Documentos que caducam sem aviso: Os 6 que travam uma equipa à porta da obra

Segunda-feira, 7h30. A equipa chega à obra, mas a portaria não a deixa entrar. Ninguém reparou que o seguro de acidentes de trabalho tinha terminado na sexta-feira. Os documentos que caducam raramente avisam. Por isso, só damos por eles quando o problema já está à porta.

Com efeito, uma homologação pode estar impecável no primeiro dia e falhar semanas depois. De facto, basta uma validade que ninguém acompanhou.

Os 6 documentos que caducam com mais frequência

Seguro de acidentes de trabalho: em primeiro lugar, sem apólice em vigor, o trabalhador não pode entrar em obra.
Ficha de aptidão médica: a medicina do trabalho emite-a com uma periodicidade que depende da lei e do risco da função.
Certificados de formação: de facto, muitas formações exigidas em obra têm validade e pedem reciclagem.
Certificados e inspeções de equipamentos: gruas, plataformas e equipamentos de elevação exigem inspeções periódicas.
Declarações de não dívida: as certidões das Finanças e da Segurança Social valem apenas alguns meses, por isso exigem atenção constante.
Seguro de responsabilidade civil: por fim, muitos clientes exigem a apólice em vigor durante todo o contrato.

Ou seja, não falamos de papelada secundária. Qualquer auditoria do cliente ou inspeção da ACT pode pedir estes documentos a qualquer momento. Além disso, basta um deles fora de prazo para parar uma equipa inteira.

Renovar antes do prazo, e não depois do problema

Na AISP, acompanhamos cada validade desde o dia da aprovação. Assim, a plataforma envia um alerta 30 dias antes do fim do prazo e o contratado sabe exatamente o que tem de renovar. Depois, a nossa equipa valida o novo documento face ao requisito do cliente, para que a substituição não abra uma nova falha.

Portanto, a gestão dos documentos que caducam deixa de depender da memória de alguém. Em vez de folhas de Excel e verificações manuais, tem uma visão clara do que vai caducar e de quem precisa de agir. Desta forma, quem está apto continua a trabalhar. Quem não está fica a saber, a tempo, o que lhe falta.

Uma validade acompanhada é uma obra que não para.

Peça uma demonstração e veja, com os requisitos da sua operação, que documentos caducam nos próximos 30 dias.

Para aprofundar: Gestão de validades.

Não nos limitamos a implementar plataformas. Garantimos que funcionam.

Fale com a equipa AISP sobre a implementação, a administração e o acompanhamento da sua operação depois do go-live, em qualquer país, a partir de centros de administração em Portugal.