Gestão de validades

A gestão de validades é o controlo sistemático das datas de expiração de documentos, certificados, formações e autorizações, com alertas e renovações acompanhadas antes que algo caduque. Desse modo, uma empresa, um trabalhador ou um equipamento não perde a conformidade sem que ninguém dê por isso.

Seguros, certidões, fichas de aptidão médica, formações obrigatórias e inspeções de equipamentos têm prazos diferentes. Quando estes prazos vivem em folhas de cálculo, o risco não é apenas administrativo: um documento caducado pode bloquear uma frente de trabalho ou, pior, permitir que alguém trabalhe sem as condições exigidas.

Boas práticas na gestão de validades

• Registar a data de validade no momento da validação, e não apenas o ficheiro.
• Definir alertas escalonados, por exemplo a 60, 30 e 15 dias, para o prestador e para a equipa interna.
• Distinguir documentos críticos, que bloqueiam o acesso, de documentos que apenas geram pendência.
• Acompanhar renovações até à nova validação, já que um documento submetido ainda não é um documento aprovado.
• Medir, através de indicadores e dashboards, o que caduca nas próximas semanas.

O controlo de prazos funciona melhor quando está ligado aos requisitos documentais e ao controlo de acessos. Assim, a caducidade de um documento crítico tem efeito imediato na operação, em vez de ser detetada semanas depois numa auditoria.

Referenciais como a ISO 45001 pedem que a organização conserve informação documentada atualizada. Por isso, uma gestão de validades rigorosa é também uma questão de conformidade com o sistema de gestão.

A AISP-GEDOC configura alertas e estados em plataformas digitais HSE e pode assumir o acompanhamento diário das renovações. Contacte-nos e, em seguida, explore os artigos que publicámos sobre o tema.