Serviços AISP

Da tecnologia à operação

Os serviços HSE e de gestão documental da AISP apoiam organizações na implementação, administração e operação dos seus processos de gestão documental e HSE.

Assim, a nossa intervenção pode começar na análise de uma necessidade, passar pela implementação da tecnologia e continuar depois do go-live através da administração da plataforma, suporte especializado ou operação diária dos processos.

Com mais de 20 anos de experiência, trabalhamos precisamente na ligação entre:

tecnologia + processos + pessoas + operação

Não disponibilizamos apenas software.

Compreendemos, antes de mais nada, como a organização trabalha, que informação necessita de controlar, quem intervém em cada processo e quais os resultados que pretende alcançar.

A partir daí, estruturamos requisitos, configuramos soluções, preparamos integrações, formamos utilizadores e, quando necessário, disponibilizamos equipas especializadas para assegurar a própria operação documental.

Desse modo, trabalhamos com organizações que necessitam apenas de tecnologia, com empresas que pretendem externalizar parte da gestão documental e com operações onde é necessário combinar as duas dimensões.

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Como os nossos serviços HSE apoiam a sua organização

A intervenção da AISP organiza-se em três grandes áreas complementares.

Implementamos

Transformamos necessidades operacionais em soluções digitais.

Analisamos processos, responsabilidades, requisitos, sistemas existentes e fluxos de informação antes de iniciar a configuração tecnológica.

A implementação pode incluir, por exemplo:

• diagnóstico;
• desenho funcional;
• parametrização;
• preparação ou migração de informação;
• workflows;
• integrações;
• testes;
• formação;
• acompanhamento do go-live.

Em suma, o objetivo é implementar uma solução utilizável na realidade da organização e capaz de evoluir depois da entrada em produção.

Conhecer Implementação de plataformas HSE >>

Operamos

Nem todas as organizações pretendem ou conseguem assumir internamente todo o volume associado à gestão documental.

Por isso, a AISP disponibiliza equipas especializadas para analisar documentação, acompanhar prestadores, gerir pendências, controlar validades e apoiar processos de homologação.

Podemos assumir uma parte do processo, complementar uma equipa existente ou estruturar um serviço dedicado.

A tecnologia organiza a informação.

A equipa, por outro lado, assegura a execução das tarefas que continuam a exigir acompanhamento especializado.

Conhecer a gestão documental e homologação >>

Integramos

Uma plataforma HSE ou documental não deve funcionar como um sistema isolado.

Analisamos como a informação deve circular entre diferentes aplicações e processos.

APIs, workflows, automação e integrações podem ligar a gestão documental a recursos humanos, ERP, controlo de acessos, manutenção, business intelligence ou outras aplicações corporativas.

Dessa forma, reduzimos duplicações e a informação produzida num sistema fica disponível onde é efetivamente necessária.

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Os nossos serviços HSE e de gestão documental

Implementação de plataformas HSE

Implementamos plataformas HSE e de gestão documental a partir da realidade operacional de cada cliente.

Não começamos por perguntar apenas que funcionalidades devem ser ativadas.

Em primeiro lugar, procuramos compreender:

• que processos existem;
• quem intervém;
• que informação é necessária;
• onde existem tarefas repetitivas;
• que responsabilidades devem ser definidas;
• quais os sistemas que já fazem parte da arquitetura tecnológica;
• que indicadores são necessários.

Em seguida, estruturamos a solução com base nessa análise.

O serviço pode incluir:

• diagnóstico;
• desenho funcional;
• parametrização;
• criação de formulários;
• workflows;
• permissões;
• migração de informação;
• integrações;
• testes;
• formação;
• go-live;
• acompanhamento posterior.

A implementação pode ser realizada de forma faseada, começando pelos processos prioritários e expandindo posteriormente para outras áreas.

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Gestão documental e homologação

Disponibilizamos equipas especializadas para análise, acompanhamento e controlo documental.

A gestão documental pode envolver muito mais do que carregar e armazenar ficheiros.

Com efeito, é necessário relacionar documentos com requisitos, controlar validades, interpretar informação, acompanhar pendências e manter uma visão atualizada sobre empresas, trabalhadores e equipamentos.

O serviço pode abranger:

• empresas;
• trabalhadores;
• equipamentos;
• centros de trabalho;
• projetos;
• requisitos;
• documentação;
• validades;
• pendências;
• rejeições;
• processos de homologação.

A AISP pode assumir todo o processo ou complementar os recursos internos existentes.

Dimensionamos o modelo em função do volume documental, da complexidade dos requisitos e do nível de acompanhamento necessário.

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Homologação de empresas e prestadores de serviços

A homologação permite estruturar os critérios que uma organização pretende verificar antes e durante a relação com empresas externas.

Apoiamos desde a definição dos requisitos até à recolha, análise e acompanhamento da documentação.

Os requisitos podem variar de acordo com:

• atividade;
• tipo de prestador;
• risco;
• projeto;
• localização;
• centro de trabalho;
• requisitos internos.

