Da homologação documental ao controlo de acessos
Quando a conformidade documental tem uma consequência operacional
A Gestão Documental de prestadores de serviços não tem de terminar na aprovação de um documento.
Em determinados contextos industriais, a informação resultante da análise documental é necessária para tomar decisões operacionais: perceber se uma empresa está homologada, se um trabalhador cumpre os requisitos aplicáveis ou se reúne as condições definidas para aceder a determinadas instalações.
Foi com este princípio que a AISP implementou um projeto no qual a plataforma de Gestão Documental está integrada com o sistema físico de controlo de acessos do cliente.
O objetivo não era apenas digitalizar a homologação dos prestadores de serviços. Era garantir que o resultado desse processo pudesse ser utilizado pelo sistema responsável pela entrada e saída de trabalhadores nas instalações.
O desafio
O cliente recebe trabalhadores de diferentes empresas prestadoras de serviços.
Antes de poderem aceder às instalações, essas empresas e os respetivos trabalhadores têm de cumprir um conjunto de requisitos previamente definidos.
Isto implica gerir diferentes dimensões de informação:
- documentação das empresas;
- documentação dos trabalhadores;
- requisitos aplicáveis;
- validades documentais;
- estado de análise e homologação;
- identificação dos trabalhadores;
- autorização de acesso às instalações.
Se a Gestão Documental e o controlo de acessos funcionassem como processos independentes, seria necessário transmitir manualmente informação entre os dois sistemas.
Além do esforço administrativo, esta separação introduziria um risco importante: o sistema de acessos poderia não refletir imediatamente uma alteração ocorrida no estado de conformidade documental.
O projeto foi, por isso, desenhado para ligar os dois processos.
Uma plataforma central para a homologação documental
A plataforma de Gestão Documental funciona como o ponto central para a gestão da informação dos prestadores de serviços.
As empresas carregam a documentação necessária e os requisitos aplicáveis são analisados no processo de homologação.
A equipa de Gestão Documental da AISP acompanha o processo, analisa a documentação de acordo com os critérios definidos pelo cliente e mantém atualizado o estado de conformidade das entidades abrangidas.
A plataforma permite, assim, transformar um conjunto disperso de documentos numa informação estruturada sobre o estado de conformidade de empresas e trabalhadores.
Mas, neste projeto, essa informação não permanece apenas dentro da plataforma.
Da conformidade documental ao sistema de controlo de acessos
A plataforma de Gestão Documental comunica através de API com o sistema utilizado pelo cliente para controlar fisicamente as entradas e saídas das instalações.
Esta integração permite disponibilizar ao sistema de acessos a informação necessária sobre o estado aplicável ao trabalhador.
O processo passa, de forma simplificada, por quatro etapas:
1. Submissão documental
A empresa prestadora disponibiliza na plataforma a documentação necessária.
2. Análise e homologação
A documentação é analisada de acordo com os requisitos definidos para o processo.
3. Comunicação entre sistemas
O estado resultante da Gestão Documental é disponibilizado ao sistema de controlo de acessos através da integração existente.
4. Controlo de entrada
Quando o trabalhador apresenta o seu cartão no leitor instalado no acesso, o sistema dispõe da informação necessária para aplicar as regras de entrada definidas pelo cliente.
A decisão documental passa, desta forma, a integrar o processo operacional de acesso às instalações.
A validade documental deixa de ser apenas uma data
Uma das consequências mais importantes desta arquitetura é a possibilidade de relacionar o controlo de validades com a operação.
Um documento pode estar válido hoje e deixar de estar válido posteriormente.
Da mesma forma, o estado de conformidade de um trabalhador pode alterar-se quando um requisito deixa de estar cumprido.
Quando a informação documental está integrada com outros sistemas, estas alterações deixam de ter relevância apenas para a equipa que administra a plataforma.
Passam a poder ter uma consequência operacional de acordo com as regras estabelecidas pela organização.
É esta ligação que transforma a Gestão Documental num instrumento de controlo operacional.
Diferentes sistemas, um único processo
O projeto não exigiu substituir o sistema de controlo de acessos já existente.
A solução passou por integrar tecnologias com funções distintas.
A plataforma de Gestão Documental gere documentação, requisitos, análise e homologação.
O sistema de controlo de acessos continua responsável pela gestão física das entradas e saídas.
A API estabelece a interoperabilidade necessária entre ambos.
Esta arquitetura permite preservar sistemas especializados já existentes na organização e utilizar a informação documental onde ela é necessária.
É também um exemplo de como uma plataforma de Gestão Documental pode integrar-se com o ecossistema tecnológico do cliente, em vez de funcionar como uma aplicação isolada.
O papel da AISP
A intervenção da AISP neste tipo de projeto não se limita à disponibilização de tecnologia.
O serviço combina conhecimento de Gestão Documental e HSE com implementação, parametrização e operação da plataforma.
Neste projeto, a AISP assegura o processo de análise documental e homologação de acordo com os requisitos definidos, contribuindo para que a informação utilizada pela integração corresponda ao estado documental efetivamente apurado.
Esta componente é particularmente relevante porque uma integração tecnológica é tão fiável quanto a informação que a alimenta.
A tecnologia permite automatizar a circulação da informação. A qualidade do processo de Gestão Documental determina a qualidade dessa informação.
Da Gestão Documental à Gestão Documental Operacional
Este projeto demonstra uma evolução importante na utilização das plataformas de Gestão Documental.
O objetivo deixa de ser apenas:
receber → analisar → aprovar → arquivar.
Passa a existir uma cadeia mais ampla:
requisito → documento → análise → conformidade → integração → autorização operacional.
A documentação continua a ser a evidência.
Mas o seu valor está na informação que permite produzir e na capacidade de utilizar essa informação nos processos que dela dependem.
Neste caso, essa utilização acontece no controlo de acessos.
Noutros contextos, a mesma arquitetura pode suportar processos de credenciação, formação, identificação, Permit-to-Work, gestão de equipamentos ou outros sistemas operacionais.
É esta ligação entre documentação, conformidade e operação que está na base de uma abordagem de Gestão Documental Operacional.
Resultado
A integração permitiu criar um processo em que a homologação documental e o controlo de acessos deixam de funcionar como duas realidades separadas.
A organização passa a dispor de uma cadeia coerente entre os requisitos definidos para os prestadores de serviços, a documentação apresentada, a respetiva análise e a utilização do resultado dessa análise no processo de acesso às instalações.
Mais do que digitalizar documentos, o projeto demonstra como a informação documental pode ser integrada na operação.
Porque a Gestão Documental ganha valor quando a conformidade não fica apenas registada passa a poder ser utilizada.