Plataformas de gestão documental
Plataformas de gestão documental com IA: escolher bem e pôr a funcionar
Uma boa plataforma de gestão documental aplica as regras da sua organização a cada documento: quem o entrega, quem o valida e até quando é válido. A AISP implementa, administra e opera estas plataformas para que funcionem no dia a dia.
Ilustração. Os critérios são definidos com cada cliente.
O problema
Os erros que custam caro numa plataforma documental
A plataforma raramente falha por falta de funcionalidades. Falha quando é escolhida e configurada sem olhar para o processo real.
Comprar funcionalidades, não processos
A escolha faz-se numa demonstração comercial. O problema que motivou o projeto continua por resolver.
Alterações que exigem programação
Um requisito novo ou uma obra nova ficam à espera de desenvolvimento. A operação volta às folhas de cálculo.
Dados migrados sem critério
Documentos antigos passam tal como estão para o sistema novo. A desorganização muda apenas de lugar.
Ninguém a cuidar da plataforma
Suporte, adoção e multilinguismo ficam fora do projeto. A utilização cai quando surgem as primeiras dúvidas.
A solução AISP
Não nos limitamos a implementar plataformas. Garantimos que funcionam.
Começamos pelo processo e só depois pela tecnologia. Depois do arranque, continuamos a administrar e, se for preciso, a operar a plataforma.
Como funciona
Da escolha da plataforma à operação diária
Seis momentos que aplicamos a cada projeto. A Metodologia AISP detalha-os em 8 fases.
Definir o problema
Prestadores, validades, auditorias ou arquivo interno. Identificamos consigo o que a plataforma tem de resolver primeiro.
Requisitos reais
Tipos de documento, entidades, regras por atividade e utilizadores externos. Tudo estruturado antes de configurar.
Prova com casos reais
Mostramos a plataforma configurada para um processo da sua organização. Com documentos reais e casos difíceis.
Implementação e parametrização
Configuramos requisitos, perfis, workflows, alertas e integrações. Migramos apenas a informação útil.
Formação e arranque
Formação remota e multilingue, gratuita para todos os utilizadores. Acompanhamos de perto a entrada em produção.
Administração e operação
Gerimos utilizadores e parametrizações. Se precisar, validamos os documentos no dia a dia.
O que está incluído
Implementar, administrar e operar: o papel da AISP
Pode contratar apenas a implementação ou entregar-nos também a gestão diária. Escolhe o nível de apoio de que precisa.
A metodologia AISP transforma-as em resultados.
Implementação
Diagnóstico, desenho funcional e parametrização segundo a Metodologia AISP.
IA na validação
Leitura e classificação de documentos com IA, com validação final da equipa responsável.
Integrações
Ligação ao ERP, RH, controlo de acessos e BI, através de APIs.
Administração
Utilizadores, requisitos e workflows. Subscreve só as horas de que precisa por dia.
Operação documental
Validação documental e homologação de empresas e trabalhadores no dia a dia.
Formação gratuita
Remota e multilingue, para todos os utilizadores das plataformas que implementamos.
Proteção de dados
Escolher uma plataforma é também escolher onde ficam os dados
Os dados ficam nos data centers onde os parceiros tecnológicos operam as plataformas. A AISP não aloja documentação nos seus sistemas: acede apenas ao necessário para cada tarefa, nos termos acordados com cada cliente e do RGPD.
- ✓Critérios de segurança e RGPD avaliados na escolha da plataforma
- ✓Perfis de acesso por função, configurados e testados antes do arranque
- ✓A AISP não aloja documentação nos seus sistemas nos seus sistemas
- ✓Administração a partir de Portugal, no centro da AISP em Ílhavo
Serviços relacionados
Um serviço ligado a toda a operação
A plataforma certa é o começo. Estes serviços garantem que continua a funcionar.
Implementação de plataformas HSE
Do diagnóstico à evolução contínua, com a Metodologia AISP.
Administração e suporte especializado
Utilizadores, requisitos e workflows geridos a partir de Portugal.
Serviços de gestão documental e HSE
Validação documental e homologação de empresas e trabalhadores no dia a dia.
Perguntas frequentes
Perguntas sobre plataformas de gestão documental
Não encontra a resposta? Fale connosco e mostramos-lhe o processo aplicado à sua operação.
O que é uma plataforma de gestão documental?
É software que centraliza documentos e aplica as regras da organização: que documentos são exigidos, a quem, com que validade e com que aprovação. Substitui pastas e folhas de cálculo por um processo rastreável.
O que devo avaliar antes de escolher?
Configuração sem código, testes com documentos reais, experiência dos prestadores, integrações, segurança e RGPD. Pergunte também quem configura, quem forma as equipas e quem apoia depois do arranque.
A IA substitui a validação humana?
Não deve. A IA lê e classifica documentos e sugere a conformidade; a decisão final cabe a quem tem essa responsabilidade, com registo do que foi validado.
A plataforma integra com o ERP e o RH?
Sim, desde que disponibilize APIs. A informação também pode chegar ao controlo de acessos: as plataformas que implementamos já comunicam o estado de homologação às barreiras de entrada.
Que plataformas implementa a AISP?
Plataformas digitais de gestão documental e HSE, configuráveis e com IA. A parceria tecnológica mais recente da AISP é com a Glartek.
Quanto custa uma plataforma de gestão documental?
Depende do âmbito, do número de entidades e utilizadores, das integrações e dos serviços incluídos. Na administração, subscreve apenas as horas de que precisa por dia.
Está a escolher ou a mudar de plataforma de gestão documental?
Mostre-nos um processo crítico e os documentos reais da sua operação. Mostramos-lhe a plataforma configurada para esse caso e o que a AISP faz depois do arranque.