Serviços AISP

Da tecnologia à operação

A AISP apoia organizações na implementação, administração e operação de processos de Gestão Documental e HSE.

A nossa intervenção pode começar na análise de uma necessidade, passar pela implementação da tecnologia e continuar depois do go-live através da administração da plataforma, suporte especializado ou operação diária dos processos.

Com mais de 20 anos de experiência, trabalhamos precisamente na ligação entre:

tecnologia + processos + pessoas + operação

Não disponibilizamos apenas software.

Compreendemos primeiro como a organização trabalha, que informação necessita de controlar, quem intervém em cada processo e quais os resultados que pretende alcançar.

A partir daí, estruturamos requisitos, configuramos soluções, preparamos integrações, formamos utilizadores e, quando necessário, disponibilizamos equipas especializadas para assegurar a própria operação documental.

Isto permite-nos trabalhar com organizações que necessitam apenas de tecnologia, com empresas que pretendem externalizar parte da Gestão Documental e com operações onde é necessário combinar as duas dimensões.

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Como podemos apoiar a sua organização

A intervenção da AISP organiza-se em três grandes áreas complementares.

Implementamos

Transformamos necessidades operacionais em soluções digitais.

Analisamos processos, responsabilidades, requisitos, sistemas existentes e fluxos de informação antes de iniciar a configuração tecnológica.

A implementação pode incluir:

• diagnóstico;
• desenho funcional;
• parametrização;
• preparação ou migração de informação;
• workflows;
• integrações;
• testes;
• formação;
• acompanhamento do go-live.

O objetivo é implementar uma solução que possa ser utilizada na realidade da organização e continuar a evoluir depois da entrada em produção.

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Operamos

Nem todas as organizações pretendem ou conseguem assumir internamente todo o volume associado à Gestão Documental.

A AISP disponibiliza equipas especializadas para analisar documentação, acompanhar prestadores, gerir pendências, controlar validades e apoiar processos de homologação.

Podemos assumir uma parte do processo, complementar uma equipa existente ou estruturar um serviço dedicado.

A tecnologia organiza a informação.

A equipa assegura a execução das tarefas que continuam a exigir acompanhamento especializado.

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Integramos

Uma plataforma HSE ou documental não deve funcionar como um sistema isolado.

Analisamos como a informação deve circular entre diferentes aplicações e processos.

APIs, workflows, automação e integrações podem ligar a Gestão Documental a Recursos Humanos, ERP, controlo de acessos, manutenção, Business Intelligence ou outras aplicações corporativas.

O objetivo é reduzir duplicações e permitir que a informação produzida num sistema possa ser utilizada onde efetivamente é necessária.

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Os nossos serviços

Implementação de plataformas HSE

Implementamos plataformas HSE e de Gestão Documental a partir da realidade operacional de cada cliente.

Não começamos por perguntar apenas que funcionalidades devem ser ativadas.

Começamos por compreender:

• que processos existem;
• quem intervém;
• que informação é necessária;
• onde existem tarefas repetitivas;
• que responsabilidades devem ser definidas;
• quais os sistemas que já fazem parte da arquitetura tecnológica;
• que indicadores são necessários.

A partir dessa análise estruturamos a solução.

O serviço pode incluir:

• diagnóstico;
• desenho funcional;
• parametrização;
• criação de formulários;
• workflows;
• permissões;
• migração de informação;
• integrações;
• testes;
• formação;
• go-live;
• acompanhamento posterior.

A implementação pode ser realizada de forma faseada, começando pelos processos prioritários e expandindo posteriormente para outras áreas.

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Gestão Documental e homologação

Disponibilizamos equipas especializadas para análise, acompanhamento e controlo documental.

A Gestão Documental pode envolver muito mais do que carregar e armazenar ficheiros.

É necessário relacionar documentos com requisitos, controlar validades, interpretar informação, acompanhar pendências e manter uma visão atualizada sobre empresas, trabalhadores e equipamentos.

O serviço pode abranger:

• empresas;
• trabalhadores;
• equipamentos;
• centros de trabalho;
• projetos;
• requisitos;
• documentação;
• validades;
• pendências;
• rejeições;
• processos de homologação.

A AISP pode assumir todo o processo ou complementar os recursos internos existentes.

O modelo é dimensionado em função do volume documental, complexidade dos requisitos e nível de acompanhamento necessário.

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Homologação de empresas e prestadores de serviços

A homologação permite estruturar os critérios que uma organização pretende verificar antes e durante a relação com empresas externas.

Apoiamos desde a definição dos requisitos até à recolha, análise e acompanhamento da documentação.

Os requisitos podem variar de acordo com:

• atividade;
• tipo de prestador;
• risco;
• projeto;
• localização;
• centro de trabalho;
• requisitos internos.

Uma empresa pode também estar homologada como entidade e, simultaneamente, possuir trabalhadores ou equipamentos com requisitos próprios.

