Validação documental

A validação documental de prestadores é a verificação de que cada documento submetido por uma empresa ou trabalhador externo é autêntico, legível, válido e adequado ao requisito a que responde. Em suma, não basta receber um ficheiro: é preciso confirmar que ele prova aquilo que a organização exige.

Um seguro pode estar dentro da validade e, ainda assim, não cobrir a atividade em causa. Do mesmo modo, um certificado de formação pode existir, mas não corresponder à função do trabalhador. Por isso, a validação exige critérios claros e conhecimento do contexto.

O que verificar na validação documental de prestadores

• Tipo de documento e correspondência com o requisito definido.
• Entidade emitente, titular e datas de emissão e de validade.
• Âmbito, por exemplo atividades cobertas, capitais seguros ou tipo de formação.
• Legibilidade e integridade do ficheiro, bem como sinais de alteração.
• Coerência com outros documentos da mesma empresa ou do mesmo trabalhador.

Quando um documento não cumpre, a rejeição deve indicar o motivo de forma clara, para que o prestador corrija à primeira. Além disso, cada decisão deve ficar registada, já que as auditorias pedem evidência de quem validou e com que critério.

A inteligência artificial já apoia a leitura de datas e a classificação de documentos, embora a decisão final em casos ambíguos deva continuar nas mãos de uma pessoa. Para boas práticas sobre registos e evidências, a norma ISO 15489-1 é uma referência útil.

A AISP-GEDOC disponibiliza equipas especializadas de gestão documental e homologação que validam documentação de acordo com os requisitos definidos. Agendar uma apresentação. Em seguida, encontra os artigos que publicámos sobre o tema.