A gestão de fornecedores envolve muito mais do que contratar uma empresa e guardar os respetivos documentos.
Em operações industriais, construção, energia, manutenção ou infraestruturas, a relação com um prestador envolve simultaneamente requisitos comerciais, contratuais, documentais e HSE.
É precisamente por isso que Compras e HSE precisam de partilhar uma visão consistente sobre o estado de cada fornecedor.
Compras necessita de saber quem está homologado, que documentação corporativa continua válida e que situações podem afetar a continuidade contratual.
HSE precisa de acompanhar trabalhadores, competências, equipamentos, autorizações, inspeções, validades e não conformidades.
Quando estas duas perspetivas vivem em sistemas ou ficheiros separados, surgem silos de informação.
E um fornecedor pode parecer conforme para uma equipa e apresentar riscos relevantes para outra.
Homologação não é sinónimo de conformidade contínua
Um fornecedor pode ter sido corretamente homologado no início da relação.
Pode ter apresentado certidões, seguros, documentação legal e outras evidências necessárias.
Mas a situação muda ao longo do tempo.
Os seguros expiram.
As equipas são alteradas.
Novos trabalhadores são mobilizados.
Equipamentos entram e saem da operação.
As formações têm validade.
Os projetos introduzem requisitos adicionais.
Por isso, o estado de “homologado” não deve ser interpretado como uma garantia permanente de conformidade.
É necessário acompanhar a evolução.
A visão de Compras
Para Compras, a Gestão Documental pode fornecer informação importante sobre a relação com fornecedores.
Entre os elementos relevantes estão:
- estado de homologação;
- documentação legal;
- seguros;
- certidões;
- contratos;
- datas de validade;
- requisitos contratuais;
- não conformidades recorrentes;
- desempenho documental;
- pendências por resolver.
Esta informação permite perceber não apenas se o fornecedor foi aprovado, mas se continua a cumprir as condições necessárias à relação comercial.
A visão de HSE
HSE necessita de uma granularidade diferente.
A empresa pode estar homologada, mas isso não significa que todos os seus trabalhadores estejam preparados para entrar numa obra.
Também não significa que todos os equipamentos possam ser utilizados.
Por isso, torna-se necessário acompanhar:
- trabalhadores;
- formações;
- aptidão;
- competências;
- autorizações;
- equipamentos;
- inspeções;
- documentação técnica;
- requisitos associados ao risco;
- requisitos específicos de cada projeto.
É esta ligação entre fornecedor e operação que permite uma avaliação mais completa.
O problema das visões separadas
Quando Compras e HSE trabalham com fontes distintas, podem surgir inconsistências.
Imagine um fornecedor que aparece como aprovado no sistema de Compras.
Entretanto:
- a apólice está próxima da expiração;
- dois trabalhadores têm formação caducada;
- um equipamento tem uma inspeção pendente;
- existe uma não conformidade aberta numa obra.
A empresa continua homologada.
Mas a sua capacidade para executar determinadas atividades pode estar condicionada.
Sem uma visão integrada, estas diferenças só se tornam visíveis quando alguém cruza manualmente a informação.
Uma plataforma deve ligar diferentes níveis de conformidade
A conformidade pode existir em vários níveis.
Empresa
A organização prestadora cumpre os requisitos necessários?
Trabalhadores
As pessoas mobilizadas possuem documentação, formação e competências adequadas?
Equipamentos
Os meios utilizados têm inspeções, certificados e restantes requisitos válidos?
Projeto
Existem exigências específicas do cliente ou da obra?
Atividade
Há requisitos adicionais associados à tarefa ou ao risco?
Uma plataforma robusta deve permitir navegar entre estes diferentes níveis sem perder a relação entre eles.
Seguros, certidões e documentação legal
Para Compras, determinados documentos são particularmente relevantes porque podem afetar a própria continuidade da relação com o fornecedor.
Por exemplo:
- seguros;
- certidões;
- licenças;
- declarações;
- certificações da empresa;
- documentação fiscal ou societária aplicável.
Estes documentos podem ter validades e regras próprias.
A plataforma deve permitir monitorizar prazos e antecipar necessidades de renovação.
Formação e competências
Do lado HSE, uma das questões mais importantes é perceber se os trabalhadores têm as competências necessárias para as atividades que irão executar.
Não basta saber que existe um certificado.
É necessário relacionar:
trabalhador + função + atividade + competência + evidência
Por exemplo, um trabalhador pode ter formação válida, mas essa formação pode não corresponder à exigida para determinada atividade.
