A AISP tem um novo website. Mais do que uma mudança de imagem, o novo gedoc.pt foi reconstruído para responder às perguntas que as organizações nos fazem antes de decidirem com quem trabalhar: o que faz exatamente a AISP, como o faz, em que setores tem experiência e o que acontece depois de uma plataforma entrar em produção.
Durante mais de 20 anos, a nossa atividade cresceu muito para além da implementação de plataformas. Hoje administramos plataformas, validamos documentação, homologamos empresas prestadoras, damos apoio técnico a utilizadores e prestadores, imprimimos cartões de identificação, enviamos kits de fardamento e EPI e digitalizamos induções de segurança. O website anterior não mostrava esta realidade com a clareza necessária. O novo foi pensado para isso.
Porque decidimos reconstruir o website
Quem procura um parceiro de gestão documental e HSE raramente está à procura de uma ferramenta isolada. Está à procura de uma forma de garantir que empresas, trabalhadores, máquinas e equipamentos só entram em operação quando estão conformes, sem sobrecarregar as equipas internas e sem perder o controlo dos prazos.
Essa pessoa pode ser um responsável de HSE, de Compras, de Operações, de Compliance ou de Sistemas de Informação. Cada uma chega ao website com uma dúvida diferente. Por isso, reorganizámos todo o conteúdo à volta de três perguntas simples:
- O que fazem? Os serviços da AISP, explicados um a um, com o que está incluído e como funcionam.
- Como trabalham? A Metodologia AISP, as responsabilidades de cada parte e o acompanhamento depois do go-live.
- Já fizeram isto num contexto como o meu? Os setores onde temos mais experiência, os case studies e a presença internacional.
Uma estrutura organizada por serviços
A nova página de serviços de gestão documental e HSE reúne tudo o que fazemos num único ponto de partida. Cada serviço tem agora a sua própria página, com o problema que resolve, a forma como o resolvemos, o que está incluído e as perguntas mais frequentes:
- Implementação de plataformas HSE, desde o diagnóstico do processo até ao arranque em produção.
- Administração e suporte especializado, com validação documental, gestão de prazos e acompanhamento contínuo, contratados pelas horas que cada organização precisa.
- Homologação de empresas e prestadores, com os mesmos critérios aplicados a todas as empresas prestadoras e subcontratadas.
- Gestão documental multiplataforma, para distribuir e sincronizar a documentação dos prestadores entre as plataformas de cada cliente.
- Apoio técnico a utilizadores e empresas prestadoras, em português, inglês e espanhol.
- Formação e adoção, remota, multilingue e gratuita para todos os utilizadores das plataformas que implementamos.
- Integrações e automação e tecnologia e integração, para ligar a plataforma aos sistemas que a organização já usa.
Os serviços que poucos conhecem, agora à vista
Uma das conclusões que tirámos ao preparar o novo website foi simples: muitos clientes não sabiam tudo o que a AISP faz. Por isso, criámos uma área dedicada às soluções operacionais, os serviços que tiram trabalho das equipas no terreno:
- Cartões de identificação em PVC, impressos na nossa sede, sem recurso a terceiros, enviados para a empresa prestadora e recolhidos quando expiram.
- Kits de fardamento e EPI, preparados por trabalhador homologado e entregues em 24/48 horas, também fora de Portugal.
- RFID para equipamentos e logística de identificação, para que a identificação física acompanhe a conformidade documental.
- Induções de segurança digitais com o GEDOC SafetyGo: uma ligação enviada por email, SMS ou WhatsApp, vídeo e questionário no telemóvel, sem registo e na língua do trabalhador.
A Metodologia AISP explicada em oito fases
A tecnologia disponibiliza funcionalidades. É a metodologia que as transforma em resultados. Na nova página da Metodologia AISP explicamos as oito fases que seguimos em cada projeto: compreender a operação, estruturar os requisitos, desenhar a solução, configurar e integrar, validar antes da produção, preparar as equipas, acompanhar o arranque e administrar e evoluir.
Explicamos também o que cada parte faz. O cliente decide, a AISP executa e acompanha, e o fornecedor da plataforma assegura a tecnologia. Esta clareza evita um dos problemas mais comuns nos projetos de gestão documental: ninguém saber ao certo quem é responsável por cada tarefa depois do go-live.
