apesar de se tratar de uma base de dados dedicada não instalamos as aplicações nos servidores dos nossos clientes. Todas as aplicações são instaladas em Centros de Dados com equipas e manutenção disponíveis 24h/dia e 365 dias/ano. 

disponibilizamos a todos os nossos clientes a informação que considerarem necessária para averiguação de cumprimento do RGPD. Também estamos disponíveis para participar em testes de segurança promovidos pelos nossos clientes ou entidades parceiras. 

todas as bases de dados dos nossos clientes estão instaladas em centros de dados localizados na União Europeia. disponibilizamos a todos os nossos clientes a localização do centro de dados onde se encontra instalada a sua aplicação.

as atualizações da aplicação são gratuitas e são da responsabilidade dos nossos técnicos. Não tem que se preocupar com as operações de manutenção da aplicação.

as nossas aplicações são dedicadas, não as partilhamos com vários clientes. Sendo a base de dados dedicada podemos enviar uma cópia da base de dados de 6 em 6 meses para que possa ter um backup da documentação.

fazemos backups da base de dados para que possa recuperar a documentação eliminada por engano. Pode ser recuperada toda a documentação dos últimos 15 dias. Os backups são feitos em Centros de Dados distintos. Se eliminar todos os dados da sua aplicação, conseguimos restaurar em menos de 24h. Os acidentes acontecem e nós estamos preparados para isso. Queremos que se concentre no seu negócio e deixe os problemas técnicos connosco.

pode gerir todas as empresas do grupo na mesma aplicação.  Se as empresas do grupo estão em países diferentes pode ativar (sem qualquer custo) a utilização de diferentes idiomas em simultâneo.

todos os registos na plataforma são gratuitos e ilimitados. Não paga por trabalhador, empresa ou equipamento registado. A subscrição mensal é fixa para que possa controlar mensalmente os seus custos. No final do ano não fazemos qualquer ajuste. Saiba o que paga todos os meses sem surpresas.

a aplicação só solicita os documentos que você pretende gerir. Esta aplicação adapta-se a qualquer negócio porque não solicita documentos por defeito. É você quem decide quais os documentos que pretende gerir. Pode ainda configurar documentos por centro de trabalho, ou seja, dentro da mesma aplicação pode ter regras diferentes por categoria de empresa ou centro de trabalho.

a aplicação é configurada pelos nossos técnicos e de acordo com as suas orientações. Numa reunião presencial ou online os nossos técnicos registam as suas necessidades e com a informação recolhida parametrizam a aplicação.

a parametrização é feita no âmbito do nosso apoio técnico. Os nossos técnicos estão diariamente disponíveis  para o ajudar a alterar qualquer parametrização que não se enquadre nas suas necessidades. Não se preocupe com a parametrização pois podemos alterar a qualquer momento. 

Não usamos sistema de tickets para apoio técnico. Todos os nossos clientes têm apoio técnico dedicado por telefone e email. 

A sua flexibilidade e robustez.

A sua flexibilidade permite que possa usar a aplicação em qualquer atividade económica e que possa adaptar à sua realidade.

A robustez assegura a disponibilidade e segurança dos seus dados.

A aplicação tem mais de 10 anos de desenvolvimento, é uma aplicação muito madura e com provas dadas a nível nacional e internacional.

Através da aplicação pode gerir a documentação de todos os prestadores de serviços e por níveis de subcontratação. Você começa por identificar a documentação que pretende gerir dos seus prestadores de serviços. Depois de identificada a documentação e parametrizado o módulo CAE o processo de gestão da documentação é muito simples.

Breve resumo do processo:

Você começa por identificar tipologia das empresas prestadoras de serviços intervenientes na sua atividade (por exemplo: empresas de jardinagem, limpeza, eletricidade, etc.) e a documentação associada à tipologia das empresas prestadoras de serviços (por exemplo: certificações, seguros, etc.). A partir deste momento já pode registar as empresas prestadoras de serviços na sua aplicação e associar a uma tipologia criada por si. Se à tipologia estiver associada documentação, uma certificação ou um seguro por exemplo, a empresa prestadora de serviço receberá uma notificação automática a solicitar a documentação associada à tipologia.

