Distribuição e sincronização de documentação
Distribuição e sincronização de documentação entre plataformas: cada cliente, as suas regras
Trabalha para vários clientes e cada um exige a documentação na sua própria plataforma? A AISP distribui a documentação que já tem organizada pelas plataformas de cada um deles, por sincronização automática ou por tarefas manuais, conforme o que cada plataforma permite.
Ilustração. Plataformas e estados meramente exemplificativos.
O problema
A mesma documentação, carregada vezes sem conta
Quem trabalha para vários donos de obra tem a documentação em ordem. O difícil é fazê-la chegar a todas as plataformas, nas condições que cada uma exige.
Cada plataforma, as suas regras
Tipos de documento, nomenclaturas, critérios de aceitação e perfis mudam de cliente para cliente. O mesmo documento pode ser aceite numa plataforma e recusado noutra.
Validades a expirar em sítios diferentes
Basta um seguro ou uma formação renovada para obrigar a atualizar várias plataformas. Um documento esquecido numa delas pode bloquear trabalhadores.
Rejeições que ninguém acompanha
Pedidos de esclarecimento, substituições e novos requisitos chegam por canais diferentes. Sem seguimento, ficam pendentes até ao dia da entrada em obra.
Prazos de cada trabalho
Cada novo trabalho tem locais, pessoas, equipamentos e datas próprias. A documentação tem de estar aprovada antes do arranque, não depois.
A solução AISP
Gestão centralizada. Execução em cada plataforma.
A documentação é organizada uma vez e reutilizada em todas as plataformas onde é exigida. A forma de a fazer chegar depende do que cada plataforma permite.
Como funciona
Do novo trabalho à documentação aprovada em cada plataforma
O ponto de partida é sempre a base documental central. A partir dela, tratamos cada plataforma com as regras que lhe são próprias.
Base documental central
Empresas, trabalhadores, equipamentos, documentos e validades ficam organizados num só ponto de controlo.
Comunicação dos trabalhos
Indica-nos o trabalho, o local, as pessoas, os equipamentos e o período. Definimos a documentação a preparar.
Verificação antes do envio
Confirmamos que cada documento existe, está atualizado e cumpre os requisitos da plataforma de destino. Se faltar algo, pedimos a regularização.
Distribuição ou sincronização
Sincronizamos automaticamente quando a plataforma o permite. Quando não, a equipa submete a documentação manualmente, respeitando as regras de cada uma.
Acompanhamento das respostas
Seguimos o estado em cada plataforma: aprovações, pedidos de esclarecimento, rejeições e novos requisitos.
Rejeições e validades
Analisamos o motivo de cada rejeição e acompanhamos a correção até nova submissão. Antecipamos as renovações antes de os documentos caducarem.
O que está incluído
O que este serviço exige, e o que assumimos por si
A parte mais exigente não é carregar documentos. É conhecer as regras de cada plataforma, cumprir os prazos de cada trabalho e não deixar nenhuma rejeição sem resposta.
Dezenas de pessoas.
Mais de 20 anos em gestão documental.
Requisitos por plataforma
Tipos de documento, regras de envio e critérios de aceitação de cada cliente, verificados antes da submissão.
Sincronização automática
Quando a plataforma de destino o permite, a documentação é sincronizada a partir da base central.
Submissão manual controlada
Quando não há sincronização possível, a equipa AISP carrega e associa os documentos em cada plataforma.
Controlo de validades
Renovações identificadas a tempo e atualizadas em todas as plataformas onde o documento é exigido.
Gestão de rejeições
Motivo analisado, contacto com o prestador, correção e nova submissão.
Registo de cada ação
Data, plataforma e estado de cada submissão, para evidência e auditoria.
Proteção de dados
A documentação fica onde deve estar
A documentação permanece na plataforma central e nas plataformas dos seus clientes, alojadas nos data centers dos respetivos fornecedores. A AISP não aloja documentação nos seus sistemas: acede e submete apenas o necessário para cada tarefa. Esse acesso é tratamento de dados pessoais, feito nos termos acordados com cada cliente e do RGPD.
- ✓Nenhum repositório paralelo de documentos na AISP
- ✓Partilha de dados de trabalhadores limitada ao exigido por cada plataforma, de acordo com o RGPD
- ✓Acessos às plataformas usados apenas para as tarefas do serviço
- ✓Cada submissão registada, com data, plataforma e estado
Serviços relacionados
Um serviço ligado a toda a operação
A distribuição entre plataformas é o passo seguinte a uma documentação bem validada.
Homologação de empresas e prestadores
A validação documental que garante que a base central está correta antes de ser distribuída.
Integrações e automação
Quando as plataformas o permitem, a informação passa a circular entre sistemas sem nova introdução.
Administração e suporte especializado
A equipa AISP a gerir as plataformas no dia a dia, a partir de Portugal.
Perguntas frequentes
O que os prestadores nos perguntam
Não encontra a resposta? Fale connosco e mostramos-lhe o processo aplicado à sua operação.
A distribuição é automática ou manual?
Depende de cada plataforma. Quando a plataforma de destino permite sincronização, usamo-la; quando não permite, a equipa AISP submete a documentação manualmente, com método e registo.
Qual é a diferença entre sincronização e distribuição?
A sincronização automática mantém a documentação alinhada entre plataformas que o permitem. Quando não existe integração, fazemos a distribuição manual, documento a documento, em cada plataforma.
O que acontece quando um documento é rejeitado?
Analisamos o motivo e pedimos a correção ou o documento em falta. Acompanhamos a nova submissão até à aprovação.
Quem responde pela validade dos documentos?
A empresa fornece documentos válidos e comunica as alterações, como entradas e saídas de trabalhadores. A AISP verifica os requisitos, distribui, confirma a aceitação e alerta para pendências.
A AISP substitui a nossa equipa interna?
Pode assumir o processo completo ou trabalhar em conjunto com a sua equipa. O modelo é definido consigo.
Como é dimensionado o serviço?
Pelo número de clientes finais e plataformas, de trabalhadores e equipamentos, pelo volume documental e pela frequência de novos trabalhos. Analisamos a sua operação antes de propor o modelo.
Quantas plataformas tem de alimentar com a mesma documentação?
Mostre-nos as plataformas dos seus clientes e como trata hoje a documentação. Mostramos-lhe como a AISP a distribui, com cada regra, cada validade e cada prazo sob controlo.