Experiência por setor
Os requisitos documentais de um parque eólico não são os de uma obra, de uma fábrica ou de um terminal portuário. O novo website tem páginas próprias para os setores onde temos mais experiência:
Em cada uma, mostramos os riscos típicos do setor, os documentos que mais pesam no dia a dia e a forma como a Metodologia AISP se aplica a esse contexto. Os case studies complementam esta informação com a metodologia aplicada em operações reais.
Conhecimento organizado por temas
Ao longo dos anos publicámos centenas de artigos sobre gestão documental, HSE, homologação de prestadores, proteção de dados e transformação digital. No novo website, este conhecimento está organizado em páginas temáticas que reúnem, num só lugar, a explicação de cada tema e os artigos relacionados. Conformidade documental, validação documental, gestão de validades, controlo de acessos, induções de segurança, inteligência artificial, cibersegurança, RGPD e LGPD são alguns dos temas disponíveis.
Criámos também dois recursos de consulta:
- O glossário de gestão documental e HSE, com índice de A a Z e pesquisa, para que qualquer pessoa encontre rapidamente o significado de um termo técnico.
- A página de recursos gratuitos, com documentos de apoio que as organizações podem usar nos seus próprios processos.
No menu, os conteúdos editoriais estão agora separados em Artigos, Notícias e Publicações, para que cada leitor encontre mais depressa o tipo de conteúdo que procura.
Uma nova forma de pedir uma proposta
Uma das novidades de que mais gostamos é a página Pedir proposta. Em vez de uma lista fechada de opções, pedimos às organizações que nos digam, por palavras suas, onde está hoje a dificuldade e que solução gostariam de ver resolvida.
A razão é simples. Os melhores projetos começam com uma boa descrição do problema, e não com a escolha antecipada de uma tecnologia. Lemos cada pedido, contactamos a pessoa para perceber o contexto e só depois preparamos uma proposta ajustada à organização. Quem prefere falar diretamente continua a ter a página de contactos e o telefone +351 234 040 475.
O que muda para clientes e empresas prestadoras
Para quem já trabalha connosco, o acesso às plataformas não muda. As páginas de acesso de cada cliente continuam disponíveis no website, e as empresas prestadoras continuam a encontrar nelas o caminho para a plataforma onde submetem a sua documentação.
O que muda é a facilidade em encontrar respostas. Uma empresa prestadora que precisa de ajuda encontra o apoio técnico e a formação em poucos cliques. Um responsável de HSE que quer alargar o serviço a uma nova operação encontra a descrição completa de cada serviço e do que está incluído. E uma equipa de Compras que precisa de comparar fornecedores encontra, num só lugar, a metodologia, as responsabilidades e a experiência por setor.
Quem somos, com mais detalhe
A página Sobre nós apresenta agora a missão da AISP, a forma como trabalhamos, a liderança e a presença internacional da empresa. Implementamos soluções em qualquer país e administramo-las a partir do nosso centro de administração em Ílhavo, com metodologias aplicadas em 14 países da Europa, de África, da Ásia Central e da América do Sul.
Na página de reconhecimentos reunimos as distinções que a AISP recebeu ao longo do seu percurso, entre as quais o Prémio de Sustentabilidade da EDP Comercial, atribuído em 2022 e em 2023.
A parceria com a Glartek
O novo website dá também destaque à nossa parceria tecnológica mais recente. A página dedicada à Glartek explica como combinamos uma plataforma de gestão documental e HSE configurável e com inteligência artificial com a metodologia, a configuração e a operação contínua da AISP. A Glartek disponibiliza a tecnologia; a AISP garante que ela funciona no dia a dia da organização.
Mais línguas, para clientes em mais países
Trabalhamos com organizações e empresas prestadoras em vários países, e o website tem de acompanhar essa realidade. Estamos a preparar as versões do gedoc.pt em inglês, espanhol e francês, adaptadas a cada mercado. A versão em inglês será a primeira a ficar disponível.
Um website que vai continuar a evoluir
Tal como as plataformas que implementamos, um website não termina no dia em que é publicado. Vamos continuar a acrescentar case studies, artigos, recursos e novas páginas de serviço, e a melhorar o que já existe com base no que os nossos clientes e parceiros nos disserem.
Convidamo-lo a explorar o novo gedoc.pt. Se tiver um desafio de gestão documental, de homologação de prestadores ou de HSE na sua organização, conte-nos o que precisa ou agende uma apresentação com a nossa equipa. Mostramos-lhe como a Metodologia AISP se aplica ao seu caso.