Uma organização implementa uma plataforma HSE, configura processos, migra informação, cria utilizadores, realiza formação e coloca o sistema em produção. O objetivo é claro: centralizar informação, reduzir trabalho manual, melhorar a rastreabilidade e substituir progressivamente folhas Excel, emails e ficheiros dispersos. No entanto, alguns meses depois, começam novamente a aparecer folhas de cálculo. Uma equipa cria um Excel para controlar ações pendentes, outra mantém uma lista paralela de trabalhadores, alguém prepara manualmente a relação de documentos a caducar e determinados responsáveis continuam a pedir informação por email antes de tomar uma decisão.
É fácil interpretar esta situação como resistência dos utilizadores à mudança. Por vezes existe efetivamente resistência, mas essa explicação é demasiado simples. Quando pessoas que já dispõem de uma plataforma empresarial continuam a criar ferramentas paralelas, vale a pena analisar o que as está a levar a fazê-lo. Na maioria das vezes, o utilizador não escolhe o Excel porque prefere deliberadamente trabalhar fora do sistema. Escolhe-o porque precisa de resolver uma necessidade e encontrou ali uma forma mais rápida, mais flexível ou mais compreensível de o fazer.
O Excel, nestes casos, não é necessariamente o problema. É frequentemente o sintoma de que alguma parte do processo digital ainda não está a funcionar como deveria.
O regresso ao Excel começa muitas vezes com uma necessidade legítima
Imagine uma equipa HSE que precisa de acompanhar diariamente trabalhadores com documentação pendente, formações próximas da validade e equipamentos que aguardam inspeção. A plataforma contém toda esta informação, mas obtê-la exige vários filtros, diferentes ecrãs ou a intervenção de um administrador. Um dos utilizadores exporta os dados para Excel para conseguir visualizar tudo numa única tabela. A solução resulta. No dia seguinte atualiza o ficheiro. Depois partilha-o com outro colega. Algumas semanas mais tarde, essa folha já faz parte do processo.
O mesmo pode acontecer na Gestão Documental. A plataforma controla documentação de empresas e trabalhadores, mas determinada equipa necessita de uma visão específica por obra. Como essa informação não está imediatamente disponível da forma pretendida, é criada uma lista paralela. Inicialmente serve apenas para acompanhamento. Depois são acrescentados comentários, responsáveis e datas. Progressivamente, parte do conhecimento operacional deixa de estar na plataforma e passa para o ficheiro.
Nenhuma destas decisões é necessariamente irracional. Pelo contrário: o utilizador está a tentar fazer o seu trabalho. O problema é que, quando estas soluções se consolidam, a organização começa a perder algumas das vantagens que justificaram a implementação da plataforma. Passam a existir diferentes versões da mesma informação, dados atualizados em momentos diferentes, controlos sem histórico estruturado e decisões tomadas com base em ficheiros cujo conteúdo pode já não refletir o estado real do sistema.
Para uma área HSE, esta fragmentação é particularmente relevante. Uma informação sobre conformidade, requisitos, ações corretivas, formação ou estado de um trabalhador deve ser fiável no momento em que é consultada. Se a plataforma indica uma situação e a folha Excel apresenta outra, surge imediatamente uma questão crítica: qual das duas representa a realidade?
Quando a plataforma acrescenta trabalho em vez de o retirar
Um dos principais fatores de adoção de qualquer plataforma é a relação entre o esforço exigido ao utilizador e o valor que ele recebe em troca. Se executar uma tarefa digitalmente exigir mais passos do que o processo anterior, a tendência para procurar alternativas aumenta. Isto torna-se especialmente evidente em contextos operacionais, onde o utilizador não está sentado permanentemente em frente a um computador. Um técnico que realiza uma inspeção, um supervisor que acompanha uma equipa, um trabalhador que comunica uma ocorrência ou um prestador que submete documentação querem concluir a tarefa necessária e regressar à sua atividade.
É neste ponto que pequenas decisões de configuração podem ter um impacto enorme. Um formulário com campos desnecessários, informação introduzida mais do que uma vez, sucessivos ecrãs para concluir uma tarefa ou aprovações que não acrescentam uma decisão efetiva podem parecer detalhes durante a implementação. Multiplicados por centenas ou milhares de utilizações, transformam-se em fricção operacional. E a fricção cria atalhos.
