Durante muitos anos, a Gestão Documental teve, na prática, um objetivo relativamente simples: receber documentos, organizá-los, validá-los e garantir que estavam disponíveis quando necessário.
Hoje, isso já não chega.
Na verdade, as organizações trabalham com mais informação, mais requisitos, diferentes sistemas, novas geografias e processos cada vez mais interligados.
É por isso que falamos numa nova geração de Gestão Documental.
Não porque os documentos tenham deixado de ser importantes, mas porque passaram a fazer parte de um ecossistema muito mais amplo, onde informação, dados, workflows e processos operacionais precisam de funcionar em conjunto.
Os documentos deixam de ser apenas ficheiros
Um documento contém informação.
Por exemplo, datas, entidades, estados, referências, valores, evidências, requisitos, trabalhadores, equipamentos ou fornecedores são apenas alguns exemplos.
Além disso, com recurso a Inteligência Artificial, parte desta informação pode ser extraída, estruturada e reutilizada automaticamente.
O documento deixa, assim, de ser apenas um ficheiro armazenado.
Passa a ser também uma fonte de dados.
Desta forma, esta evolução permite reduzir tarefas manuais, evitar duplicação de informação e disponibilizar dados para relatórios, indicadores, mecanismos de controlo e processos de decisão.
A plataforma adapta-se à organização
Não existem duas empresas que trabalhem exatamente da mesma forma.
Ou seja, mudam os circuitos de aprovação, as responsabilidades, os requisitos, os níveis de acesso e os próprios processos.
Por isso, uma plataforma moderna não deve impor um modelo rígido.
Uma abordagem no-code permite configurar:
- Campos e formulários
- Estados e etapas
- Workflows
- Regras e permissões
- Requisitos e validações
- Relatórios e indicadores
Assim, o objetivo é permitir que a tecnologia acompanhe a realidade da organização, e não obrigar a organização a adaptar-se às limitações da tecnologia.
Workflows mais inteligentes
A Gestão Documental também pode deixar de depender de sequências manuais e de acompanhamento permanente por parte das equipas.
Os workflows podem apoiar a automatização de:
- Encaminhamento de informação
- Aprovações
- Notificações
- Tarefas
- Mudanças de estado
- Validações
- Responsabilidades por etapa
Por isso, o resultado são processos mais fluidos, previsíveis e rastreáveis.
Uma plataforma que não funciona isoladamente
Por exemplo, ERP, recursos humanos, manutenção, Business Intelligence, sistemas operacionais e plataformas HSE fazem parte do ecossistema tecnológico das organizações.
Por isso, a Gestão Documental deve conseguir comunicar com esse ecossistema.
Desta forma, APIs, integrações e interoperabilidade permitem que a informação circule entre sistemas, reduzindo a necessidade de introduzir manualmente os mesmos dados em diferentes aplicações.
A verdadeira transformação digital não acontece quando digitalizamos cada processo isoladamente.
Acontece quando conseguimos ligá-los.
Preparada para diferentes idiomas e geografias
Projetos, fornecedores e equipas trabalham cada vez mais em diferentes países.
A documentação também acompanha essa realidade.
Por isso, a capacidade multilingue passa a assumir um papel importante para organizações que gerem operações internacionais e precisam de tratar documentação em diferentes idiomas dentro da mesma plataforma.
Gestão Documental na prática: ligação a HSE e SST
Na área HSE e SST, a documentação está diretamente associada à operação.
Por exemplo, prestadores de serviços, trabalhadores, equipamentos, substâncias químicas, inspeções, auditorias, não conformidades, homologações e planos de ação fazem parte da mesma realidade.
Quando estes processos estão dispersos por diferentes sistemas, a informação fragmenta-se.
Quando estão ligados, torna-se possível criar uma visão muito mais integrada da operação.
Do documento à ação no terreno.
Gestão documental na prática: mais autonomia para as organizações
A nova geração de Gestão Documental não deve aumentar a dependência tecnológica.
Pelo contrário, deve reduzi-la.
Ou seja, as organizações precisam de conseguir adaptar processos, criar novos requisitos, alterar workflows e responder a novas necessidades sem transformar cada mudança num novo projeto de desenvolvimento.
Mais autonomia significa também maior rapidez de resposta.
O que muda na gestão documental, na prática?
Na verdade, muda a própria função da Gestão Documental.
Assim, deixa de ser apenas um sistema para armazenar e validar documentação.
Passa a ser uma plataforma capaz de:
- Interpretar informação
- Estruturar dados
- Automatizar processos
- Integrar sistemas
- Adaptar workflows
- Apoiar HSE e SST
- Trabalhar com diferentes idiomas
- Evoluir com a organização
Menos trabalho manual.
Mais autonomia e mais rastreabilidade.
Mais informação disponível e mais capacidade de evolução.
Na AISP-GEDOC, em parceria com a Glartek, é esta visão que estamos a trazer para uma nova geração de Gestão Documental.
Porque o futuro da Gestão Documental não está apenas em gerir melhor os documentos.
Está em fazer com que a informação que existe dentro deles trabalhe melhor para a organização.
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Para acompanhar a evolução da Inteligência Artificial e da transformação digital na Europa, consulte a estratégia digital da Comissão Europeia.