As tecnologias digitais têm transformado a forma como as empresas gerem as suas operações e processos. A utilização de etiquetas digitais ou “tags” em máquinas e equipamentos para acesso ao estado da documentação tem-se revelado uma solução eficiente e inovadora, que permite otimizar a gestão da informação relevante para o funcionamento e a manutenção destes ativos. Neste artigo, analisamos as vantagens da utilização de etiquetas digitais nas máquinas e equipamentos para acesso ao estado da documentação e mostramos como esta tecnologia contribui para a eficiência operacional, a rastreabilidade e a segurança das operações.
Acesso rápido à documentação com etiquetas digitais
Uma das principais vantagens de utilizar etiquetas digitais nas máquinas e equipamentos é a possibilidade de acesso rápido à documentação essencial para o funcionamento, manutenção e inspeção dos ativos. Através da leitura de uma etiqueta digital, colaboradores, técnicos e inspetores têm acesso imediato a manuais de operação, relatórios de manutenção, certificados de inspeção, fichas técnicas e outros documentos relevantes.
Este acesso rápido e direto à documentação elimina a necessidade de pesquisas em sistemas complexos ou pastas físicas e reduz o tempo gasto na localização da informação necessária. Traduz-se, assim, em maior eficiência operacional, permitindo que os colaboradores se concentrem nas suas atividades-chave sem interrupções causadas pela procura de documentos.
Rastreabilidade das atividades
A utilização de etiquetas digitais nas máquinas e equipamentos também contribui para a rastreabilidade das atividades relacionadas com esses ativos. Cada vez que alguém lê a etiqueta, o sistema regista a data, a hora e a identificação do colaborador ou técnico responsável. Este registo permite acompanhar o histórico de manutenções, inspeções e outras intervenções realizadas em cada máquina ou equipamento ao longo do tempo.
Com efeito, a rastreabilidade é uma ferramenta valiosa para fins de auditoria e controlo de qualidade. Permite às empresas demonstrar a conformidade com normas e regulamentos e facilita a identificação de possíveis falhas ou problemas recorrentes nos ativos. Esta informação é útil para melhorar os processos de manutenção e o desempenho geral das máquinas e equipamentos.
Facilidade na atualização de documentos
Com a utilização de etiquetas digitais, a atualização de documentos relacionados com as máquinas e equipamentos torna-se uma tarefa mais simples e rápida. Por exemplo, em vez de substituir manuais e fichas técnicas em papel, a empresa pode fazer as atualizações digitalmente e refleti-las de imediato nas etiquetas associadas aos ativos.
Esta facilidade na atualização de documentos garante que colaboradores e técnicos têm sempre acesso à informação mais recente sobre os ativos. Por isso, a utilização de etiquetas digitais evita o recurso a documentos desatualizados e reduz o risco de erros e acidentes resultantes de informação obsoleta.
Maior segurança nas operações
A segurança nas operações é uma preocupação prioritária para as empresas, especialmente em ambientes industriais e em setores com riscos elevados. Nesse sentido, a utilização de etiquetas digitais nas máquinas e equipamentos contribui para a segurança das operações de diversas formas.
Primeiramente, ao fornecer acesso rápido à documentação de segurança e operação, as etiquetas digitais ajudam os colaboradores a seguir os procedimentos adequados e a reduzir o risco de acidentes. Em segundo lugar, contribuem para a identificação de máquinas e equipamentos sujeitos a restrições ou manutenções especiais.
Além disso, a rastreabilidade das atividades que as etiquetas digitais proporcionam permite um melhor controlo sobre a realização das inspeções e manutenções periódicas. Assim, a empresa garante que estas ações decorrem dentro dos prazos estabelecidos e de acordo com a regulamentação aplicável.
Integração com sistemas de gestão documental
As empresas utilizam cada vez mais plataformas de gestão documental para centralizar e organizar a documentação relevante. Estas plataformas podem integrar as etiquetas digitais das máquinas e equipamentos, facilitando ainda mais o acesso e a gestão dos documentos.
Por exemplo, a integração com sistemas de gestão documental permite atualizar e armazenar automaticamente as informações obtidas através das etiquetas nos repositórios de documentos da empresa. Desse modo, agiliza a manutenção e o controlo da documentação, garantindo que os documentos estão sempre disponíveis e atualizados.
Tipos de etiquetas digitais
Existem várias tecnologias de etiquetas, cada uma com vantagens próprias:
| Tecnologia | Como funciona | Quando usar |
|---|---|---|
| Código QR | Lido com a câmara do telemóvel | Solução simples e barata para a maioria dos equipamentos |
| NFC | Leitura por aproximação do telemóvel | Ambientes sujos ou onde o código QR se degrada |
| RFID | Leitura à distância com leitores próprios | Inventários rápidos de muitos equipamentos |
Em muitos casos, o código QR é suficiente. No entanto, em ambientes com pó, óleo ou exposição ao exterior, convém escolher etiquetas resistentes ou tecnologias como o NFC.
