Cartões de identificação

Identificação física ligada à informação digital

Os cartões de identificação de trabalhadores permitem saber, de forma clara, quem está no terreno em operações com equipas internas, prestadores de serviços ou equipas temporárias.

Mas um cartão pode fazer mais do que mostrar um nome e uma fotografia.

Por isso, o GEDOC ID permite criar cartões de identificação de trabalhadores personalizados e associá-los ao respetivo registo digital, aproximando a identificação física da informação utilizada nos processos de gestão documental e de operação.

Dependendo da necessidade da organização, a credencial pode incluir QR Code, RFID ou outros elementos de identificação.

Identificar o trabalhador. Relacionar a informação. Apoiar a operação.

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O que é o GEDOC ID

O GEDOC ID é uma solução para produção e gestão de cartões de identificação personalizados associados a trabalhadores, prestadores ou outros utilizadores definidos pela organização.

Configuramos cada credencial de acordo com o contexto do projeto.

Pode incluir, a saber:

• nome;
• fotografia;
• empresa;
• função;
• número de identificação;
• projeto;
• centro de trabalho;
• validade;
• QR Code;
• RFID;
• outros elementos definidos pelo cliente.

Assim, adaptamos o layout e os dados apresentados à finalidade da credencial.

Como funciona

1. Definição da credencial

Em primeiro lugar, definimos o objetivo do cartão e a informação que deve apresentar.

Analisamos elementos como:

• identidade visual;
• dados necessários;
• validade;
• projeto;
• tipo de utilizador;
• tecnologia de identificação;
• regras de emissão.

2. Recolha e validação da informação

Em seguida, preparamos os dados necessários à personalização.

Podem incluir nome, fotografia, empresa, função e outros campos definidos para o projeto.

Antes da produção, a informação deve estar validada.

3. Personalização

Criamos a credencial de acordo com o modelo aprovado.

É possível usar diferentes layouts para distinguir:

• empresas;
• funções;
• projetos;
• áreas;
• categorias;
• tipos de acesso;
• outros critérios relevantes.

4. Produção

Logo que a informação está validada, produzimos o cartão.

A produção faz-se individualmente ou em lotes, de acordo com o volume necessário.

5. Associação ao registo digital

Além disso, a credencial fica relacionada com o respetivo trabalhador numa plataforma ou sistema digital.

Desse modo, estabelece-se uma ligação entre:

pessoa física → cartão → registo digital

6. Entrega e utilização

Após a produção, organizamos as credenciais por empresa, projeto, centro ou destinatário e preparamo-las para distribuição ou expedição.

Informação apresentada no cartão

Nem toda a informação existente sobre um trabalhador precisa de estar visível na credencial.

Por isso, definimos o conteúdo de acordo com a finalidade do cartão.

Pode incluir, por exemplo:

Identificação

Nome, fotografia ou número interno.

Empresa

Identificação da entidade empregadora ou prestadora.

Função

Categoria ou função relevante para a operação.

Projeto ou instalação

Indicação do local, projeto ou contrato ao qual a credencial está associada.

Validade

Data ou período de utilização previsto.

QR Code

Ligação a informação digital quando aplicável.

RFID

Tecnologia de identificação utilizada em determinados sistemas ou processos.

QR Code

Um QR Code pode permitir relacionar o cartão com informação digital.

Dependendo da solução implementada, a leitura pode encaminhar o utilizador autorizado para:

• identificação do trabalhador;
• estado documental;
• projeto;
• empresa;
• validade;
• outros dados disponibilizados pelo sistema.

Em todo o caso, a informação acessível deve limitar-se ao necessário para a finalidade definida.

RFID

O cartão pode igualmente incorporar tecnologia RFID, sempre que existe necessidade de utilização com sistemas ou leitores compatíveis.

A utilização concreta depende da infraestrutura existente.

O RFID serve para identificação ou como parte de uma arquitetura mais ampla de controlo de acessos.

No entanto, a tecnologia do cartão, por si só, não determina se o trabalhador está autorizado a entrar num local.

Identificação não é autorização

Esta distinção é importante.

Identificação permite saber quem é o trabalhador.

Conformidade documental permite saber se os requisitos definidos estão cumpridos.

Autorização de acesso resulta das regras estabelecidas pela organização e dos sistemas utilizados.

O cartão pode participar nestes processos, mas não substitui os critérios que determinam uma autorização.

GEDOC ID + gestão documental

A solução ganha maior valor quando está ligada à gestão documental.

A plataforma pode controlar requisitos relacionados com:

• empresa;
• trabalhador;
• formação;
• aptidão;
• qualificações;
• seguros;
• induções;
• projeto;
• centro de trabalho;
• outros critérios.

