A validação documental de prestadores é a verificação de que cada documento submetido por uma empresa ou trabalhador externo é autêntico, legível, válido e adequado ao requisito a que responde. Em suma, não basta receber um ficheiro: é preciso confirmar que ele prova aquilo que a organização exige.
Um seguro pode estar dentro da validade e, ainda assim, não cobrir a atividade em causa. Do mesmo modo, um certificado de formação pode existir, mas não corresponder à função do trabalhador. Por isso, a validação exige critérios claros e conhecimento do contexto.
Quando um documento não cumpre, a rejeição deve indicar o motivo de forma clara, para que o prestador corrija à primeira. Além disso, cada decisão deve ficar registada, já que as auditorias pedem evidência de quem validou e com que critério.
A inteligência artificial já apoia a leitura de datas e a classificação de documentos, embora a decisão final em casos ambíguos deva continuar nas mãos de uma pessoa. Para boas práticas sobre registos e evidências, a norma ISO 15489-1 é uma referência útil.
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