Além disso, uma empresa pode estar homologada como entidade e, ao mesmo tempo, possuir trabalhadores ou equipamentos com requisitos próprios.

Por isso, estruturamos o processo de forma a permitir diferentes níveis de controlo.

Contudo, a homologação não termina necessariamente no momento da aprovação inicial.

Documentos expiram, requisitos podem mudar e novas atividades podem exigir condições adicionais.

O acompanhamento contínuo é, por isso, uma componente essencial do serviço.

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Gestão documental multiplataforma

Algumas organizações trabalham simultaneamente para vários clientes e precisam de manter documentação atualizada em diferentes plataformas externas.

Neste modelo, uma plataforma central mantém organizada a documentação da empresa e dos seus prestadores.

Sempre que o cliente comunica um novo trabalho, a equipa AISP identifica:

• empresa envolvida;
• trabalhadores;
• equipamentos;
• cliente final;
• localização;
• requisitos;
• plataforma onde a documentação deve ser apresentada.

A partir dessa informação, asseguramos a distribuição documental e acompanhamos o processo.

O serviço pode incluir:

• preparação da documentação;
• submissões;
• acompanhamento dos estados;
• rejeições;
• pedidos adicionais;
• correções;
• nova submissão;
• regularização.

Assim, é possível centralizar a informação sem perder capacidade de resposta às exigências específicas de cada cliente final.

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Administração e suporte especializado

Uma plataforma não fica concluída no momento do go-live.

Afinal, a organização continua a mudar.

Surgem novos utilizadores, projetos, requisitos, formulários, necessidades de reporting ou integrações.

Nesse sentido, a AISP pode assegurar a administração funcional e a evolução contínua da solução.

O serviço pode incluir:

• gestão de utilizadores;
• perfis e permissões;
• criação de novos projetos;
• parametrização de requisitos;
• formulários;
• workflows;
• notificações;
• dashboards;
• apoio funcional;
• acompanhamento dos utilizadores;
• articulação com fornecedores tecnológicos.

Desse modo, evita-se que, ao longo do tempo, a configuração deixe de representar a realidade da operação.

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Integrações e automação

Uma organização pode utilizar diferentes sistemas para gerir pessoas, fornecedores, equipamentos, documentação, manutenção, acessos ou reporting.

Quando esses sistemas funcionam isoladamente, as equipas tendem a introduzir a mesma informação várias vezes.

Por conseguinte, as integrações procuram reduzir esse problema.

Podemos analisar ligações com:

• recursos humanos;
• ERP;
• business intelligence;
• manutenção;
• controlo de acessos;
• sistemas de identidade;
• aplicações internas;
• outras plataformas documentais ou HSE.

A automação pode ainda apoiar:

• notificações;
• alterações de estado;
• criação de ações;
• circulação de informação;
• extração e estruturação de dados;
• tarefas documentais repetitivas.

Definimos a utilização de automação e de inteligência artificial de acordo com o processo e com o nível de controlo necessário.

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Formação e adoção

Uma implementação tecnologicamente correta pode falhar se os utilizadores não compreenderem como trabalhar com a nova solução.

A formação é, por isso, uma parte integrante do projeto.

Preparamos diferentes perfis:

• administradores;
• responsáveis HSE;
• gestores documentais;
• supervisores;
• equipas operacionais;
• prestadores de serviços.

Orientamos a formação para os processos que cada utilizador vai efetivamente executar.

Não ensinamos apenas onde estão os menus ou botões.

Pelo contrário, explicamos a estrutura do processo, a responsabilidade de cada perfil e a forma de usar a informação.

Quando necessário, a formação pode continuar depois do go-live através de sessões de reforço, onboarding de novos utilizadores e materiais de apoio.

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Tecnologia e integração

Os nossos serviços HSE assentam em tecnologias capazes de estruturar, automatizar e integrar os processos.

Trabalhamos na implementação e configuração de plataformas HSE e de gestão documental e na ligação destas soluções ao restante ecossistema digital da organização.

Atualmente, a AISP implementa a plataforma HSE Glartek, acompanhando o cliente desde o levantamento inicial até à configuração, testes, formação e entrada em produção.

A plataforma permite trabalhar diferentes áreas HSE dentro de uma arquitetura configurável e integrável.

Administramos também plataformas de gestão documental já em produção, garantindo continuidade aos clientes que mantêm a sua tecnologia atual.

Mas a nossa intervenção tecnológica não se limita a uma plataforma.

O ponto de partida é sempre o processo que precisa de ser resolvido.

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Conhecer a implementação da Glartek >>

Soluções operacionais

A informação estruturada numa plataforma pode precisar de chegar a outros momentos da operação.

Por isso, disponibilizamos também soluções complementares orientadas para tarefas concretas no terreno.

Análise documental

O GEDOC Review permite reforçar a análise de documentos antes ou durante processos de submissão e homologação.

A equipa verifica a documentação de acordo com os requisitos definidos, identifica falhas e apoia a regularização.

O objetivo é aumentar a qualidade documental e reduzir rejeições evitáveis.

Conhecer a análise documental >>

Induções de segurança

O GEDOC SafetyGo digitaliza processos de indução de segurança e ambiente.

