A gestão documental é uma parte essencial de qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. Com o avanço da tecnologia e o aumento da quantidade de documentos gerados diariamente, as empresas têm procurado soluções eficientes para organizar, armazenar e gerir os seus documentos de forma segura e acessível. Nesse contexto, a implementação de uma plataforma de gestão documental tornou-se uma prática comum e necessária para garantir a eficiência e produtividade dos processos internos.
No entanto, antes de adotar uma plataforma de gestão documental, é fundamental definir previamente os requisitos documentais específicos da organização. Esse processo de planeamento é crucial para o sucesso da implementação, pois permite alinhar a plataforma às necessidades e objetivos da empresa, garantindo uma gestão documental eficiente e alinhada aos processos internos. Neste artigo, iremos explorar a importância de se definirem previamente os requisitos documentais antes de se implementar uma plataforma de gestão documental, destacando os benefícios desse planeamento estratégico.
Requisitos documentais
O primeiro passo para definir os requisitos documentais é compreender as necessidades específicas da empresa em relação à gestão de documentos. Isso inclui identificar os tipos de documentos gerados internamente e externamente, os processos que envolvem a criação, edição, aprovação e arquivo de documentos, bem como as necessidades de acesso e partilha de informações entre os colaboradores.
Ao compreender os requisitos documentais da empresa, é possível identificar quais funcionalidades e recursos são necessários na plataforma de gestão documental. Por exemplo, uma empresa que lida com uma grande quantidade de contratos e acordos pode necessitar de uma ferramenta que permita a assinatura eletrônica dos documentos, enquanto que uma empresa que trabalha com equipas remotas pode precisar de recursos avançados de colaboração e partilha de documentos.
Estabelecimento de objetivos e metas para a gestão documental
Após compreender os requisitos documentais, é importante estabelecer objetivos e metas para a gestão documental. Isso inclui definir o que se espera alcançar com a implementação da plataforma de gestão documental, como a redução do tempo gasto na procura por documentos, a melhoria da colaboração entre as equipas, a segurança das informações e o cumprimento de regulamentações e normas de proteção de dados.
Os objetivos e metas devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado (conhecidos como critérios SMART), para que possam ser monitorados e avaliados ao longo do processo de implementação.
Avaliando as opções de plataformas de gestão documental
Com os requisitos documentais e os objetivos definidos, é necessário avaliar as opções de plataformas de gestão documental disponíveis no mercado. Existem diversas soluções no mercado, cada uma com suas próprias características, funcionalidades e preços. A escolha da plataforma deve ser baseada nas necessidades da empresa e na sua capacidade de atender aos requisitos documentais estabelecidos.
É importante realizar uma pesquisa detalhada e, se possível, testar diferentes plataformas para avaliar qual delas melhor se adequa aos objetivos e requisitos da empresa. Além disso, é importante considerar a escalabilidade da plataforma, ou seja, a sua capacidade de suportar o crescimento e as mudanças futuras na organização.
Políticas de gestão documental
Antes de se implementar a plataforma de gestão documental, é fundamental definir as políticas de gestão documental. Isso inclui estabelecer diretrizes claras para a criação, classificação, nomeação, armazenamento, partilha, retenção e eliminação de documentos.
As políticas de gestão documental devem ser comunicadas a todos os colaboradores e integradas nos processos de trabalho. Além disso, é importante garantir que a plataforma de gestão documental suporte e facilite a aplicação dessas políticas, por meio de recursos como a criação de pastas, categorias, “tags” e permissões de acesso.
Capacitação e formação dos colaboradores
A implementação de uma nova plataforma de gestão documental requer o envolvimento e a capacitação dos colaboradores que a utilizarão no dia a dia. É fundamental fornecer formação e orientações sobre como utilizar a plataforma de forma eficiente e em conformidade com as políticas de gestão documental da organização.
Os colaboradores devem ser informados sobre as vantagens da nova plataforma, como a facilidade de acesso aos documentos, a agilidade na procura de informações, a segurança dos dados e a colaboração entre as equipas. Além disso, é importante destacar a importância da gestão adequada dos documentos, tanto para a eficiência dos processos internos quanto para o cumprimento de normas e regulamentações.
A capacitação dos colaboradores deve ser contínua, com a oferta de apoio técnico e acompanhamento após a implementação da plataforma. Isso garante que todos estejam aptos a utilizar a ferramenta de forma adequada e maximizar os benefícios da gestão documental.
Testes e avaliações
Antes de efetivar a implementação da plataforma de gestão documental em toda a organização, é recomendado realizar testes pilotos em grupos selecionados de colaboradores. Isso permite identificar possíveis problemas e ajustar a plataforma conforme as necessidades e “feedbacks” dos usuários.
Além disso, é importante estabelecer indicadores de desempenho para avaliar o sucesso da implementação da plataforma. Esses indicadores devem estar alinhados aos objetivos e metas estabelecidos no início do processo, como a redução do tempo de procura por documentos, o aumento da produtividade, a redução de erros e a melhoria da segurança da informação.
Monitorização e melhoria contínua
Após a implementação da plataforma de gestão documental, é fundamental monitorar continuamente o seu desempenho e os resultados alcançados. O Responsável pela Proteção de Dados (RPD) tem um papel importante nessa monitorização, garantindo que a plataforma esteja a ser utilizada de forma adequada e em conformidade com as políticas de gestão documental.
Com base nos resultados obtidos, é possível identificar possíveis melhorias e ajustes na plataforma. Isso inclui aperfeiçoar os processos de trabalho, atualizar as políticas de gestão documental e realizar novas formações para os colaboradores, se necessário.
Benefícios da definição dos requisitos documentais e adoção de uma plataforma de gestão documental
Definir previamente os requisitos documentais antes de implementar uma plataforma de gestão documental traz diversos benefícios tais como:
Maior eficiência e produtividade: ao alinhar a plataforma aos processos e necessidades da empresa, a gestão documental torna-se mais eficiente e produtiva, reduzindo o tempo gasto na procura por documentos e facilitando a partilha de informações entre as equipas.
Melhoria da segurança da informação: com a definição de políticas claras de gestão documental, a segurança da informação é reforçada, reduzindo o risco de roubo e violações de dados.
Conformidade com regulamentações e normas: ao garantir que a plataforma esteja em conformidade com as normas e regulamentações de proteção de dados, a empresa evita possíveis penalidades e riscos legais.
Melhoria da colaboração entre as equipas: com a gestão documental bem estruturada, a colaboração entre as equipas é facilitada, permitindo o acesso e partilha rápida de informações relevantes.
Maior controle e transparência: a plataforma de gestão documental permitem maior controle e transparência sobre o fluxo de documentos e o acesso às informações, garantindo uma gestão mais assertiva.
Redução do uso de papel: a gestão documental digitalizada reduz a dependência de documentos impressos, contribuindo para a sustentabilidade e a redução de custos operacionais.
Conclusão
A implementação de uma plataforma de gestão documental é uma decisão estratégica que traz inúmeros benefícios para a organização. No entanto, para garantir o sucesso dessa implementação, é fundamental definir previamente os requisitos documentais específicos da empresa.
O processo de definição dos requisitos documentais permite compreender as necessidades da organização, estabelecer objetivos claros, avaliar as opções de plataformas disponíveis, estabelecer políticas de gestão documental e capacitar os colaboradores para a utilização eficiente da ferramenta.
Ao seguir esse planeamento estratégico, a empresa assegura uma gestão documental eficiente, alinhada aos processos internos e em conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
