A gestão documental é uma atividade crítica para todas as empresas. A quantidade de documentos gerados e mantidos por uma empresa pode ser vasta e variada, incluindo relatórios de inspeção, manuais de utilização, procedimentos, entre outros. Além disso, as empresas também enfrentam o desafio adicional de terem que gerir a documentação relacionada com as inspeções e manutenções de equipamentos de proteção individual, que são essenciais para garantir a segurança dos colaboradores e o cumprimento da legislação e regulamentação. Neste contexto, as plataformas de gestão documental surgem como uma ferramenta útil e eficaz para centralizar, organizar e controlar toda a documentação relevante, simplificando processos e garantindo a conformidade. Neste artigo, abordamos a utilidade das plataformas de gestão documental para o controlo de documentação e inspeções de equipamentos de proteção individual.

Centralização da documentação

Uma das principais vantagens das plataformas de gestão documental é a capacidade de centralizar toda a documentação num único local, acessível e seguro. Em vez de se arquivarem documentos importantes em pastas físicas ou sistemas de armazenamento desorganizados, as plataformas de gestão documental permitem que os utilizadores carreguem, organizem e acedam a todos os tipos de documentos a partir de qualquer dispositivo com acesso à plataforma.

Com a centralização da documentação, os processos de procura e acesso aos documentos tornam-se mais ágeis e eficientes, reduzindo o tempo gasto na localização de informações e evitando perdas ou duplicações de documentos. Além disso, a centralização facilita a partilha segura de informações relevantes com colaboradores autorizados, promovendo a colaboração e a disseminação de conhecimento técnico.

Organização e classificação de documentos

As plataformas de gestão documental permitem uma organização clara e intuitiva dos documentos, facilitando a classificação por categorias, tipos de documentos, data de criação, entre outros critérios. Essa organização estruturada torna a navegação na plataforma mais eficiente e simplifica a identificação e localização dos documentos necessários para inspeções e controlo.

A classificação dos documentos também é vantajosa para as inspeções, pois permite aos auditores ou colaboradores responsáveis acederem rapidamente os registos e comprovativos exigidos, reduzindo o tempo e o esforço necessários para validar a conformidade.

Controlo de versões e atualizações

A gestão documental envolve não apenas o armazenamento dos documentos, mas também o controlo de versões e atualizações. As plataformas de gestão documental permitem que as empresas mantenham um histórico completo das diferentes versões de um mesmo documento, assim como registem as atualizações e alterações realizadas ao longo do tempo.

Esse controlo de versões é especialmente relevante para as inspeções pois garante que os documentos relevantes estejam sempre atualizados e alinhados com as normas e regulamentações vigentes. Dessa forma, as empresas têm a garantia de que os colaboradores têm acesso a informações precisas e atualizadas, evitando erros e riscos associados a informações desatualizadas.

Gestão de prazos e notificações

A gestão de prazos é uma componente essencial para a realização de inspeções e manutenções adequadas. As plataformas de gestão documental podem incluir recursos para definir notificações e alertas sobre datas importantes, como a expiração de certificados de inspeção ou a realização de manutenções periódicas.

Estas notificações ajudam a evitar atrasos nas inspeções e manutenções, garantindo a segurança das operações e a conformidade com as regulamentações. Além disso, a gestão de prazos é útil para a renovação de certificados e licenças, assegurando que todos os documentos estejam sempre em dia.

Rastreabilidade e auditoria

A rastreabilidade é outra vantagem das plataformas de gestão documental, permitindo acompanhar o histórico de acessos e ações realizadas pelos utilizadores. Isso é especialmente útil para fins de auditoria e conformidade com as regulamentações.

As empresas podem rastrear quem acedeu a determinados documentos, quais as ações que foram realizadas, e quando essas ações ocorreram. Isso é importante para comprovar a conformidade com as exigências legais e para garantir que os dados e informações são tratados de forma adequada e segura.

Segurança e proteção de dados

A segurança da informação é uma preocupação crescente para as empresas, especialmente quando se trata de documentos sensíveis, como os relacionados a inspeções e manutenções de máquinas e equipamentos de trabalho. As plataformas de gestão documental normalmente incluem recursos de segurança avançados, como autenticação de dois fatores, criptografia de dados e controlo de acessos, garantindo a proteção dos documentos contra acessos não autorizados.

Além disso, a utilização de plataformas de gestão documental em nuvem oferece a vantagem de “backups” automáticos e armazenamento seguro de dados, minimizando o risco de perda de informações importantes em caso de falhas de “hardware” ou outros incidentes.

Conclusão

A utilização de plataformas de gestão documental para o controlo de documentação de gestão de equipamentos de proteção individual traz inúmeros benefícios para as empresas. A centralização e organização da documentação, o controlo de versões e atualizações, a gestão de prazos e notificações, a rastreabilidade e a segurança dos dados são recursos essenciais para garantir a eficiência dos processos, a conformidade com as regulamentações e a segurança das operações.

Com a crescente complexidade dos processos empresariais e a importância da conformidade com as regulamentações, as plataformas de gestão documental tornam-se uma ferramenta indispensável para a gestão eficiente e segura da documentação.

ler mais artigos >>