Recursos gratuitos de gestão documental e HSE

Os recursos de gestão documental desta página são modelos gratuitos em PDF. Servem para organizar a homologação de prestadores e o controlo documental em HSE. Destinam-se a equipas de HSE, compras, operações e conformidade, sobretudo quando o processo ainda vive em papel ou em folhas de cálculo.

Um recurso de gestão documental é um modelo pronto a usar, como uma lista de verificação, uma matriz ou um guia. Define que documentos pedir, como validá-los, quem decide e quando renovar. Assim, as mesmas regras aplicam-se a todas as empresas, trabalhadores e equipamentos, com menos dúvidas e menos retrabalho.

Em resumo, nesta página encontra quatro modelos:

Lista de verificação: homologação de prestadores de serviços

Esta lista de verificação orienta a análise da empresa, dos trabalhadores e dos equipamentos antes da entrada em obra. Cada item tem colunas para assinalar conforme, não conforme ou não aplicável. Inclui, além disso, espaço para a decisão final e as assinaturas. Por isso, serve tanto para uma primeira homologação como para mobilizações rápidas.

Descarregar a lista de verificação de homologação (PDF)

Para aprofundar o tema, leia o conteúdo sobre homologação de empresas e prestadores de serviços.

Matriz de requisitos documentais por empresa, trabalhador e equipamento

A matriz reúne num único quadro o requisito, a quem se aplica e quando é obrigatório. Indica também o critério de validação, a validade e o responsável. Tem exemplos de requisitos típicos e linhas em branco para as regras de cada cliente ou local. Por isso, é a base para configurar alertas e workflows numa plataforma.

Descarregar a matriz de requisitos documentais (PDF)

Do mesmo modo, pode aprofundar o tema no conteúdo sobre gestão de requisitos documentais por empresa e atividade.

Modelo RACI para a gestão documental de prestadores

O modelo RACI distribui as atividades do processo por HSE, Compras, Operações, Prestador e Gestor da plataforma. Mostra quem executa, quem aprova, quem dá parecer e quem recebe informação. Abrange todo o processo, desde a definição de requisitos até ao fim dos trabalhos. Inclui uma proposta preenchida e uma matriz em branco, para que cada organização registe a sua versão aprovada.

Descarregar o modelo RACI (PDF)

Por outro lado, se o desafio é partilhar informação entre equipas, leia o conteúdo sobre visibilidade documental para Compras e HSE.

Guia de controlo de validades documentais

O guia identifica os documentos que normalmente têm prazo e propõe níveis de alerta configuráveis. Em seguida, descreve os passos a seguir quando um documento expira, da suspensão do acesso à reposição. Por fim, inclui um registo de validades e uma lista de verificação periódica.

Descarregar o guia de controlo de validades (PDF)

Em seguida, para ver como funcionam os alertas, leia o conteúdo sobre gestão de validades, alertas e renovações documentais.

Como usar estes recursos de gestão documental

Estes recursos de gestão documental são uma base de trabalho e não substituem a análise do seu caso concreto. Antes de os aplicar, convém ajustá-los ao contrato, à avaliação de riscos e à legislação aplicável a cada atividade.

  • Comece pela matriz de requisitos, porque define o que os outros modelos vão controlar.
  • Confirme os requisitos legais nas fontes oficiais. Por exemplo, a Lei n.º 102/2009 define o regime jurídico da segurança e saúde no trabalho, e o Decreto-Lei n.º 273/2003 aplica-se a estaleiros. Consulte também a Autoridade para as Condições do Trabalho.
  • Recolha apenas os dados pessoais necessários, de acordo com o RGPD, e defina por quanto tempo os conserva.
  • Use o modelo RACI para acordar responsabilidades antes de configurar perfis e notificações numa plataforma.

Para os termos usados nos modelos, como homologação, evidência ou validade, consulte o glossário de gestão documental e HSE. Já para uma visão completa do processo, veja a página sobre gestão de prestadores e subcontratados.

Como a AISP-GEDOC ajuda

Estes recursos de gestão documental resolvem o ponto de partida. No entanto, o volume de documentos, prestadores e prazos cresce depressa, e o controlo manual deixa de ser suficiente. A AISP-GEDOC trabalha em gestão documental há mais de 20 anos. Além disso, implementa a plataforma de gestão documental e HSE da Glartek, onde estes modelos passam a regras configuradas.

  • Implementação e administração da plataforma, com tipologias, requisitos, workflows e alertas ajustados ao seu processo.
  • Operação diária de validação documental e homologação de prestadores, bem como apoio técnico especializado.
  • Credenciais de identificação (GEDOC ID) e induções de segurança digitais (GEDOC SafetyGo), para que só entre quem cumpre.

Quer passar destes modelos para um processo digital? Fale com a nossa equipa e conheça os serviços de gestão documental e HSE.

Perguntas frequentes

Os modelos em PDF são gratuitos e podem ser adaptados?

Sim. Os quatro recursos de gestão documental são gratuitos e podem ser impressos, preenchidos à mão e adaptados à realidade de cada organização. Contudo, os exemplos de requisitos e de responsabilidades são indicativos. Por isso, convém revê-los com HSE, compras e operações. Confirme-os, além disso, face ao contrato, aos riscos e à legislação aplicável.

Por onde devo começar a organizar a documentação de prestadores?

O ponto de partida mais útil é a matriz de requisitos documentais. Afinal, é ela que define o que se pede a cada empresa, trabalhador e equipamento. Em seguida, a lista de verificação aplica essa matriz antes da entrada em obra. Por fim, o guia de validades mantém a conformidade ao longo dos trabalhos. Já o modelo RACI clarifica quem faz o quê.

Quando faz sentido passar dos modelos em papel para uma plataforma?

Faz sentido quando o volume de prestadores, documentos e prazos já não se acompanha à mão. Sobretudo, quando várias equipas precisam da mesma informação em tempo real. Numa plataforma, os requisitos, as validações e os alertas ficam configurados. Assim, o histórico de decisões fica registado e o estado documental é visível no momento do acesso ao local.

Artigos e publicações sobre homologação de prestadores