
processos de credenciação;
sistemas internos;
aplicações de gestão operacional;
ferramentas de reporting.

Esta integração permite reduzir a distância entre a documentação e a utilização prática dessa informação.

Diferentes modelos de serviço

A AISP pode adaptar o serviço às necessidades de cada organização.

Apoio à equipa interna

A equipa AISP complementa os recursos existentes e assume parte do volume documental.

Gestão Documental externalizada

A AISP assume a análise e acompanhamento dos processos documentais definidos pelo cliente.

Recursos dedicados

Em operações de maior dimensão podem ser disponibilizados recursos parcial ou exclusivamente afetos ao projeto.

Gestão Documental + administração da plataforma

A mesma equipa pode combinar atividades documentais com administração funcional e suporte à plataforma.

Gestão Documental com conhecimento do processo

A qualidade de um serviço documental depende da capacidade para compreender aquilo que está a ser analisado.

Não trabalhamos apenas com ficheiros.

Trabalhamos com requisitos, empresas, trabalhadores, equipamentos, atividades e decisões operacionais.

É esta compreensão do processo que permite transformar Gestão Documental numa função efetiva de controlo.

Precisa de reforçar a sua Gestão Documental?

Podemos assumir todo o processo ou complementar a sua equipa interna.

Analisamos consigo o volume documental, os requisitos aplicáveis, a estrutura da operação e o nível de acompanhamento necessário.

A partir daí, definimos um modelo de serviço ajustado à realidade da sua organização.