Gestão documental multiplataforma
Uma base documental central. Diferentes clientes. Diferentes plataformas.
Existem organizações que trabalham simultaneamente para vários clientes e que, por isso, precisam de manter empresas, trabalhadores e equipamentos regularizados em diferentes plataformas de Gestão Documental.
Cada cliente pode utilizar uma plataforma distinta, aplicar requisitos próprios e estabelecer diferentes processos de submissão, validação e homologação.
Gerir esta realidade internamente pode exigir um esforço significativo.
A AISP disponibiliza um serviço especializado de Gestão Documental multiplataforma, utilizando uma plataforma central para manter a documentação estruturada e atualizada e assegurando, a partir dessa base, a sua gestão nas plataformas dos diferentes clientes finais.
Centralizamos a informação. Distribuímos a documentação. Acompanhamos todo o processo.
O desafio da gestão em múltiplas plataformas
Uma empresa pode ter a sua documentação regularizada internamente e, ainda assim, ter de repetir processos semelhantes em várias plataformas externas.
Em cada cliente podem existir:
- diferentes requisitos documentais;
- diferentes tipos de documento;
- nomenclaturas distintas;
- diferentes períodos de validade;
- regras próprias de submissão;
- diferentes critérios de aceitação;
- utilizadores e perfis específicos;
- notificações e pedidos adicionais;
- processos próprios de rejeição e regularização.
À medida que aumentam os clientes, trabalhadores, equipamentos e projetos, aumenta também a complexidade administrativa.
O problema deixa de ser apenas guardar documentos.
Passa a ser garantir que a informação certa chega à plataforma certa, para o cliente certo e no momento certo.
Como funciona o serviço
1. Centralização da documentação
A documentação da organização e dos seus prestadores é mantida numa plataforma central de Gestão Documental.
Esta base permite organizar e acompanhar informação relativa a:
- empresas;
- trabalhadores;
- equipamentos;
- documentos;
- validades;
- requisitos;
- projetos;
- centros de trabalho.
A plataforma central funciona como referência documental para a equipa responsável pela operação.
2. Comunicação dos trabalhos
O cliente comunica à equipa AISP os trabalhos, projetos ou locais onde será necessária intervenção.
A informação pode incluir, entre outros elementos:
- cliente final;
- local;
- atividade;
- empresa envolvida;
- trabalhadores;
- equipamentos;
- período previsto;
- requisitos específicos aplicáveis.
A partir desta informação, a equipa identifica o universo documental que precisa de ser preparado.
3. Preparação da documentação
Antes da submissão, verificamos se a documentação necessária está disponível e atualizada na plataforma central.
Sempre que exista informação em falta, documentação expirada ou necessidade de atualização, essa situação é identificada para regularização.
O objetivo é preparar o processo antes de iniciar a distribuição pelas plataformas externas.
4. Distribuição pelas plataformas dos clientes finais
A equipa AISP acede às plataformas dos diferentes clientes e procede à submissão da documentação necessária para cada trabalho.
Cada plataforma é tratada de acordo com as suas próprias regras e requisitos.
A mesma empresa, trabalhador ou equipamento pode, por isso, estar sujeito a processos diferentes consoante o cliente final.
5. Acompanhamento das respostas
O trabalho não termina quando o documento é submetido.
A equipa acompanha o estado da documentação em cada plataforma e gere as respostas recebidas.
Podem surgir:
- documentos aprovados;
- pedidos de esclarecimento;
- documentos rejeitados;
- pedidos de substituição;
- novos requisitos;
- documentação adicional;
- alterações de validade ou estado.
Cada ocorrência é analisada e encaminhada para resolução.
6. Gestão de rejeições e regularizações
Quando um documento é rejeitado, analisamos o motivo apresentado e acompanhamos o processo necessário à sua regularização.
Isto pode implicar:
- solicitar nova documentação;
- corrigir informação;
- substituir ficheiros;
- esclarecer requisitos;
- contactar o prestador;
- voltar a submeter documentação;
- acompanhar nova validação.
A gestão de rejeições é uma das componentes mais exigentes do serviço, porque cada plataforma pode aplicar critérios e processos próprios.
7. Acompanhamento contínuo
As plataformas e os requisitos não são estáticos.
Novos trabalhos podem ser comunicados, documentos podem expirar, clientes podem alterar critérios e novas empresas, trabalhadores ou equipamentos podem entrar na operação.
