Uma plataforma de Gestão Documental deve dar autonomia à organização e não criar dependência permanente para cada pequena alteração.
Na verdade, os processos mudam. Os requisitos evoluem. As equipas crescem. Além disso, surgem novos projetos, novas regras e novas necessidades.
Por isso, a plataforma deve acompanhar essa realidade de forma simples.
Na prática, isso significa permitir à própria organização:
- Configurar campos e formulários;
- Ajustar estados e etapas;
- Alterar fluxos de trabalho;
- Definir regras e permissões;
- Criar requisitos e validações;
- Adaptar relatórios e indicadores;
- Evoluir sem recorrer constantemente a desenvolvimento externo.
No entanto, mais autonomia na gestão documental não significa menos controlo. Pelo contrário, significa mais capacidade de adaptação.
Assim, para equipas HSE e organizações com operações dinâmicas, esta flexibilidade reduz tempos de resposta, evita bloqueios técnicos e permite que a plataforma acompanhe o negócio à medida que ele evolui.
Menos dependência. Mais autonomia na gestão documental. Mais capacidade para mudar quando for preciso.
Leia também: Uma plataforma não deve obrigar uma empresa a mudar a forma como trabalha e Configurar campos, requisitos e workflows sem depender de desenvolvimento.
Por fim, para conhecer as normas internacionais de gestão da informação, consulte a ISO.