O Excel continua a ocupar um lugar central em inúmeros processos empresariais.
Por exemplo, é utilizado para controlar fornecedores, acompanhar documentação, gerir trabalhadores, registar equipamentos, monitorizar validades, preparar relatórios, acompanhar ações, gerir requisitos e organizar informação operacional.
No entanto, em muitos casos, estes processos já deveriam estar suportados por plataformas especializadas.
Ainda assim, a folha de cálculo continua presente.
Na verdade, a explicação não está necessariamente numa resistência à transformação digital.
Pelo contrário.
Muitas vezes, o Excel sobrevive precisamente porque consegue oferecer algo que várias plataformas empresariais ainda têm dificuldade em garantir: rapidez de adaptação.
Uma nova necessidade surge hoje e a equipa consegue acrescentar uma coluna hoje.
Do mesmo modo, o cliente pede um novo campo e ele pode ser criado em poucos minutos.
É necessário reorganizar um processo e a folha pode ser ajustada imediatamente.
Assim, esta flexibilidade explica grande parte da sua longevidade.
O problema aparece quando uma ferramenta criada para organizar informação passa a suportar processos críticos para a operação.
De folha Excel a sistema informal de processos
Um Excel raramente começa complexo.
Pode nascer simplesmente como uma tabela para controlar vinte trabalhadores, dez fornecedores ou algumas datas de validade.
No entanto, com o crescimento do processo, começam a surgir novas necessidades.
São acrescentadas colunas.
Criam-se fórmulas.
Aplicam-se filtros.
Introduzem-se cores para representar estados.
Criam-se separadores para diferentes projetos.
Surgem macros.
Depois começam a existir várias cópias.
Uma pessoa guarda uma versão local.
Outra trabalha numa versão enviada por email.
Outra adiciona novos campos.
E, gradualmente, uma folha de cálculo transforma-se num sistema informal de gestão.
Assim, a organização passa a depender desse ficheiro para tomar decisões importantes.
Mas o processo continua sem várias das características esperadas de uma verdadeira plataforma.
Quando a flexibilidade começa a criar risco
Na verdade, o Excel não foi concebido para gerir processos complexos com múltiplos utilizadores, níveis de responsabilidade, workflows e regras de negócio.
Quando utilizado nesses contextos, podem surgir limitações como:
- dificuldade em controlar versões;
- pouca rastreabilidade sobre alterações;
- dependência de conhecimento individual;
- erros em fórmulas;
- dados duplicados;
- permissões pouco granulares;
- ausência de workflows;
- alertas dependentes de controlo manual;
- dificuldade de integração;
- pouca visibilidade em tempo real.
No entanto, nenhuma destas limitações significa que o Excel seja uma ferramenta inadequada.
Significa apenas que existe uma diferença entre organizar dados e gerir um processo.
O problema não é o Excel, mas os processos que dele dependem
Esta distinção é importante.
Por isso, a discussão não deve ser “Excel versus plataforma”.
Na verdade, o Excel continua a ser extremamente útil para análise, cálculos, simulação, exploração de dados e inúmeros outros cenários.
A questão surge quando um processo operacional crítico depende exclusivamente de uma folha.
Por exemplo, se uma organização utiliza um Excel para controlar documentação de trabalhadores externos, pode necessitar de saber:
- que documentos são obrigatórios;
- quem submeteu cada evidência;
- quem validou;
- quando expira;
- que projeto exige determinado requisito;
- se o trabalhador está autorizado;
- que alterações foram realizadas;
- que documentação continua pendente.
Assim, a partir deste ponto já não estamos apenas perante dados.
Estamos perante regras, estados, decisões e responsabilidades.
Porque as equipas regressam ao Excel nos processos
Além disso, existe outro fator importante para explicar a sua sobrevivência.
Muitas plataformas empresariais são excessivamente rígidas.
Ou seja, foram construídas para representar um processo específico.
Funcionam bem enquanto esse processo permanece estável.
Mas as organizações não são estáticas.
Por exemplo, os clientes alteram requisitos.
Além disso, a legislação muda.
Surgem novas atividades.
São criadas novas funções.
Os projetos têm exigências diferentes.
Quando cada pequena alteração exige desenvolvimento, configuração especializada ou intervenção do fornecedor, as equipas perdem autonomia.
Assim, é precisamente nesse momento que reaparece a folha de cálculo.
Porque permite resolver o problema imediatamente.
Por isso, a verdadeira alternativa ao Excel não pode ser simplesmente uma plataforma mais sofisticada.
Tem de preservar a sua principal vantagem:
a capacidade de adaptação.
Digitalizar processos não é copiar o Excel para um ecrã
Além disso, outro erro comum nos projetos de transformação digital consiste em replicar digitalmente aquilo que já existia.
Por exemplo, um Excel com vinte colunas transforma-se num formulário com vinte campos.
Mas o processo permanece praticamente igual.
Ou seja, os utilizadores continuam a introduzir manualmente a mesma informação.
As regras continuam implícitas.
As responsabilidades continuam dependentes de procedimentos externos.
Desta forma, a plataforma apenas substituiu o suporte.
Isto é informatização.