O segundo passo é a criação de categorias profissionais ou postos de trabalho na aplicação e a identificação da documentação associada à categoria profissional ou posto de trabalho.

Depois de criadas as categorias, as empresas prestadoras de serviços já podem registar os seus trabalhadores e associar às respetivas categorias profissionais. Quando os trabalhadores começam a ser associados na aplicação, as empresas recebem na sua caixa de correio as notificações com a lista da documentação que têm que carregar na aplicação.  

O carregamento da documentação por parte dos prestadores de serviços é feito a partir do seu acesso externo na aplicação e documento a documento. Depois de carregado o documento as empresas prestadoras de serviços aguardam a análise do gestor documental da aplicação.

Caso a documentação esteja toda em dia, o trabalhador é sinalizado na aplicação com um semáforo verde (indicação de autorização de acesso). Para os trabalhadores que tiverem a documentação em dia pode ser emitido o cartão de identificação com a indicação do nome do trabalhador, empresa para quem trabalha, categoria profissional e zonas de trabalho a que pode ter acesso.

O cartão pode também ser usado para leitura do estado da documentação com o suporte da nossa aplicação eMoviliza.

São as empresas externas registadas na aplicação quem tem a responsabilidade de carregar a documentação na aplicação.

O centro de trabalho é “a afetação” do prestador de serviço. Um centro de trabalho pode ser um/a:

– contrato, auto, …

– zona restrita de uma unidade fabril, uma unidade fabril, …

–  parque eólico, central solar, barragem, …

– cliente, parceiro, fornecedor, …

– embarcação, viatura, táxi, …

– hipermercado, hotel, restaurante, …

– torre eólica, torre de comunicações, …

A flexibilidade do módulo de CAE é tão grande que podem usar para qualquer sector de atividade económica.

Se tiver dúvidas relacionadas com a aplicabilidade do módulo, entre em contacto connosco porque nós podemos ajudar fazendo parametrizações modelo.

A plataforma envia notificações sempre que a documentação é rejeitada (por não cumprir os critérios documentais), está prestes a ficar fora da validade ou ficou fora da validade. As notificações são parametrizáveis  por isso é vocês quem decide que notificações pretende receber e qual a periodicidade.

As notificações são enviadas para o(s) email(s) registado(s) na aplicação.

Para carregamento da documentação basta arrastar o documento para o espaço correspondente e indicar (se necessário) a data de validade. Pode aproveitar para registar alguma observação mas não é obrigatório.

Todos os documentos carregados carecem de validação por parte do gestor documental. Após a análise do documento o gestor documental pode validar ou rejeitar. A validação ou rejeição é feita através da aplicação. Em caso de rejeição o responsável pelo carregamento recebe uma notificação por email com o motivo da rejeição.

A aplicação está programada para partilhar documentos por forma a evitar a sua duplicação. Ao atribuir a um trabalhador várias empresas do grupo os seus documentos não são duplicados. 

Através do módulo CAE pode enviar a documentação que quiser para as empresas externas registadas na aplicação. O envio pode ser feito:

– após o registo da empresa externa

– após a associação de uma empresa externa a uma tipologia

– após a associação de uma empresa externa a um centro de trabalho

(válido também para trabalhadores e equipamentos)

A aplicação tem quatro menus:

Interno: menu de acesso da empresa detentora da licença de utilização da aplicação para gestão e consulta geral da documentação. Consegue visualizar todas as empresas registadas na aplicação e tem acesso à informação e documentação.

– Externo: menu de acesso das empresas externas prestadoras de serviços para gestão e consulta da sua própria documentação e das empresas que subcontrata. Cada empresa externa só consegue gerir e visualizar a sua documentação ou de empresas subcontratadas por si. Não consegue saber quantas e quais as empresas registadas na aplicação.

– Supervisão: menu de acesso para consulta da documentação.

– Cliente: menu de acesso para consulta da documentação caso a empresa detentora da licença da aplicação pretenda partilhar a documentação com os seus clientes.

– Quando uma empresa externa e registada na aplicação e recebe dados de acesso só consegue aceder à sua área de acesso. A área de acesso é restrita e privada, somente a empresa externa tem acesso à informação e documentação.