Por isso, digitalizar um processo não pode significar apenas reproduzir dentro da plataforma tudo aquilo que anteriormente existia em papel, email ou Excel. Alguns processos foram construídos ao longo dos anos precisamente para compensar limitações das ferramentas disponíveis. Se forem integralmente replicados numa nova plataforma, a tecnologia muda, mas a complexidade permanece.
Para profissionais HSE, esta reflexão é particularmente importante. Existem controlos que não podem ser simplificados apenas por conveniência, porque respondem a requisitos de segurança, conformidade ou rastreabilidade. Mas também existem etapas que se foram acumulando sem que alguém volte a questionar a sua utilidade. Uma implementação é uma oportunidade para distinguir umas das outras.
A plataforma deve digitalizar aquilo que é necessário controlar, mas deve também eliminar aquilo que deixou de acrescentar valor.
O utilizador de terreno tem de fazer parte do desenho do processo
Muitas decisões de implementação são tomadas em reuniões onde participam gestores, responsáveis de projeto, IT, HSE e fornecedores tecnológicos. Estas pessoas têm uma visão fundamental sobre requisitos, segurança, governance e objetivos do projeto. Mas existe outra perspetiva igualmente importante: a de quem vai utilizar o processo diariamente.
Uma funcionalidade pode parecer simples numa demonstração e revelar-se pouco prática no terreno. O dispositivo utilizado pode ser diferente daquele em que o processo foi testado. A conectividade pode ser limitada. O utilizador pode estar com equipamentos de proteção individual, deslocar-se entre diferentes áreas ou dispor de poucos minutos para concluir a tarefa. Um procedimento que parece perfeitamente aceitável num computador pode tornar-se excessivamente complexo num telemóvel ou tablet.
O mesmo princípio aplica-se à Gestão Documental. Quem desenha um processo pode considerar evidente onde deve ser submetido determinado documento, que nomenclatura deve ser utilizada ou porque existe determinado estado. Para um prestador que entra na plataforma algumas vezes por mês, a experiência pode ser completamente diferente. Se não compreender o que lhe está a ser solicitado, procurará ajuda, enviará o documento por email ou encontrará outro canal. Nesse momento, o problema de adoção transforma-se também num problema administrativo para a equipa que terá de tratar manualmente essa informação.
Envolver utilizadores reais antes de fechar a configuração permite detetar esta diferença. O objetivo não é entregar o desenho do processo ao utilizador final, mas testar se aquilo que foi desenhado funciona nas condições em que será efetivamente utilizado. Para a área HSE, isto é particularmente importante porque qualidade e quantidade de informação estão diretamente relacionadas com a facilidade de participação. Um sistema de reporting pouco utilizado não produz necessariamente uma operação mais segura; pode simplesmente estar a produzir menos informação sobre aquilo que realmente acontece.
O Excel também aparece quando a plataforma não responde suficientemente depressa à mudança
Existe ainda outra razão frequente para o aparecimento de processos paralelos: a operação muda mais depressa do que a plataforma.
Surge um novo projeto com requisitos específicos. Um cliente passa a exigir determinada documentação. Uma função necessita de uma nova competência. É criado um indicador adicional. A organização pretende acompanhar uma situação que não existia quando a solução foi implementada. Se cada pequena alteração implicar um processo longo, desenvolvimento específico ou vários níveis de aprovação técnica, os utilizadores procuram uma resposta imediata. E a ferramenta mais acessível costuma ser novamente o Excel.
Isto demonstra porque a configurabilidade das plataformas é tão importante. Campos, requisitos, workflows, estados, notificações, dashboards e regras devem poder evoluir sem transformar cada necessidade operacional num projeto de desenvolvimento. No entanto, configurabilidade não significa ausência de controlo. Uma alteração num requisito pode afetar centenas de trabalhadores; uma modificação num workflow pode mudar aprovações; uma nova permissão pode alterar o acesso a informação. A autonomia tem de existir acompanhada de governance.
A organização precisa, portanto, de um modelo capaz de responder à mudança com rapidez, mas também com coerência. Algumas alterações poderão ser executadas por administradores internos, outras deverão ser acompanhadas pelo implementador e determinadas necessidades exigirão intervenção do fabricante. O importante é que o processo esteja definido e que a plataforma consiga acompanhar a operação sem obrigar continuamente os utilizadores a construir sistemas paralelos.
