Quando uma organização implementa uma nova plataforma HSE ou de Gestão Documental, existe uma tendência natural para querer transportar toda a informação acumulada no sistema anterior. Anos de registos, empresas, trabalhadores, equipamentos, documentos, inspeções, ações, classificações e históricos representam conhecimento que ninguém quer perder.
Por isso, a migração é muitas vezes encarada como um exercício essencialmente técnico: identificar onde estão os dados, relacionar os campos do sistema antigo com a nova plataforma e transferir o maior volume de informação possível.
Mas os sistemas antigos não contêm apenas informação útil. Contêm também anos de duplicações, nomenclaturas inconsistentes, campos que deixaram de ser utilizados, registos incompletos, dados sem responsável e estruturas criadas para necessidades que entretanto desapareceram.
Quando tudo isto é transportado sem análise, a organização não começa apenas a trabalhar numa nova plataforma. Começa a trabalhar numa nova plataforma com parte dos problemas de informação do sistema anterior.
É por isso que uma migração deve ser tratada como uma decisão de negócio e de governance da informação, e não apenas como uma operação informática.
Migrar não significa copiar tudo
Nem todos os dados históricos têm o mesmo valor.
Alguma informação precisa de ser preservada por razões legais, regulamentares ou de auditoria. Outra continua a ter relevância operacional porque representa empresas, trabalhadores, equipamentos ou processos ativos. Existem também dados históricos que podem ser importantes para análise de tendências e comparação de desempenho ao longo do tempo.
Mas existir no sistema antigo não significa automaticamente que uma informação tenha de integrar a operação da nova plataforma.
Antes de migrar, existem quatro perguntas essenciais:
Esta informação continua a ser necessária?
Existe uma razão operacional, legal, regulamentar ou analítica para a manter?
Os dados têm qualidade suficiente para serem utilizados?
Existe alguém responsável por garantir a sua manutenção depois da migração?
Esta análise é particularmente importante em HSE e Gestão Documental, porque a qualidade da informação condiciona diretamente a qualidade dos processos que a plataforma consegue executar.
Um trabalhador duplicado pode apresentar dois estados documentais diferentes. Uma empresa registada com diferentes designações pode dificultar a consolidação dos seus prestadores. Um equipamento com identificadores inconsistentes pode aparecer como duas entidades distintas. A mesma formação registada com diferentes nomes pode dificultar a leitura das competências existentes.
Quanto mais automatizada for a plataforma, maior é a importância desta consistência. Regras, dashboards, alertas, integrações e Inteligência Artificial dependem dos dados que recebem.
Uma plataforma mais avançada não transforma automaticamente dados inconsistentes em informação fiável.
A migração é uma oportunidade para limpar e normalizar informação
Uma nova plataforma cria uma oportunidade pouco frequente: analisar criticamente a informação acumulada antes de continuar a utilizá-la.
Em organizações com vários centros, projetos ou geografias, é normal encontrar diferentes formas de representar a mesma realidade. Uma unidade pode utilizar uma determinada designação para uma empresa ou categoria enquanto outra utiliza uma nomenclatura diferente. Um tipo de formação pode aparecer com várias abreviaturas. Estados documentais semelhantes podem ter nomes diferentes.
Estas diferenças podem parecer pouco relevantes enquanto cada área trabalha isoladamente.
Tornam-se muito mais importantes quando a organização pretende utilizar uma plataforma comum, construir dashboards consolidados, comparar diferentes operações ou aplicar regras automáticas.
A migração pode ser utilizada para criar uma linguagem mais consistente.
Não significa eliminar todas as diferenças entre operações. Existem requisitos legítimos que variam entre projetos, países, clientes ou atividades. Uma determinada obra pode exigir documentação adicional. A legislação pode variar entre geografias. Alguns riscos podem justificar processos específicos.
O objetivo é distinguir entre uma diferença operacional necessária e uma inconsistência histórica.
Esta distinção permite criar uma estrutura comum sem ignorar a realidade de cada operação.
Para profissionais HSE, isto pode significar normalizar classificações de ocorrências, riscos, ações ou tipos de inspeção. Na Gestão Documental, pode significar estabelecer estruturas consistentes para empresas, trabalhadores, equipamentos, documentos, requisitos e estados.
Quanto mais coerente for a estrutura da informação, mais fácil será utilizá-la para análise, automatização e decisão.
Dados sem responsável voltam rapidamente a perder qualidade
Limpar informação antes da migração é importante, mas não é suficiente.
Uma base de dados pode estar perfeitamente organizada no momento do go-live e voltar progressivamente a degradar-se se não existir responsabilidade clara sobre a sua manutenção.
Quem pode criar uma nova categoria documental? Quem decide se duas empresas representam a mesma entidade? Quem corrige um trabalhador duplicado? Quem pode alterar a nomenclatura de uma formação? Quem é responsável pela estrutura de equipamentos? Quem decide que determinada informação deixou de ser necessária?
Estas são questões de governance.
E tornam-se ainda mais importantes quando a informação é utilizada por vários processos.
A identificação de um trabalhador pode estar relacionada com documentação, formação, competências, atividades e controlo de acessos. Um equipamento pode estar ligado a inspeções, certificados, manutenção e projetos. Uma empresa pode aparecer em processos de homologação, subcontratação, documentação e indicadores de conformidade.
Um erro introduzido num destes dados pode, portanto, propagar-se por diferentes áreas da plataforma.
Por isso, a migração deve servir também para definir ownership. Alguns conjuntos de informação precisam de responsáveis claros e de regras para criação, alteração e manutenção.
A qualidade dos dados não pode ser tratada apenas