A visibilidade deve permitir identificar estas diferenças.
Equipamentos e inspeções
A conformidade dos equipamentos também pode ter impacto direto na operação.
Uma empresa pode estar homologada e a equipa pode estar documentalmente apta, mas a utilização de um equipamento pode estar condicionada por:
- inspeção expirada;
- certificado em falta;
- manutenção pendente;
- documentação incorreta;
- requisito específico do projeto.
Por isso, os equipamentos devem fazer parte da mesma visão.
Não conformidades
Outro elemento importante é o acompanhamento de não conformidades.
Não basta saber que existe uma pendência.
É necessário perceber:
- qual o motivo;
- quem é responsável;
- qual o prazo;
- que impacto existe;
- que evidência é necessária para resolução.
Esta informação é relevante para HSE, mas também pode ser útil para Compras na avaliação global do fornecedor.
Indicadores partilhados
Uma plataforma integrada pode fornecer dashboards diferentes para diferentes perfis, mas baseados na mesma informação.
Compras pode acompanhar:
- fornecedores homologados;
- documentos empresariais a expirar;
- fornecedores com maior volume de pendências;
- evolução da conformidade;
- riscos que podem afetar contratos.
HSE pode acompanhar:
- trabalhadores aptos;
- competências pendentes;
- equipamentos condicionados;
- requisitos críticos;
- não conformidades;
- atividades potencialmente afetadas.
O dado de origem é o mesmo.
A leitura muda consoante a função.
Menos duplicação de informação
Quando cada departamento mantém o seu próprio controlo, é comum existirem dados duplicados.
O fornecedor aparece numa folha.
Os trabalhadores noutra.
As validades num terceiro ficheiro.
As não conformidades num sistema diferente.
Esta fragmentação aumenta a possibilidade de inconsistência.
Uma plataforma centralizada permite reduzir duplicações e manter uma única fonte de informação.
Compras e HSE precisam de decisões diferentes, não de dados diferentes
Este princípio é importante.
Não é necessário que Compras e HSE trabalhem em sistemas completamente separados.
O que precisam são perspetivas adequadas às suas responsabilidades.
Compras pode estar mais focada em homologação, validade empresarial e continuidade contratual.
HSE pode concentrar-se em risco, competência, trabalhadores e equipamentos.
Mas ambas as áreas devem partir de uma base de dados documental coerente.
Da documentação à gestão de risco
Quando esta integração existe, a Gestão Documental deixa de ser apenas um repositório.
Passa a permitir perguntas mais úteis:
Que fornecedores têm pendências críticas?
Que documentação expira nos próximos 30 dias?
Que trabalhadores não podem iniciar atividade?
Que equipamentos estão condicionados?
Que contratos podem ser afetados por não conformidades?
Onde existe maior risco operacional?
É esta visibilidade que transforma informação documental em capacidade de gestão.
Automação e alertas
A plataforma pode ainda apoiar o processo através de automação.
Por exemplo:
- alertar para documentos empresariais a expirar;
- notificar fornecedores;
- sinalizar trabalhadores condicionados;
- identificar requisitos críticos;
- atualizar automaticamente estados;
- encaminhar não conformidades;
- disponibilizar informação em dashboards.
O objetivo não é substituir as equipas.
É evitar que dependam exclusivamente de controlos manuais.
Uma única realidade operacional
No final, Compras e HSE estão a gerir dimensões diferentes da mesma realidade.
Uma decisão de contratação tem consequências operacionais.
Uma falha documental pode ter impacto contratual.
Uma não conformidade HSE pode afetar a continuidade de um fornecedor.
Por isso, separar completamente estas informações limita a capacidade de decisão.
Uma plataforma documental robusta deve conseguir ligar:
fornecedor + contrato + documentação + trabalhadores + equipamentos + requisitos + risco
e disponibilizar a cada equipa a informação de que necessita.
Visibilidade para agir antes do problema
O verdadeiro valor está na antecipação.
Não esperar que um seguro expire.
Não descobrir no dia da mobilização que falta uma formação.
Não identificar uma inspeção pendente quando o equipamento já está em obra.
Não perceber uma não conformidade apenas quando afeta a operação.
Processos documentais bem estruturados permitem dar a Compras e HSE a mesma coisa:
visibilidade.
Visibilidade sobre quem está conforme.
Sobre o que vai expirar.
Sobre onde existe risco.
E, sobretudo, sobre onde é necessário agir primeiro.