A Gestão Documental Digital está a deixar de ser apenas um sistema para guardar e consultar ficheiros e passa a significar menos tarefas manuais.
Com Inteligência Artificial, passa a conseguir ler, interpretar, extrair e estruturar informação, reduzindo tarefas repetitivas e dando às equipas mais controlo sobre aquilo que realmente importa.
Na prática, isto significa:
- Menos introdução manual de dados
- Menos validações repetitivas
- Extração automática de informação relevante
- Classificação e organização documental mais rápidas
- Maior rastreabilidade dos processos
- Informação estruturada para relatórios e indicadores
- Mais rapidez no acesso à informação crítica
- Melhor apoio à decisão
Para equipas HSE, esta evolução é particularmente relevante.
Certificados, relatórios, fichas técnicas, evidências, registos e documentação operacional deixam de exigir o mesmo nível de tratamento manual e passam a alimentar processos de forma mais inteligente.
Menos tarefas administrativas. Mais tempo para analisar, controlar e decidir.
É esta a diferença entre simplesmente gerir documentos e transformar a Gestão Documental numa verdadeira ferramenta de gestão.
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Pode acompanhar as orientações europeias sobre inteligência artificial no site da Comissão Europeia.