Não é necessariamente transformação do processo.
Por isso, uma verdadeira digitalização deve questionar:
- que informação é realmente necessária;
- que campos podem ser preenchidos automaticamente;
- quais as regras que podem ser configuradas;
- que decisões dependem de contexto;
- que aprovações são necessárias;
- quais os alertas que podem ser gerados;
- e, por fim, que informação pode alimentar outros sistemas.
Da tabela ao processo
A evolução natural pode ser representada assim:
Folha de cálculo → dados
Mas uma plataforma operacional precisa de acrescentar:
Dados + regras + estados + responsabilidades + automação + rastreabilidade
Por exemplo, imagine um controlo de validade documental.
Num Excel, a data pode estar numa célula e uma fórmula pode indicar que o documento está prestes a expirar.
No entanto, numa plataforma estruturada, essa mesma informação pode:
- ser extraída automaticamente do documento;
- ficar associada ao trabalhador correto;
- gerar um alerta;
- notificar o prestador;
- criar uma tarefa de renovação;
- atualizar o estado documental;
- refletir-se num dashboard;
- condicionar uma autorização operacional, se aplicável.
Ou seja, a informação é a mesma.
O processo é completamente diferente.
No-code como resposta à rigidez
Por isso, é aqui que as plataformas configuráveis e no-code ganham relevância.
Uma organização deveria conseguir adaptar uma parte significativa dos seus processos sem depender constantemente de desenvolvimento.
Isso pode incluir:
- criar campos;
- alterar formulários;
- definir requisitos;
- configurar estados;
- criar workflows;
- estabelecer aprovações;
- criar notificações;
- definir perfis de acesso;
- adaptar processos por projeto.
Assim, esta capacidade aproxima a experiência daquilo que sempre tornou o Excel atrativo: autonomia.
Mas acrescenta governação.
Flexibilidade com rastreabilidade
Existe, contudo, uma diferença fundamental.
Na verdade, num ambiente empresarial, flexibilidade não pode significar ausência de controlo.
Se alguém altera uma regra numa plataforma, deve ser possível saber:
- quem alterou;
- quando;
- o que mudou;
- que versão existia anteriormente;
- que processos foram afetados.
Ou seja, a autonomia precisa de coexistir com rastreabilidade.
Esta é precisamente uma das principais diferenças entre uma plataforma configurável e uma folha de cálculo utilizada como sistema.
Uma única plataforma para diferentes realidades
Outro motivo frequente para o crescimento dos ficheiros Excel é a diversidade dos processos.
Cada projeto cria a sua tabela.
Do mesmo modo, cada cliente cria o seu modelo.
Cada departamento introduz o seu controlo.
Assim, com o tempo, a organização acumula dezenas de fontes diferentes.
No entanto, uma plataforma configurável pode permitir o contrário:
manter uma estrutura centralizada e aplicar diferentes regras por projeto, cliente, função, atividade ou risco.
Ou seja:
uma plataforma, vários processos.
Em vez de:
um ficheiro para cada problema.
Integração como fator crítico
Outra limitação das folhas de cálculo aparece quando a informação precisa de circular.
Por exemplo, um dado introduzido num Excel pode ser necessário noutro sistema.
Depois surge uma exportação.
Uma importação.
Outra folha.
Uma nova cópia.
Desta forma, este ciclo cria duplicação e risco de inconsistência.
Numa arquitetura integrada, os dados podem circular através de APIs entre plataformas documentais, sistemas HSE, ERP, RH, controlo de acessos ou ferramentas de Business Intelligence.
Assim, a informação deixa de estar isolada.
Passa a fazer parte do ecossistema digital da organização.
Quando é altura de retirar o Excel dos processos?
Não existe uma regra universal.
Mas existem alguns sinais claros.
Quando várias pessoas precisam de editar a mesma informação.
Quando existem workflows.
Ou quando as decisões precisam de rastreabilidade.
Quando existem regras complexas.
Quando a informação condiciona uma operação.
Ou quando existem alertas críticos.
Quando múltiplas versões começam a circular.
Quando o processo depende demasiado da pessoa que criou o ficheiro.
Nestes casos, provavelmente já não estamos perante uma simples folha de cálculo.
Ou seja, estamos perante um processo que precisa de uma plataforma.
O futuro não é menos flexibilidade
A transformação digital não deve exigir que as equipas escolham entre autonomia e controlo.
Na verdade, esse é precisamente o problema que uma nova geração de plataformas deve resolver.
Assim, as organizações precisam de ferramentas capazes de acompanhar alterações rápidas sem comprometer governação, segurança e rastreabilidade.
É essa combinação que pode finalmente substituir muitos dos processos paralelos que continuam a viver em folhas de cálculo.
Porque o Excel não sobrevive apenas por hábito.
Sobrevive porque é adaptável.
Por isso, a melhor alternativa não será aquela que retira essa capacidade.
Será aquela que acrescenta aquilo que falta:
processo, controlo, integração, segurança e rastreabilidade.
Leia também: Automação na gestão documental e O papel das APIs em plataformas de gestão documental.
Para conhecer as orientações europeias sobre transformação digital, consulte a estratégia digital da Comissão Europeia.