Gestão documental e sustentabilidade: Benefícios ambientais e económicos
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GEDOC
07/08/2024
Conhecimento · Conformidade documental
Conformidade documental: prova de que os requisitos estão cumpridos antes do trabalho começar
Há conformidade documental quando uma empresa, um trabalhador ou um equipamento tem todos os documentos exigidos para uma atividade, válidos e verificados. Não é um momento único: é um estado que muda e precisa de acompanhamento contínuo.
Em resumo
Boas práticas de conformidade documental
Seguros, fichas de aptidão e requisitos mudam ao longo do tempo e de projeto para projeto. O estado documental tem de acompanhar essas mudanças.
01
Requisitos por entidade, atividade e local
Cada empresa, trabalhador ou equipamento sabe exatamente o que tem de apresentar e onde.
02
Validação com critérios objetivos
Cada documento é validado com critérios definidos e fica registado quem o validou.
03
Três estados claros
Em falta, submetido por validar e válido. Compras, HSE e portaria sabem o que falta e quem tem de agir.
04
Histórico completo
As auditorias pedem evidências, não só o estado atual. O histórico mostra o que estava válido em cada data.
Conhecimento
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Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre documento submetido e documento válido?
Um documento submetido ainda não foi verificado. Só passa a válido depois de validado com critérios definidos, com registo de quem o validou.
Que legislação está na base dos requisitos em Portugal?
Entre outras, a Lei n.º 102/2009, sobre segurança e saúde no trabalho, e o Decreto-Lei n.º 273/2003, para estaleiros. A ACT disponibiliza informação oficial sobre ambos.
Como provar a conformidade numa auditoria?
Com o histórico completo de cada documento: quando foi submetido, quem o validou e até quando era válido. O estado atual, sozinho, não basta.
Sabe hoje, ao certo, quem está conforme?
Mostre-nos como verifica hoje a documentação dos seus prestadores. Mostramos-lhe como ter o estado de cada um sempre atualizado e com evidência.