Por isso, estruturamos o processo de forma a permitir diferentes níveis de controlo.

A homologação não termina necessariamente no momento da aprovação inicial.

Documentos expiram, requisitos podem mudar e novas atividades podem exigir condições adicionais.

O acompanhamento contínuo é, por isso, uma componente essencial do serviço.

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Gestão documental multiplataforma

Algumas organizações trabalham simultaneamente para vários clientes e precisam de manter documentação atualizada em diferentes plataformas externas.

Neste modelo, uma plataforma central mantém organizada a documentação da empresa e dos seus prestadores.

Quando é comunicado um novo trabalho, a equipa AISP identifica:

• empresa envolvida;
• trabalhadores;
• equipamentos;
• cliente final;
• localização;
• requisitos;
• plataforma onde a documentação deve ser apresentada.

A partir dessa informação, asseguramos a distribuição documental e acompanhamos o processo.

O serviço pode incluir:

• preparação da documentação;
• submissões;
• acompanhamento dos estados;
• rejeições;
• pedidos adicionais;
• correções;
• nova submissão;
• regularização.

Esta abordagem permite centralizar a informação sem perder capacidade de resposta às exigências específicas de cada cliente final.

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Administração e suporte especializado

Uma plataforma não fica concluída no momento do go-live.

A organização continua a mudar.

Surgem novos utilizadores, projetos, requisitos, formulários, necessidades de reporting ou integrações.

A AISP pode assegurar a administração funcional e evolução contínua da solução.

O serviço pode incluir:

• gestão de utilizadores;
• perfis e permissões;
• criação de novos projetos;
• parametrização de requisitos;
• formulários;
• workflows;
• notificações;
• dashboards;
• apoio funcional;
• acompanhamento dos utilizadores;
• articulação com fornecedores tecnológicos.

Esta função permite evitar que, ao longo do tempo, a configuração deixe de representar a realidade da operação.

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Integrações e automação

Uma organização pode utilizar diferentes sistemas para gerir pessoas, fornecedores, equipamentos, documentação, manutenção, acessos ou reporting.

Quando esses sistemas funcionam isoladamente, a mesma informação tende a ser introduzida várias vezes.

As integrações procuram reduzir esse problema.

Podemos analisar ligações com:

• Recursos Humanos;
• ERP;
• Business Intelligence;
• manutenção;
• controlo de acessos;
• sistemas de identidade;
• aplicações internas;
• outras plataformas documentais ou HSE.

A automação pode ainda apoiar:

• notificações;
• alterações de estado;
• criação de ações;
• circulação de informação;
• extração e estruturação de dados;
• tarefas documentais repetitivas.

A utilização de automação e Inteligência Artificial é definida de acordo com o processo e com o nível de controlo necessário.

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Formação e adoção

Uma implementação tecnologicamente correta pode falhar se os utilizadores não compreenderem como trabalhar com a nova solução.

A formação é, por isso, uma parte integrante do projeto.

Preparamos diferentes perfis:

• administradores;
• responsáveis HSE;
• Gestores Documentais;
• supervisores;
• equipas operacionais;
• prestadores de serviços.

A formação é orientada para os processos que cada utilizador irá efetivamente executar.

Não ensinamos apenas onde estão os menus ou botões.

Explicamos como o processo foi estruturado, qual a responsabilidade de cada perfil e como deve ser utilizada a informação.

Quando necessário, a formação pode continuar depois do go-live através de sessões de reforço, onboarding de novos utilizadores e materiais de apoio.

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Tecnologia e integração

Os serviços AISP são suportados por tecnologias capazes de estruturar, automatizar e integrar os processos.

Trabalhamos na implementação e configuração de plataformas HSE e Gestão Documental e na ligação destas soluções ao restante ecossistema digital da organização.

Atualmente, a AISP implementa a plataforma HSE Glartek, acompanhando o cliente desde o levantamento inicial até à configuração, testes, formação e entrada em produção.

A plataforma permite trabalhar diferentes áreas HSE dentro de uma arquitetura configurável e integrável.

Mantemos igualmente experiência na administração e suporte a ambientes eGestiona já existentes, garantindo continuidade aos clientes que continuam a utilizar essa tecnologia.

Mas a nossa intervenção tecnológica não se limita a uma plataforma.

O ponto de partida é sempre o processo que precisa de ser resolvido.

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Soluções operacionais

A informação estruturada numa plataforma pode precisar de chegar a outros momentos da operação.

Por isso, disponibilizamos também soluções complementares orientadas para tarefas concretas no terreno.

Análise documental

O GEDOC Review permite reforçar a análise de documentos antes ou durante processos de submissão e homologação.

A equipa verifica a documentação de acordo com os requisitos definidos, identifica falhas e apoia a regularização.

O objetivo é aumentar a qualidade documental e reduzir rejeições evitáveis.