Permite disponibilizar conteúdos, realizar avaliações de conhecimentos e manter evidência estruturada da respetiva conclusão.

Essa informação pode posteriormente ser relacionada com outros requisitos do trabalhador.

Conhecer as induções de segurança >>

Cartões de identificação

O GEDOC ID permite produzir credenciais personalizadas associadas aos trabalhadores.

Os cartões podem incluir fotografia, empresa, função, validade, QR Code, RFID ou outros elementos definidos pela organização.

Sempre que existe integração adequada, a credencial pode igualmente participar em processos mais amplos de identificação e controlo operacional.

Conhecer os cartões de identificação >>

RFID para equipamentos

Tags RFID ou NFC permitem estabelecer uma ligação direta entre o equipamento físico e o respetivo registo digital.

O utilizador pode identificar o ativo e consultar informação documental, certificados, inspeções, validades ou outros dados associados.

Assim, a solução aproxima a gestão documental do ponto onde o equipamento é efetivamente utilizado.

Conhecer o RFID para equipamentos >>

Logística de identificação

Depois de produzir cartões, tags ou outros elementos físicos, é frequentemente necessário organizar e distribuir esses materiais.

A AISP pode assegurar a preparação, organização, agrupamento e expedição dos elementos de identificação associados aos diferentes projetos.

Conhecer a logística de identificação >>

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Competências transversais

Independentemente dos serviços HSE contratados, existem competências que atravessam diferentes projetos AISP.

Diagnóstico de processos

Antes de implementar ou alterar uma solução, procuramos compreender o processo atual, intervenientes, dificuldades e objetivos.

Parametrização

Transformamos requisitos funcionais em configurações, workflows, estados, campos e regras.

Gestão documental

Trabalhamos com requisitos, evidências, validades, homologação e acompanhamento documental.

HSE

A experiência em processos de saúde, segurança e ambiente permite-nos compreender o contexto em que a informação será utilizada.

Integração

Analisamos como diferentes sistemas podem partilhar informação e reduzir tarefas duplicadas.

Automação e IA

Exploramos a automação e a inteligência artificial onde estas tecnologias permitem reduzir esforço ou melhorar a utilização da informação.

Formação

Preparamos utilizadores e administradores para trabalhar com os processos implementados.

Acompanhamento

Apoiamos a evolução das soluções depois da entrada em produção.

Diferentes organizações. Diferentes modelos de serviço.

Nem todos os clientes necessitam do mesmo nível de acompanhamento.

A AISP adapta o modelo à dimensão, complexidade, recursos disponíveis e nível de autonomia pretendido.

Implementação

A AISP analisa, configura e coloca a solução em produção.

Após o go-live, a organização assume internamente a utilização e a administração.

Implementação + administração

A equipa interna utiliza a solução, enquanto a AISP continua a assegurar administração funcional, parametrização e evolução.

Implementação + operação documental

A AISP implementa a plataforma e participa igualmente na própria gestão documental.

Esta abordagem combina tecnologia e capacidade operacional.

Serviço especializado

A organização pode já possuir tecnologia e necessitar apenas de um serviço específico.

Por exemplo:

• análise documental;
• gestão documental;
• homologação;
• formação;
• integração;
• administração.

Recursos dedicados

Em operações de maior dimensão, é possível afetar ao projeto recursos AISP a tempo parcial ou exclusivo.

Este modelo permite ajustar capacidade e especialização ao volume real da operação.

Uma combinação de tecnologia e conhecimento especializado

Existem problemas que se resolvem sobretudo com tecnologia.

Outros exigem pessoas.

Muitos, porém, exigem ambas.

É por isso que a AISP combina três componentes.

Tecnologia

Para estruturar processos, automatizar tarefas, organizar informação e integrar sistemas.

Conhecimento especializado

Para interpretar requisitos, compreender processos HSE e documentais e desenhar soluções adequadas.

Capacidade operacional

Para executar, acompanhar e resolver aquilo que continua a exigir intervenção humana.

A combinação destas três dimensões permite adaptar o serviço àquilo que cada organização realmente necessita.

Da implementação à operação diária

Uma organização pode começar por uma necessidade tecnológica e acabar por necessitar também de administração ou operação documental.

Outra pode já possuir uma plataforma adequada e precisar apenas de reforçar a sua equipa.

Há também quem queira substituir processos manuais por uma solução integrada.

Noutros casos, é preciso ligar a gestão documental a acessos, equipamentos ou outros sistemas.

A AISP pode intervir em diferentes pontos desse percurso.

Implementamos. Administramos. Operamos. Integramos. Formamos.

O modelo não é definido a partir de um pacote fechado.

Pelo contrário, construímo-lo de acordo com a realidade da organização.

Fale-nos sobre o seu processo

Mostre-nos como trabalha atualmente.

Explique-nos os processos que pretende melhorar, as plataformas que utiliza, o volume envolvido e as principais dificuldades da operação.

Em seguida, analisamos consigo a situação e identificamos os serviços HSE e o modelo de tecnologia mais adequados.

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