Os cartões de identificação de trabalhadores funcionam, então, como elementos de identificação associados a esse processo.

Assim, a credencial não precisa de funcionar isoladamente.

GEDOC ID + homologação

Quando o trabalhador está inserido num processo de homologação, a emissão ou utilização da credencial pode depender desse processo.

Por exemplo:

Registo do trabalhador

↓

Documentação e requisitos

↓

Análise

↓

Estado de homologação

↓

Emissão ou utilização da credencial

Contudo, a lógica concreta depende sempre das regras definidas pela organização.

GEDOC ID + SafetyGo

A solução pode igualmente complementar processos de indução digital.

Um trabalhador pode:

1. realizar a indução;
2. concluir a avaliação;
3. ter essa evidência associada ao seu processo documental;
4. ser identificado através da credencial GEDOC ID.

Dessa forma, diferentes soluções podem trabalhar em conjunto sem perder a separação entre funções.

Integração com controlo de acessos

Quando existe um sistema de controlo de acessos e condições técnicas para integração, a credencial pode fazer parte de uma arquitetura mais ampla.

Por exemplo:

Gestão documental
determina o estado dos requisitos.

Integração
transmite a informação necessária.

Cartão GEDOC ID
identifica o trabalhador.

Sistema de controlo de acessos
aplica as regras definidas pela organização.

Neste cenário, o cartão não decide sozinho se existe ou não autorização.

Cartões de identificação de trabalhadores: Tipos de credenciais

Adaptamos a solução a diferentes contextos.

Trabalhadores internos

Credenciais associadas a colaboradores da organização.

Prestadores de serviços

Identificação de trabalhadores pertencentes a empresas externas.

Projetos temporários

Cartões associados a determinado contrato, obra ou período de intervenção.

Centros de trabalho

Credenciais configuradas para instalações ou localizações específicas.

Visitantes ou utilizadores temporários

Quando o processo o justifique, é possível definir modelos específicos para utilização temporária.

Validade das credenciais

Uma credencial pode possuir um período de validade definido.

A validade pode estar relacionada com:

• duração do projeto;
• contrato;
• vínculo;
• necessidade operacional;
• regras internas;
• outros critérios.

Logo que deixa de ser necessária, aplicam-se procedimentos de recolha, substituição ou desativação.

Reemissão

Podem existir situações em que seja necessário produzir uma nova credencial.

Por exemplo:

• perda;
• dano;
• alteração de fotografia;
• mudança de empresa;
• alteração de função;
• mudança de projeto;
• alteração de validade;
• atualização de elementos visuais.

Por conseguinte, o processo de reemissão deve manter o controlo sobre as credenciais ativas.

Proteção de dados

Os cartões podem conter dados pessoais, protegidos pelo RGPD.

Por isso, a informação apresentada deve limitar-se ao necessário para a finalidade prevista.

É necessário considerar aspetos como:

• dados visíveis;
• informação acessível através de QR Code;
• perfis autorizados;
• períodos de conservação;
• procedimentos em caso de perda;
• eliminação ou destruição de credenciais;
• regras internas de proteção de dados.

Afinal, mais informação no cartão não significa necessariamente melhor controlo.

Personalização visual

É possível adaptar as credenciais à identidade visual definida para o projeto.

Podem incluir:

• logótipo;
• cores;
• fotografia;
• informação textual;
• códigos;
• elementos gráficos;
• identificação da empresa ou projeto.

A personalização deve equilibrar identidade visual, legibilidade e facilidade de utilização.

Produção e logística

A produção das credenciais pode ser complementada pelo serviço de logística de identificação.

Depois da emissão, os cartões podem ser:

• organizados por empresa;
• agrupados por projeto;
• preparados por centro;
• acondicionados;
• enviados para diferentes destinos.

Assim, a criação da credencial integra-se com a sua distribuição física.

O papel da AISP

A AISP pode apoiar todo o ciclo da solução:

• levantamento da necessidade;
• definição do modelo;
• desenho da credencial;
• preparação de dados;
• personalização;
• produção;
• associação aos utilizadores;
• logística;
• integração com a gestão documental;
• análise de integração com sistemas de acesso;
• suporte;
• reemissão;
• evolução do processo.

O objetivo não é apenas produzir cartões.

É integrar a identificação no processo real da organização.

Do trabalhador à credencial

Uma credencial bem estruturada cria uma ligação clara entre o trabalhador e a informação necessária à operação.

Trabalhador → identidade → credencial → registo digital → processo operacional

É esta relação que diferencia uma simples impressão de cartões de uma solução integrada de identificação.

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Em seguida, analisamos consigo o modelo de identificação adequado e a forma de o integrar com os restantes processos da organização.

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