Uma plataforma de Gestão Documental não deve funcionar como uma ilha, sem integração com outros sistemas.
Na verdade, nas organizações, a informação circula entre ERP, RH, BI, compras, operações e múltiplas aplicações que já fazem parte do dia a dia.
Por isso, para mim, integração e interoperabilidade não são funcionalidades acessórias. Pelo contrário, são uma condição essencial para que a tecnologia realmente acompanhe a operação.
Assim, foi com essa visão que esta nova geração de Gestão Documental foi pensada para comunicar com outros sistemas e permitir que dados, documentos e processos circulem de forma estruturada.
Ou seja, na prática, isso significa:
- APIs para integração com outros sistemas
- Ligação a ERP, RH, BI e aplicações operacionais
- Sincronização de informação entre plataformas
- Menos duplicação de dados
- Menos introdução manual de informação
- Processos mais fluidos
- Maior consistência entre sistemas
Além disso, para mim, o ponto mais importante é simples:
a informação não deve ficar presa dentro de uma plataforma. Na verdade, deve estar disponível onde é necessária, com controlo, contexto e segurança.
Quando os sistemas comunicam entre si, a integração da plataforma documental permite à organização ganhar eficiência, reduzir redundâncias e melhorar a qualidade da informação.
Assim, uma plataforma integrada é uma plataforma mais útil.
Do mesmo modo, uma plataforma interoperável é uma plataforma mais preparada para evoluir.
Leia também: O papel das APIs em plataformas de gestão documental e A sua plataforma de gestão documental não pode ser uma ilha. Sobre interoperabilidade e transformação digital, consulte a Comissão Europeia.