A Gestão Documental está a mudar e já não pode depender de Excel e email.
Durante muitos anos, o foco esteve em guardar, organizar, consultar e controlar documentos.
No entanto, hoje isso já não chega.
Na verdade, as organizações precisam de plataformas capazes de acompanhar operações mais complexas, equipas distribuídas, requisitos crescentes e volumes de informação cada vez maiores.
Por isso, a gestão documental sem Excel e email passa a ser uma necessidade. Folhas de cálculo e mensagens dispersas dificultam o controlo, a rastreabilidade e o acesso à informação.
Os cinco pilares da gestão documental sem Excel e email
Para mim, a próxima geração da Gestão Documental assenta em cinco pilares essenciais:
- Inteligência Artificial, para extrair, interpretar e estruturar informação contida nos documentos
- No-code, para permitir configurar campos, fluxos, regras e permissões sem depender de desenvolvimento
- Integração, para ligar a Gestão Documental aos sistemas que a organização já utiliza
- Interoperabilidade, para que dados e processos circulem entre plataformas
- Multilingue, para acompanhar organizações, equipas e operações internacionais
Da plataforma à ferramenta ativa de gestão
Mas a evolução não está apenas nas funcionalidades.
Está sobretudo na forma como a plataforma passa a relacionar-se com a organização.
Ou seja, deixa de ser um repositório e passa a ser uma ferramenta ativa de gestão.
Uma ferramenta que transforma documentos em dados.
Que automatiza processos.
Além disso, reduz trabalho manual.
Que aumenta rastreabilidade.
Que melhora, assim, o acesso à informação.
E que acompanha a empresa à medida que ela evolui.
Assim, é esta a visão que considero mais relevante para o futuro da Gestão Documental: menos sistemas rígidos, menos informação isolada e mais tecnologia ao serviço da operação e da decisão.
A próxima geração da Gestão Documental não se limita a gerir documentos.
Na verdade, ajuda a transformar informação em eficiência, controlo e capacidade de decisão.
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