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Induções de segurança

O GEDOC SafetyGo digitaliza processos de indução de Segurança e Ambiente.

Permite disponibilizar conteúdos, realizar avaliações de conhecimentos e manter evidência estruturada da respetiva conclusão.

Essa informação pode posteriormente ser relacionada com outros requisitos do trabalhador.

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Cartões de identificação

O GEDOC ID permite produzir credenciais personalizadas associadas aos trabalhadores.

Os cartões podem incluir fotografia, empresa, função, validade, QR Code, RFID ou outros elementos definidos pela organização.

Quando existe integração adequada, a credencial pode também participar em processos mais amplos de identificação e controlo operacional.

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RFID para equipamentos

Tags RFID ou NFC permitem estabelecer uma ligação direta entre o equipamento físico e o respetivo registo digital.

O utilizador pode identificar o ativo e consultar informação documental, certificados, inspeções, validades ou outros dados associados.

A solução aproxima a Gestão Documental do ponto onde o equipamento é efetivamente utilizado.

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Logística de identificação

Depois de produzir cartões, tags ou outros elementos físicos, é frequentemente necessário organizar e distribuir esses materiais.

A AISP pode assegurar a preparação, organização, agrupamento e expedição dos elementos de identificação associados aos diferentes projetos.

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Competências transversais

Independentemente do serviço contratado, existem competências que atravessam diferentes projetos AISP.

Diagnóstico de processos

Antes de implementar ou alterar uma solução, procuramos compreender o processo atual, intervenientes, dificuldades e objetivos.

Parametrização

Transformamos requisitos funcionais em configurações, workflows, estados, campos e regras.

Gestão Documental

Trabalhamos com requisitos, evidências, validades, homologação e acompanhamento documental.

HSE

A experiência em processos de Saúde, Segurança e Ambiente permite-nos compreender o contexto em que a informação será utilizada.

Integração

Analisamos como diferentes sistemas podem partilhar informação e reduzir tarefas duplicadas.

Automação e IA

Exploramos automação e Inteligência Artificial onde estas tecnologias permitem reduzir esforço ou melhorar a utilização da informação.

Formação

Preparamos utilizadores e administradores para trabalhar com os processos implementados.

Acompanhamento

Apoiamos a evolução das soluções depois da entrada em produção.

 

Diferentes organizações. Diferentes modelos de serviço.

Nem todos os clientes necessitam do mesmo nível de acompanhamento.

A AISP adapta o modelo à dimensão, complexidade, recursos disponíveis e nível de autonomia pretendido.

Implementação

A AISP analisa, configura e coloca a solução em produção.

Depois do go-live, a organização assume internamente a utilização e administração.

Implementação + administração

A equipa interna utiliza a solução, enquanto a AISP continua a assegurar administração funcional, parametrização e evolução.

Implementação + operação documental

A AISP implementa a plataforma e participa também na própria Gestão Documental.

Esta abordagem combina tecnologia e capacidade operacional.

Serviço especializado

A organização pode já possuir tecnologia e necessitar apenas de um serviço específico.

Por exemplo:

• análise documental;
• Gestão Documental;
• homologação;
• formação;
• integração;
• administração.

Recursos dedicados

Em operações de maior dimensão, podem ser definidos recursos AISP com afetação parcial ou exclusiva ao projeto.

Este modelo permite ajustar capacidade e especialização ao volume real da operação.

 

Uma combinação de tecnologia e conhecimento especializado

Existem problemas que se resolvem sobretudo com tecnologia.

Outros exigem pessoas.

E muitos exigem ambas.

É por isso que a AISP combina três componentes.

Tecnologia

Para estruturar processos, automatizar tarefas, organizar informação e integrar sistemas.

Conhecimento especializado

Para interpretar requisitos, compreender processos HSE e documentais e desenhar soluções adequadas.

Capacidade operacional

Para executar, acompanhar e resolver aquilo que continua a exigir intervenção humana.

A combinação destas três dimensões permite adaptar o serviço àquilo que cada organização realmente necessita.

 

Da implementação à operação diária

Uma organização pode começar por uma necessidade tecnológica e acabar por necessitar também de administração ou operação documental.

Outra pode já possuir uma plataforma adequada e precisar apenas de reforçar a sua equipa.

Outra pode querer substituir processos manuais por uma solução integrada.

Outra pode precisar de ligar Gestão Documental a acessos, equipamentos ou outros sistemas.

A AISP pode intervir em diferentes pontos desse percurso.

Implementamos. Administramos. Operamos. Integramos. Formamos.

O modelo não é definido a partir de um pacote fechado.

É construído de acordo com a realidade da organização.

 

Fale-nos sobre o seu processo

Mostre-nos como trabalha atualmente.

Explique-nos os processos que pretende melhorar, as plataformas que utiliza, o volume envolvido e as principais dificuldades da operação.

Analisamos consigo a situação e identificamos o modelo de tecnologia e serviço mais adequado.

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