A internacionalização das empresas, a mobilidade dos trabalhadores e a crescente utilização de cadeias de subcontratação internacionais estão a transformar também a Gestão Documental.
É cada vez mais habitual que uma mesma organização receba documentação em português, espanhol, inglês, francês ou noutros idiomas.
Durante muito tempo, esta realidade foi tratada essencialmente como uma dificuldade administrativa: alguém teria de compreender o documento, eventualmente traduzi-lo e introduzir a informação necessária no sistema.
Hoje, a questão é muito mais relevante.
O idioma pode influenciar o controlo operacional
Num processo documental associado a HSE, conformidade ou controlo de acessos, compreender corretamente um documento pode ser determinante para decidir se uma empresa, trabalhador ou equipamento reúne as condições necessárias para determinada atividade.
Não basta identificar o tipo de documento.
É necessário perceber:
– quem é o titular;
– que entidade o emitiu;
– qual a sua validade;
– que qualificações ou autorizações contém;
– que trabalhos ou atividades abrange;
– se existem limitações, exclusões ou condicionantes;
– se responde efetivamente ao requisito definido pela organização.
Quando essa análise é realizada em diferentes idiomas, o risco de interpretações inconsistentes aumenta.
O problema não é apenas a tradução
Traduzir um documento não significa necessariamente compreender o seu significado no contexto do processo documental.
Uma expressão técnica pode ter implicações específicas. Uma determinada habilitação pode ser válida apenas para certas atividades. Uma declaração pode incluir uma restrição relevante para a decisão de conformidade.
É por isso que uma Gestão Documental moderna deve conseguir relacionar conteúdo, requisito e contexto operacional.
Multilingue deve fazer parte da arquitetura do processo
Organizações que trabalham em vários países não deveriam ter de criar processos paralelos apenas porque os documentos são apresentados em idiomas diferentes.
A tecnologia permite evoluir para modelos em que a informação documental pode ser identificada, estruturada e analisada de forma mais consistente, ajudando as equipas responsáveis pela validação.
A Inteligência Artificial tem aqui um papel particularmente relevante, permitindo apoiar tarefas como:
– leitura e interpretação documental;
– identificação de informação relevante;
– extração estruturada de dados;
– reconhecimento de datas, entidades e referências;
– apoio à comparação com requisitos definidos;
– tratamento de documentação em diferentes idiomas.
O objetivo não é apenas acelerar processos.
É aumentar a consistência da análise.
Diferentes países. Diferentes idiomas. O mesmo critério de controlo.
À medida que as organizações se tornam mais internacionais, a capacidade de gerir documentação multilingue deixa de ser uma funcionalidade acessória.
Passa a ser uma condição para garantir escalabilidade, controlo e uniformidade dos processos.
Uma plataforma de Gestão Documental preparada para esta realidade deve permitir que o idioma deixe de ser uma barreira entre o documento recebido e a decisão que precisa de ser tomada.
Na AISP, trabalhamos na estruturação e evolução de processos de Gestão Documental preparados para organizações, projetos e geografias diferentes.
Porque a operação pode ser internacional.
O nível de controlo deve continuar a ser o mesmo.