A internacionalização traz crescimento, novas oportunidades e acesso a diferentes mercados. Mas as operações internacionais também acrescentam complexidade.
Novos países significam novos requisitos, novas equipas, novos fornecedores, diferentes idiomas, diferentes enquadramentos legais e, muitas vezes, novas formas de trabalhar.
O problema surge quando cada nova realidade é resolvida com mais uma ferramenta, mais uma folha Excel, mais uma pasta, mais um fluxo de emails ou até uma nova plataforma.
Assim, aquilo que começou como uma solução local rapidamente se transforma numa arquitetura fragmentada.
E quanto mais a organização cresce, mais difícil se torna manter uma visão global.
Mais geografias não deveriam significar mais sistemas
Na verdade, é comum encontrar organizações em que diferentes países ou projetos utilizam processos documentais distintos.
Cada equipa cria a sua própria estrutura.
Por sua vez, cada projeto adapta os seus ficheiros.
Cada geografia desenvolve os seus critérios.
A determinada altura, coexistem:
– várias plataformas;
– diferentes folhas de controlo;
– bases de dados separadas;
– processos dependentes de email;
– critérios documentais pouco uniformes;
– nomenclaturas diferentes;
– informação duplicada;
– pouca capacidade de consolidação.
Individualmente, cada solução pode parecer adequada.
Mas, quando olhamos para a organização como um todo, o resultado é uma estrutura mais complexa, mais difícil de gerir e menos escalável.
A complexidade operacional cresce mais depressa do que a organização
Multiplicar ferramentas significa também multiplicar pontos de falha.
Por exemplo, a mesma informação pode ter de ser introduzida várias vezes.
Um documento pode estar atualizado num sistema e desatualizado noutro.
Além disso, uma regra pode ser interpretada de forma diferente entre equipas.
Um relatório global pode obrigar à consolidação manual de informação proveniente de várias fontes.
E uma simples pergunta pode tornar-se difícil de responder:
Quantos trabalhadores estão conformes em todos os projetos?
Que documentação vai caducar nos próximos dias?
Quais as empresas que apresentam maior número de pendências?
Que equipamentos estão bloqueados?
Quais os requisitos que estão a impedir o início de trabalhos?
Que geografia apresenta maior risco documental?
Quando a informação está dispersa, a resposta depende frequentemente de várias pessoas, vários ficheiros e várias plataformas.
Centralizar operações internacionais não significa eliminar as diferenças
No entanto, uma plataforma única não significa obrigar todas as geografias a trabalhar exatamente da mesma forma.
Cada país pode ter requisitos específicos.
Do mesmo modo, cada cliente pode definir regras próprias.
Cada projeto pode exigir determinada documentação.
Por fim, cada atividade pode ter condições particulares.
Ou seja, a questão é conseguir gerir essas diferenças dentro de uma arquitetura comum.
Uma plataforma preparada para operações internacionais deve permitir configurar requisitos de acordo com:
– país;
– projeto;
– cliente;
– atividade;
– empresa;
– trabalhador;
– equipamento;
– nível de risco;
– idioma;
– enquadramento documental aplicável.
Desta forma, a organização mantém flexibilidade local sem perder controlo global.
Uma arquitetura comum permite crescer sem perder rastreabilidade
Quando toda a Gestão Documental está integrada numa estrutura comum, a organização consegue trabalhar com diferentes realidades sem criar processos paralelos.
Isso permite manter:
– critérios de controlo estruturados;
– rastreabilidade das decisões;
– histórico documental;
– informação centralizada;
– estados uniformes;
– indicadores consolidados;
– maior visibilidade para HSE, Compras, Operações e Gestão.
Assim, o resultado é uma organização com maior capacidade para crescer sem aumentar proporcionalmente a carga administrativa.
O papel da configurabilidade nas operações internacionais
Além disso, a internacionalização exige flexibilidade.
Uma plataforma rígida obriga frequentemente as organizações a criar processos externos sempre que surge uma necessidade diferente.
Pelo contrário, uma plataforma configurável permite adaptar:
– tipos documentais;
– requisitos;
– campos;
– estados;
– fluxos;
– perfis de acesso;
– regras de validação;
– notificações;
– estruturas organizacionais.
Isto é especialmente relevante para organizações que operam em várias geografias.
Por isso, a plataforma deve acompanhar a evolução da empresa.
Não obrigar a empresa a adaptar-se continuamente às limitações da plataforma.
Operações internacionais: diferentes idiomas, a mesma estrutura de controlo
Por outro lado, a diversidade linguística é outra dimensão importante.
Uma organização internacional pode receber documentação em português, espanhol, inglês, francês, alemão ou outros idiomas.
Criar processos diferentes apenas porque o idioma mudou aumenta novamente a fragmentação.
A Gestão Documental deve estar preparada para tratar informação multilingue dentro do mesmo processo.
Com o apoio de Inteligência Artificial, é possível ainda evoluir na leitura, extração e estruturação de informação documental, reduzindo parte da dependência de tarefas manuais.
Ou seja, o objetivo deve ser manter os mesmos princípios de controlo independentemente do idioma de origem do documento.
Integração em vez de isolamento
Outro fator crítico é, além disso, a interoperabilidade.
A Gestão Documental não deve funcionar isoladamente do resto da organização.
Informação relacionada com empresas, trabalhadores, equipamentos, projetos, acessos ou atividades pode já existir noutros sistemas.
Quando as plataformas não comunicam entre si, a organização volta a criar duplicação.
Assim, APIs e integrações permitem reduzir introdução manual de dados, evitar informação repetida e ligar a Gestão Documental aos restantes processos operacionais.
Numa organização internacional, esta capacidade torna-se ainda mais relevante.
Quanto maior for o volume de informação, menos sustentável é depender de processos manuais entre sistemas.
A tecnologia deve reduzir a complexidade, não digitalizá-la
Um dos erros mais comuns nos processos de transformação digital é simplesmente reproduzir digitalmente processos que já eram excessivamente complexos.
Por exemplo, digitalizar cinco processos diferentes continua a significar gerir cinco processos diferentes.
Do mesmo modo, transferir várias folhas Excel para várias aplicações não resolve necessariamente o problema.
Uma transformação digital eficaz deve procurar simplificar a arquitetura.
Eliminar duplicações.
Centralizar informação.
Automatizar tarefas repetitivas.
Estruturar critérios.
Criar uma visão comum.
E permitir que a organização cresça sem aumentar constantemente o número de sistemas necessários para manter o controlo.
Uma organização, várias geografias, uma visão global
Trabalhar internacionalmente implica aceitar diferenças.
Diferentes países terão diferentes requisitos.
Da mesma forma, diferentes projetos terão diferentes regras.
Diferentes operações terão diferentes níveis de risco.
Mas essas diferenças não obrigam a organização a criar uma estrutura tecnológica independente para cada realidade.
Uma plataforma de Gestão Documental preparada para operações internacionais deve permitir combinar flexibilidade local com controlo global.
Na AISP, trabalhamos na estruturação e evolução de processos de Gestão Documental preparados para organizações com diferentes projetos, geografias e níveis de complexidade.
Em conjunto com soluções tecnológicas como a Glartek, é possível desenvolver modelos mais configuráveis, integrados e escaláveis, capazes de acompanhar o crescimento das organizações sem multiplicar desnecessariamente processos e sistemas.
Porque crescer internacionalmente deve aumentar a capacidade da organização.
Não a sua complexidade administrativa.
Leia também: Gestão documental multilingue: como gerir documentação internacional numa única plataforma.
Para conhecer normas internacionais de referência, consulte a ISO.