O enquadramento legal dos equipamentos de trabalho
O Decreto-Lei n.º 50/2005 obriga o empregador a garantir que os equipamentos de trabalho são adequados e mantidos em boas condições. Além disso, os equipamentos sujeitos a deterioração devem ser objeto de verificações periódicas, cujos resultados devem estar disponíveis. Assim, uma etiqueta digital que mostra no local o estado da última verificação e os documentos associados ajuda a cumprir esta obrigação e a demonstrá-la numa inspeção.
Exemplo prático: Plataformas elevatórias numa obra
Imagine uma obra com dez plataformas elevatórias de diferentes subempreiteiros. Cada máquina recebe uma etiqueta com código QR, ligada à plataforma de gestão documental. Antes de iniciar o trabalho, o operador lê a etiqueta e vê se a verificação periódica está válida e se tem formação registada para operar aquele equipamento.
Sempre que a verificação está caducada, a etiqueta mostra um aviso claro e o encarregado é notificado. Como resultado, nenhuma máquina é usada fora das condições exigidas e o coordenador de segurança tem a evidência de todos os controlos realizados, organizada por equipamento e por empresa.
Lista de verificação para a implementação
- Inventário de equipamentos a etiquetar.
- Escolha da tecnologia adequada ao ambiente.
- Documentos obrigatórios associados a cada equipamento.
- Indicação visual clara do estado: válido, a caducar ou caducado.
- Permissões definidas para quem pode consultar e atualizar.
- Procedimento para substituir etiquetas danificadas.
Erros comuns a evitar
Um erro frequente é colar etiquetas em locais de difícil acesso ou sujeitos a desgaste. Outro erro é associar a etiqueta a documentos desatualizados, o que dá uma falsa sensação de segurança. Além disso, quando o sistema regista quem lê as etiquetas, a empresa deve informar os trabalhadores e respeitar o RGPD.
Ligação às autorizações de trabalho
As etiquetas digitais ganham ainda mais valor quando estão ligadas às autorizações de trabalho. Por exemplo, antes de uma intervenção num equipamento com energias perigosas, o técnico lê a etiqueta e acede ao procedimento de consignação, à lista de verificação e à autorização emitida. Em seguida, regista no próprio local a conclusão de cada passo. Dessa forma, a informação deixa de estar dispersa em papéis e fica associada ao equipamento, com data e responsável.
Além disso, esta ligação facilita a análise posterior. Se ocorrer um incidente, a empresa consegue reconstituir rapidamente que verificações foram feitas, por quem e quando. Do mesmo modo, os relatórios mostram que equipamentos têm mais intervenções e ajudam a planear a manutenção preventiva.
Indicadores a acompanhar
- percentagem de equipamentos com etiqueta ativa;
- equipamentos com verificação periódica caducada;
- número de leituras por equipamento e por mês;
- tempo médio de atualização da documentação após uma intervenção.
Perguntas frequentes
É preciso uma aplicação própria para ler as etiquetas?
Nem sempre. Os códigos QR podem abrir uma página segura no navegador, embora uma aplicação permita funcionalidades adicionais, como o registo de inspeções.
As etiquetas funcionam sem ligação à Internet?
Algumas aplicações permitem consultar informação guardada previamente no dispositivo. Ainda assim, para garantir que os dados estão atualizados, é preferível ter ligação no momento da leitura.
Quem deve poder atualizar a informação associada à etiqueta?
Apenas pessoas autorizadas, como o responsável de manutenção ou o técnico de segurança. Em contrapartida, os operadores e os subempreiteiros devem, em regra, ter acesso de consulta. Desse modo, a informação mantém-se fiável e cada alteração fica registada com data e autor.
As etiquetas servem também para equipamentos de subempreiteiros?
Sim. Aliás, é aí que trazem mais valor, porque permitem ao dono da obra ou à empresa cliente verificar no local a documentação de equipamentos que não são seus, sem depender de pastas em papel.
Conclusão: As vantagens das etiquetas digitais
A utilização de etiquetas digitais nas máquinas e equipamentos para acesso ao estado da documentação é uma solução inovadora e eficiente, que permite otimizar a gestão da informação relevante para a operação e a manutenção destes ativos. Através do acesso rápido à documentação, da rastreabilidade das atividades, da facilidade de atualização dos documentos, de uma maior segurança nas operações e da integração com sistemas de gestão documental, as empresas podem alcançar maior eficiência operacional, conformidade regulamentar e melhorias na segurança e no desempenho dos seus ativos. Em suma, a adoção desta tecnologia representa um passo significativo rumo a uma gestão mais inteligente e segura dos processos industriais e de manutenção.
Leia também: Equipamentos de trabalho também precisam de controlo documental e A documentação de equipamentos é essencial para uma operação segura.
Para conhecer as obrigações legais relativas a equipamentos de trabalho, consulte a Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT).