Credenciais de identificação
Da identificação do trabalhador à informação necessária à operação
Um cartão de identificação pode indicar quem é uma pessoa.
Mas, em operações com prestadores de serviços, muitas vezes é necessário saber mais.
A que empresa pertence?
Qual é a sua função?
A documentação necessária está regularizada?
A indução foi concluída?
Está associado ao projeto ou local correto?
O GEDOC ID permite associar a credencial física do trabalhador à informação necessária ao processo definido pela organização.
A credencial deixa, assim, de ser apenas um elemento visual de identificação e pode passar a integrar um processo mais amplo de Gestão Documental, homologação e controlo operacional.
Identificar. Consultar. Integrar.
O que é o GEDOC ID
O GEDOC ID é uma solução para criação e gestão de credenciais profissionais personalizadas, preparadas para funcionar em conjunto com processos de Gestão Documental e outros sistemas da organização.
Dependendo do modelo definido, a credencial pode incluir:
- nome do trabalhador;
- fotografia;
- empresa;
- função;
- validade;
- identificação do projeto ou cliente;
- QR Code;
- RFID;
- outros elementos definidos pela organização.
O conteúdo e tecnologia utilizados são configurados de acordo com a finalidade da credencial.
Identificação não é o mesmo que autorização
Uma distinção é fundamental.
Identificação responde à pergunta:
Quem é esta pessoa?
Conformidade documental responde:
Os requisitos documentais aplicáveis encontram-se satisfeitos?
Autorização de acesso responde:
Esta pessoa pode entrar neste local, neste momento e nestas condições?
São conceitos relacionados, mas diferentes.
O GEDOC ID permite ligar estas camadas sem as confundir.
Como funciona
1. Definição da credencial
Começamos por compreender a finalidade do cartão e a informação que deve apresentar.
Podem ser definidos:
- layout;
- imagem;
- identificação;
- empresa;
- função;
- validade;
- projeto;
- QR Code;
- tecnologia RFID;
- outros elementos relevantes.
A credencial é adaptada à identidade visual e ao processo do cliente.
2. Associação ao trabalhador
A credencial é associada ao respetivo trabalhador e à informação existente no processo definido pela organização.
Esta associação permite relacionar uma identificação física com o respetivo registo digital.
3. Produção da credencial
Depois de validada a informação necessária, a credencial é produzida de acordo com o modelo aprovado.
A produção pode ser realizada para trabalhadores individuais ou em volumes adequados às necessidades do projeto.
4. Entrega e registo
Quando aplicável, o processo pode incluir preparação, expedição e acompanhamento das credenciais produzidas.
A informação relevante sobre emissão e distribuição pode ser mantida de forma organizada para facilitar o controlo posterior.
5. Utilização na operação
A credencial pode ser utilizada para identificação visual ou em conjunto com tecnologias como QR Code e RFID.
A forma de utilização depende dos sistemas e regras existentes na organização.
6. Atualização ou desativação
Quando um trabalhador deixa de estar associado ao projeto, muda de função ou deixa de reunir determinadas condições, a organização pode definir procedimentos para desativação, substituição, recolha ou destruição da credencial.
QR Code e acesso à informação
O QR Code pode permitir associar a credencial a informação digital.
Dependendo da solução implementada, a leitura pode encaminhar o utilizador autorizado para informação relacionada com o trabalhador ou com o respetivo estado documental.
O acesso deve respeitar sempre os perfis, permissões e regras de proteção de dados definidos pela organização.
O QR Code não significa que toda a documentação pessoal tenha de ficar exposta.
A informação disponibilizada deve ser limitada à finalidade do processo.
RFID e sistemas de controlo de acessos
Quando a credencial utiliza RFID e existe uma integração adequada, pode também participar num processo de controlo físico de acessos.
Neste cenário existem várias componentes:
A credencial identifica o trabalhador.
A plataforma documental determina o estado resultante dos requisitos aplicáveis.
A integração comunica a informação necessária.
O sistema de controlo de acessos aplica as regras definidas pela organização.
Assim, a posse de um cartão não precisa de significar automaticamente que o trabalhador está autorizado a entrar.
Da homologação ao acesso físico
Uma das aplicações mais relevantes do GEDOC ID é a ligação entre Gestão Documental e controlo de acessos.
Imagine uma organização onde os prestadores são previamente homologados numa plataforma documental.
A documentação é submetida e analisada.
Quando o trabalhador reúne os requisitos definidos, o respetivo estado é atualizado.
Se existir integração com o sistema de acessos, essa informação pode ser utilizada como uma das condições para determinar a permissão de entrada.
A lógica deixa de ser apenas:
cartão válido → acesso
e pode passar a considerar:
identidade + estado documental + regras de acesso → decisão operacional
Cada sistema mantém a sua função, mas a informação passa a circular entre eles.
GEDOC ID + Gestão Documental
O valor da credencial aumenta quando está ligada a um processo documental estruturado.
A plataforma de Gestão Documental pode acompanhar requisitos associados a:
- empresa;
- trabalhador;
- função;
- atividade;
- formação;
- aptidão;
- indução;
- projeto;
- centro de trabalho;
- outros critérios definidos pela organização.
A credencial funciona como um elemento de identificação dentro deste ecossistema.
Não substitui a análise documental.
Liga a identidade física à informação utilizada pelo processo.
GEDOC ID + SafetyGo
A solução pode também complementar processos de indução digital.
Por exemplo:
SafetyGo
Regista a realização da indução e respetiva avaliação.
Gestão Documental
Relaciona essa evidência com os restantes requisitos do trabalhador.
GEDOC ID
Associa a identidade do trabalhador ao processo operacional.
Quando os sistemas envolvidos estão integrados, estas diferentes componentes podem trabalhar em conjunto.
Personalização das credenciais
As credenciais podem ser adaptadas às necessidades de cada organização.
A personalização pode abranger:
- logótipo;
- identidade visual;
- fotografia;
- dados apresentados;
- categorias;
- função;
- projeto;
- validade;
- QR Code;
- RFID;
- outros elementos necessários.
O objetivo é criar uma credencial adequada à utilização real, evitando informação desnecessária.
Validade e ciclo de vida
Uma credencial não precisa de permanecer válida indefinidamente.
O processo pode considerar:
- data de emissão;
- validade;
- projeto;
- vínculo;
- estado do trabalhador;
- substituição;
- perda;
- devolução;
- recolha;
- destruição;
- reemissão.
Esta gestão ajuda a manter maior controlo sobre as credenciais existentes e respetiva utilização.
Proteção da informação
Uma credencial pode conter ou permitir acesso a dados pessoais.
Por isso, a implementação deve considerar desde o início que informação é realmente necessária para a finalidade pretendida.
Nem toda a informação documental deve estar visível no cartão ou acessível através de um QR Code.
Devem ser definidos:
- informação apresentada;
- utilizadores autorizados;
- perfis de acesso;
- finalidade;
- período de conservação;
- mecanismos de segurança;
- procedimentos associados à perda ou desativação da credencial.
O desenho da solução deve respeitar as políticas e requisitos de proteção de dados aplicáveis à organização.
Credenciais para diferentes contextos
O GEDOC ID pode ser utilizado em diferentes cenários.
Prestadores de serviços
Identificação de trabalhadores externos associados a empresas prestadoras.
Projetos e obras
Credenciais associadas a determinado projeto, cliente ou período de intervenção.
Instalações industriais
Identificação de trabalhadores num ambiente com processos documentais e de acesso estruturados.
Operações temporárias
Credenciais com validade adaptada à duração prevista da intervenção.
O modelo é configurado de acordo com o contexto operacional.
Integração com sistemas existentes
A organização não necessita necessariamente de substituir o seu sistema de controlo de acessos.
Quando existem condições técnicas, pode ser analisada uma integração com a infraestrutura existente.
Podem estar envolvidos:
- barreiras;
- torniquetes;
- leitores;
- sistemas de acesso;
- aplicações internas;
- plataformas de Gestão Documental;
- outros sistemas corporativos.
A arquitetura concreta depende sempre das interfaces e capacidades técnicas disponíveis.
O papel da AISP
A AISP pode acompanhar todo o processo:
- análise da necessidade;
- definição do modelo de credencial;
- personalização;
- estruturação da informação;
- produção;
- associação aos utilizadores;
- articulação com a Gestão Documental;
- análise de integrações;
- apoio ao go-live;
- administração;
- suporte.
O objetivo não é simplesmente produzir cartões.
É integrar a identificação no processo operacional que a organização pretende controlar.
Uma credencial é apenas uma das camadas do processo
O cartão é o elemento mais visível.
Mas um processo robusto pode depender de várias camadas:
Identidade → credencial → evidência documental → conformidade → autorização
O valor está na capacidade de relacionar estas diferentes dimensões de forma controlada.
É isso que permite transformar um cartão físico num elemento integrado do processo digital.
Pretende ligar identificação e Gestão Documental?
Mostre-nos como gere atualmente os trabalhadores, as credenciais, a documentação e os acessos.
Analisamos consigo o processo e identificamos a arquitetura mais adequada à sua operação.