É precisamente aqui que apoio técnico, administração funcional e adoção se encontram. Uma plataforma pode ter sido muito bem implementada e começar progressivamente a perder adesão se não existir capacidade para a adaptar à evolução do negócio.
Eliminar o Excel não deve ser o objetivo
Num projeto de transformação digital, é tentador definir como objetivo “acabar com o Excel”. Mas esta não é necessariamente a abordagem correta. O Excel continua a ser uma ferramenta extremamente útil para análise, exploração de dados e inúmeras tarefas empresariais. O problema surge quando uma folha de cálculo passa a substituir silenciosamente uma parte de um processo que deveria estar controlado na plataforma corporativa.
Por isso, em vez de perguntar quantos ficheiros Excel continuam a existir, pode ser mais útil perceber porque existem. Que necessidade estão a resolver? Que informação não está suficientemente acessível? Que processo é considerado demasiado complexo? Que tarefa continua manual? Que decisão os utilizadores não conseguem tomar diretamente a partir da plataforma?
Estas perguntas transformam os processos paralelos numa fonte de informação sobre a própria implementação.
Se os utilizadores exportam constantemente determinados dados, talvez seja necessário criar uma visão ou dashboard mais adequado. Se mantêm listas próprias de pendências, talvez os estados e alertas existentes não estejam suficientemente claros. Se utilizam Excel para consolidar informação de diferentes projetos, pode existir uma necessidade de reporting transversal. Se controlam manualmente validades, a automatização e as notificações podem necessitar de revisão.
O objetivo não é obrigar o utilizador a abandonar uma ferramenta por decreto. É fazer com que deixe de necessitar dela para executar aquele processo.
Esta diferença é essencial. A adoção não se impõe. Constrói-se quando a plataforma se torna efetivamente a forma mais simples, segura e fiável de realizar o trabalho.
Para HSE, processos paralelos também significam perda de visibilidade
Quando uma parte relevante da atividade continua fora da plataforma, existe um risco adicional para quem gere HSE: a informação disponível pode deixar de representar a realidade completa da organização.
Um dashboard só consegue mostrar aquilo que foi registado. Uma taxa reduzida de ocorrências não significa necessariamente que existam poucos perigos se parte das situações estiver a ser comunicada através de outros canais. Um indicador de ações corretivas pode parecer positivo enquanto algumas equipas mantêm controlos próprios. Um relatório de conformidade pode não representar todas as exceções se parte das decisões estiver registada em ficheiros locais.
Por isso, a adoção de uma plataforma HSE não é apenas uma questão tecnológica ou de produtividade. Está diretamente relacionada com a qualidade dos dados utilizados para gerir segurança, conformidade e risco.
Quanto maior for a adesão ao processo comum, mais completa tende a ser a informação. Quanto mais completa for a informação, melhor é a capacidade de identificar padrões, comparar projetos, antecipar problemas e tomar decisões.
É esta relação que torna importante observar sinais aparentemente simples, como o aparecimento de folhas Excel paralelas.
Podem não representar um problema grave. Mas podem estar a dizer à organização que existe alguma coisa que a plataforma ainda não está a resolver da melhor forma.
A pergunta não é “porque continuam a usar Excel?”
Quando os utilizadores regressam a ferramentas paralelas depois da implementação de uma plataforma, a primeira reação não deveria ser responsabilizá-los pela falta de adesão.
A pergunta mais útil é outra:
“Que necessidade estão a tentar resolver fora da plataforma e porque não a estão a conseguir resolver dentro dela?”
A resposta pode estar na formação. Pode estar na configuração. Pode estar no desenho do workflow. Pode estar numa funcionalidade que ainda não foi implementada. Pode estar numa mudança recente da operação ou simplesmente num processo que continua demasiado complexo.
Identificar essa causa permite melhorar a solução.
Uma plataforma HSE ou de Gestão Documental não deve ser considerada concluída no momento em que entra em produção. Deve continuar a ser observada, ajustada e melhorada à medida que os utilizadores e a organização aprendem com a utilização real.
Porque o verdadeiro objetivo da transformação digital não é substituir uma folha Excel por um ecrã.
É criar uma forma de trabalhar mais simples, mais controlada, mais rastreável e mais útil para quem precisa de tomar decisões.
Quando isso acontece, os utilizadores não precisam de ser obrigados a abandonar os processos paralelos.
Deixam simplesmente de precisar deles.