O mesmo trabalhador está registado no ERP, nos Recursos Humanos, na plataforma HSE e na folha de cálculo da manutenção. Quatro registos. Quatro versões da verdade.
Sempre que os sistemas não comunicam, a informação é introduzida várias vezes, as discrepâncias surgem nas piores alturas, numa auditoria ou à entrada de uma obra, e ninguém sabe qual é o dado certo. Por isso, acrescentar uma plataforma documental que funcione como mais uma ilha só agrava o problema.
Como resolver de forma estruturada
Afinal, a gestão documental deve ser o ponto onde a informação se cruza, não mais um destino isolado. Por isso, a plataforma liga-se ao ecossistema da sua organização:
- APIs: mecanismos de comunicação entre sistemas, para que os dados circulem sem intervenção manual.
- Integrações: ligação a ERP, Recursos Humanos, HSE/SST, fornecedores, manutenção e Business Intelligence.
- Interoperabilidade: diferentes plataformas trocam e utilizam a mesma informação de forma estruturada, para que nada se perca.
- Menos duplicação de dados: cada informação é registada uma vez e, em seguida, reutilizada onde for precisa.
- Mais automatização entre processos: uma alteração num sistema reflete-se igualmente nos restantes.
- Maior rastreabilidade: sabe-se de onde veio cada dado e quando mudou.
Com efeito, não se trata de substituir o que já funciona. A AISP implementa a plataforma Glartek em articulação com os sistemas existentes, definindo que informação entra, que informação sai e qual é a fonte de verdade para cada dado. Assim, o resultado é uma operação alinhada, sem reconstruir a arquitetura tecnológica.
Conectar informação é criar valor.
Reserve 30 minutos com a nossa equipa e mapeamos consigo as integrações que eliminariam mais trabalho duplicado na sua operação.
Para aprofundar: Como escolher uma plataforma de gestão documental.
Leia também: Menos sistemas isolados. Mais informação ligada e A sua plataforma de gestão documental não pode ser uma ilha. Por fim, saiba mais sobre integrações e interoperabilidade.