Por isso, o serviço é acompanhado de forma contínua.
A equipa mantém a visão global através da plataforma central e gere as necessidades específicas de cada plataforma externa.
Uma plataforma central como fonte documental
Um dos elementos fundamentais deste modelo é a existência de uma base documental central.
Sem uma fonte estruturada de informação, a gestão multiplataforma tende a transformar-se numa sucessão de ficheiros, emails, pastas e tarefas manuais difíceis de controlar.
A plataforma central permite manter uma visão consolidada sobre a documentação disponível e respetivo estado.
A partir dessa base, a equipa pode responder às necessidades dos diferentes clientes finais sem perder o controlo global da informação.
Cada cliente pode exigir um processo diferente
A distribuição de documentação não é uma tarefa meramente repetitiva.
Uma mesma informação pode ter de ser tratada de forma diferente de acordo com o cliente final.
Um documento aceite numa plataforma pode exigir informação adicional noutra.
Um trabalhador pode necessitar de requisitos específicos para determinado projeto.
Um equipamento pode estar sujeito a diferentes verificações consoante o local ou atividade.
É por isso que este serviço exige conhecimento documental, capacidade de análise e acompanhamento permanente das regras de cada plataforma.
Mais do que submissão de documentos
A gestão documental multiplataforma não consiste apenas em carregar ficheiros.
O serviço envolve:
- interpretar requisitos;
- preparar processos;
- verificar documentação;
- distribuir informação;
- acompanhar estados;
- analisar rejeições;
- comunicar com diferentes intervenientes;
- controlar prazos;
- gerir regularizações;
- acompanhar alterações;
- manter uma visão consolidada da operação.
É esta gestão contínua que permite reduzir o esforço administrativo interno associado à multiplicidade de plataformas.
Empresas, trabalhadores e equipamentos
A operação pode envolver diferentes entidades.
Empresas
A documentação empresarial pode ter de ser submetida e atualizada nas plataformas dos diferentes clientes.
Trabalhadores
Cada trabalhador pode estar associado a diferentes projetos, atividades e requisitos documentais.
Equipamentos
Os equipamentos utilizados nos trabalhos podem igualmente exigir documentação específica, inspeções, certificados ou outros requisitos.
Projetos e locais
Os requisitos podem variar em função do projeto, instalação, geografia ou cliente final.
Gestão centralizada. Execução descentralizada.
A lógica do serviço é simples: a informação é centralizada uma vez e utilizada tantas vezes quantas forem necessárias.
A plataforma central mantém a base documental.
A equipa AISP gere a sua aplicação prática nas diferentes plataformas externas.
Isto permite reduzir dispersão de informação e criar um ponto de controlo sobre uma operação que, de outra forma, estaria distribuída por múltiplos sistemas.
Tecnologia e serviço especializado
A tecnologia é fundamental para organizar a informação.
Mas a complexidade das plataformas externas, requisitos e rejeições exige também intervenção humana.
Por isso, este serviço combina:
plataforma central + Gestores Documentais especializados + acompanhamento contínuo.
A plataforma proporciona estrutura e rastreabilidade.
A equipa assegura a execução e acompanhamento do processo.
Um modelo adaptado ao volume da operação
O serviço pode ser dimensionado de acordo com:
- número de clientes finais;
- número de plataformas;
- número de prestadores;
- trabalhadores e equipamentos;
- volume documental;
- frequência de novos trabalhos;
- complexidade dos requisitos;
- intensidade de acompanhamento necessária.
Podemos assumir todo o processo ou trabalhar em conjunto com a equipa interna da organização.
Reduzir complexidade sem perder controlo
Quanto maior o número de clientes e plataformas, maior é o risco de dispersão documental e retrabalho.
Uma gestão centralizada permite criar método num processo que, por natureza, é descentralizado.
O objetivo é reduzir o esforço administrativo interno, melhorar a rastreabilidade e permitir que a organização mantenha uma visão global sobre a sua documentação mesmo quando precisa de responder a múltiplos sistemas externos.
Trabalha com vários clientes e várias plataformas?
Podemos centralizar a informação documental e assumir a sua gestão nas plataformas dos seus diferentes clientes.
Analisamos consigo o número de plataformas, o volume documental, os requisitos e a estrutura dos trabalhos para definir o modelo de acompanhamento adequado.