Durante muitos anos, muitas organizações foram crescendo tecnologicamente de forma faseada.
Implementaram uma plataforma para Gestão Documental, outra para ERP, outra para HSE, outra para Recursos Humanos, outra para manutenção e, mais tarde, outras soluções para reporting, análise ou operação.
À primeira vista, este caminho parece natural.
Cada sistema responde a uma necessidade específica.
O problema surge quando essas plataformas não comunicam entre si.
A informação fica fragmentada, os processos tornam-se menos fluidos e as equipas passam a perder tempo a repetir tarefas, introduzir dados em vários locais e reconciliar informação entre sistemas diferentes.
É precisamente aqui que surge uma das grandes exigências da nova geração da Gestão Documental: deixar de funcionar como uma ilha tecnológica.
O problema dos sistemas isolados
Quando a informação está distribuída por várias plataformas sem ligação entre si, surgem dificuldades muito concretas no dia a dia:
- dados introduzidos mais do que uma vez;
- maior risco de erro e inconsistência;
- processos manuais entre sistemas;
- menor rastreabilidade;
- mais dificuldade em obter uma visão integrada;
- menor rapidez na tomada de decisão.
Na prática, a organização até pode ter várias soluções digitais, mas continua a depender de trabalho manual para garantir que a informação chega onde faz falta.
Ou seja, digitalizou processos, mas não ligou a informação.
A importância das APIs, integrações e interoperabilidade
Para resolver esta fragmentação, há três conceitos que se tornam fundamentais: APIs, integrações e interoperabilidade.
APIs
As APIs permitem criar mecanismos de comunicação entre diferentes sistemas.
Funcionam como pontos de ligação que tornam possível trocar dados e desencadear ações entre plataformas distintas.
Integrações
As integrações permitem ligar a Gestão Documental aos sistemas que a organização já utiliza.
Isto pode incluir ERP, plataformas HSE, software de RH, manutenção, Business Intelligence ou outras aplicações operacionais.
Interoperabilidade
A interoperabilidade vai além da simples ligação técnica.
Permite que a informação trocada entre sistemas seja estruturada e utilizada de forma coerente pelos diferentes processos e plataformas.
O que muda na prática?
Quando a Gestão Documental deixa de funcionar isoladamente e passa a integrar o ecossistema tecnológico da organização, os benefícios tornam-se muito claros:
- menos duplicação de dados;
- menos trabalho manual;
- maior automatização entre processos;
- melhor rastreabilidade;
- informação mais consistente;
- maior eficiência operacional.
O documento deixa de ser apenas algo que fica arquivado numa plataforma.
A informação nele contida pode passar a circular, alimentar outros sistemas e apoiar processos de decisão.
Particularmente relevante em HSE e SST
Nas áreas HSE e SST, esta ligação entre sistemas é especialmente importante.
Documentação, prestadores de serviços, trabalhadores, equipamentos, auditorias, inspeções, não conformidades e processos operacionais estão muitas vezes relacionados.
Se cada realidade vive num sistema isolado, a gestão torna-se mais pesada e menos eficaz.
Quando a informação está ligada, torna-se possível criar uma visão muito mais integrada da operação e reforçar o controlo ao longo de todo o processo.
A verdadeira transformação digital
A verdadeira transformação digital não acontece apenas quando cada processo é digitalizado separadamente.
Acontece quando os sistemas deixam de viver isolados e passam a trabalhar em conjunto.
É isso que permite transformar documentos em informação útil, informação em processos mais fluidos e processos em melhores decisões.
Menos sistemas isolados. Mais informação ligada.
É esta a lógica de uma Gestão Documental preparada para responder às exigências das organizações atuais.