Durante muitos anos, as organizações viram a Gestão Documental sobretudo como uma forma de guardar, organizar e consultar documentos. Hoje, com a extração automática de informação, isso já não é suficiente.
Na verdade, os documentos contêm informação crítica para a operação: datas, requisitos, estados, entidades, valores, evidências, referências e muitos outros elementos que podem apoiar decisões, controlo e conformidade.
Por isso, foi precisamente essa visão que quisemos trazer para esta nova geração de Gestão Documental.
Extração automática de informação com Inteligência Artificial
Com recurso a Inteligência Artificial, a plataforma consegue extrair automaticamente informação contida nos documentos e transformá-la em dados estruturados e utilizáveis.
Assim, isto permite reduzir tarefas manuais, diminuir erros de transcrição e acelerar o tratamento da informação, mas para mim o ponto mais importante é outro:
passamos a retirar muito mais valor de cada documento.
Desta forma, a informação deixa de ficar “presa” num ficheiro e pode passar a alimentar processos, relatórios, indicadores e mecanismos de decisão.
Benefícios para a operação
Na prática, isso significa:
- Menos introdução manual de dados
- Mais rapidez no tratamento documental
- Informação estruturada e reutilizável
- Maior consistência e controlo
- Dados disponíveis para análise e reporte
- Melhor apoio à decisão
O impacto na área HSE
Por exemplo, na área HSE, onde a quantidade e diversidade documental são elevadas, esta capacidade pode fazer uma diferença muito significativa.
Ou seja, o documento deixa de ser apenas um ficheiro. Passa a ser uma fonte de informação.
Por fim, é esta mudança de lógica que considero verdadeiramente relevante: usar a tecnologia não apenas para gerir documentos, mas para transformar documentação em conhecimento útil para a organização.
Leia também: Documentos que alimentam automaticamente bases de dados e relatórios e A nova geração da Gestão Documental: o que muda, na prática?.
Quando os documentos incluem dados pessoais, a extração automática de informação deve respeitar o RGPD e as orientações da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).