Formação e adoção

Uma plataforma só cria valor quando é efetivamente utilizada

A implementação de uma plataforma HSE ou de Gestão Documental não termina quando a configuração técnica está concluída.

É necessário garantir que os utilizadores compreendem os processos, sabem utilizar as funcionalidades relevantes e conseguem aplicar a solução no contexto real da organização.

A AISP disponibiliza serviços de formação e acompanhamento à adoção, adaptados aos diferentes perfis de utilizador e aos processos efetivamente configurados.

Formamos utilizadores para trabalhar com o processo, não apenas com a aplicação.

Falar com a AISP >>

Formação adaptada a cada perfil

Diferentes utilizadores têm diferentes responsabilidades.

Por isso, a formação deve ser ajustada ao papel de cada grupo.

Administradores

Formação orientada para configuração, gestão de utilizadores, permissões, requisitos, workflows, formulários, notificações e outras áreas de administração funcional.

Responsáveis HSE

Formação centrada nos processos que precisam de acompanhar, validar, analisar ou reportar.

Gestores Documentais

Preparação para análise, validação, acompanhamento de requisitos, gestão de pendências e utilização dos processos documentais configurados.

Supervisores e equipas operacionais

Formação orientada para execução de tarefas, registos, inspeções, ações, formulários, checklists e utilização no terreno.

Prestadores de serviços

Apoio à utilização da plataforma para submissão de documentação, atualização de informação e acompanhamento dos processos aplicáveis.

Formação baseada nos processos reais

A formação é mais eficaz quando está diretamente ligada à forma como a organização vai trabalhar.

Por isso, evitamos sessões excessivamente genéricas.

Sempre que possível, utilizamos os processos configurados para o próprio cliente.

Isto permite que os participantes compreendam:

o que precisam de fazer;
quando devem fazê-lo;
que informação devem introduzir;
quem valida;
que estados existem;
como acompanhar pendências;
onde consultar informação;
como atuar perante diferentes situações.

O utilizador aprende o processo enquanto aprende a plataforma.

Formação durante a implementação

A formação pode começar ainda antes do go-live.

Nesta fase, é possível preparar administradores e utilizadores-chave para participarem nos testes e validação da solução.

Esta abordagem ajuda a identificar dúvidas e necessidades de ajuste antes da entrada em produção.

Formação no go-live

Durante a entrada em produção, as equipas começam a utilizar a plataforma em situações reais.

Nesta fase, a formação pode ser acompanhada por sessões de esclarecimento e apoio direto aos utilizadores.

O objetivo é reduzir dificuldades iniciais e acelerar a adoção.

Formação contínua

As necessidades de formação não desaparecem depois do go-live.

Podem surgir:

novos utilizadores;
novos administradores;
novas funcionalidades;
alterações de processo;
novos projetos;
novos requisitos;
novas equipas;
alterações organizacionais.

A AISP pode assegurar sessões adicionais sempre que a solução ou a organização evoluem.

Formação de administradores

A formação de administradores é particularmente importante em organizações que pretendem gerir internamente a plataforma.

Podemos preparar as equipas para atividades como:

criação e gestão de utilizadores;
alteração de permissões;
criação de estruturas;
configuração de requisitos;
alteração de campos;
gestão de formulários;
workflows;
notificações;
dashboards;
acompanhamento de processos.

O objetivo é aumentar a autonomia da organização na utilização diária da solução.

Adoção não é apenas formação

Uma sessão de formação, por si só, não garante que uma plataforma seja adotada.

A adoção depende também da clareza do processo, facilidade de utilização, qualidade da configuração e apoio disponível nos primeiros momentos de utilização.

Por isso, analisamos a adoção como parte integrante da implementação.

Podemos apoiar:

comunicação interna;
preparação de utilizadores-chave;
projetos-piloto;
sessões de esclarecimento;
documentação de apoio;
acompanhamento do go-live;
identificação de dificuldades recorrentes;
reforço de formação;
ajustamentos de configuração.

Materiais de apoio

Quando aplicável, a formação pode ser complementada por materiais de suporte.

Estes podem incluir:

guias rápidos;
procedimentos;
instruções de utilização;
apresentações;
FAQs;
vídeos curtos;
documentação orientada por perfil.

Os materiais devem ser simples, claros e diretamente relacionados com as tarefas que cada utilizador precisa de executar.

Formação presencial ou remota

As sessões podem ser realizadas de acordo com a realidade do projeto.

Dependendo das necessidades, a formação pode ser:

presencial;
remota;
individual;
em grupo;
orientada por perfil;
organizada por processo;
realizada em diferentes momentos da implementação.

O formato é definido de acordo com o número de utilizadores, localização das equipas e complexidade da solução.

Formação multilingue

Em organizações internacionais, podem existir equipas com diferentes idiomas e contextos operacionais.

Sempre que o projeto o justifique, a estrutura da formação e dos materiais pode ser preparada para diferentes grupos linguísticos e geografias.

A solução deve ser compreendida por quem a utiliza, independentemente da localização.

Acompanhar a utilização real

Depois da formação, é importante perceber como os utilizadores estão efetivamente a trabalhar com a solução.

Dúvidas repetidas, tarefas incompletas ou utilização incorreta podem indicar:

necessidade de reforço formativo;
processo pouco claro;
configuração demasiado complexa;
necessidade de simplificação;
falta de informação de apoio.

A formação e a configuração devem, por isso, evoluir em conjunto.

Capacitar as equipas

O objetivo da formação não é criar dependência.

É aumentar a capacidade das equipas para utilizar a solução com segurança e autonomia.

Quanto melhor os utilizadores compreenderem o processo, menor será a necessidade de suporte para tarefas rotineiras e maior será a consistência da informação introduzida.

Formação integrada no ciclo da solução

A formação pode acompanhar todo o ciclo:

Preparação → testes → go-live → utilização → evolução

Isto permite que o conhecimento acompanhe as alterações da própria plataforma e da organização.

Precisa de preparar as suas equipas?

Podemos estruturar um plano de formação adaptado aos diferentes perfis, processos e níveis de utilização da sua organização.