Gestão de requisitos documentais

A gestão de requisitos documentais é o processo de definir, manter e aplicar as regras que determinam que documentos cada empresa, trabalhador ou equipamento tem de apresentar, em que condições e com que validade. Em suma, transforma obrigações legais, contratuais e internas num conjunto de exigências claras, aplicadas de forma igual a todos.

Sem esta estrutura, cada gestor pede documentos diferentes, os prestadores recebem instruções contraditórias e a validação depende de critérios pessoais. Além disso, quando um requisito muda, ninguém sabe ao certo a quem se aplica.

Como estruturar a gestão de requisitos documentais

• Identificar as fontes de cada requisito: legislação, contratos, normas internas e exigências do cliente.
• Associar os requisitos a entidades, por exemplo empresa, trabalhador, equipamento ou viatura.
• Definir condições de aplicação por atividade, local, projeto, país e nível de risco.
• Estabelecer critérios de aceitação e validades, para que a validação documental seja objetiva.
• Rever os requisitos periodicamente, sobretudo quando mudam a legislação ou os contratos.

Um exemplo: um trabalhador que executa trabalhos em altura num parque eólico pode precisar de formação específica que não se exige a quem faz apenas manutenção em solo. Assim, a regra certa evita tanto pedidos desnecessários como falhas de controlo.

Em Portugal, muitos destes requisitos decorrem do regime jurídico da segurança e saúde no trabalho, sobre o qual a ACT disponibiliza informação oficial. Contudo, cada organização acrescenta exigências próprias, razão pela qual a configuração deve ser flexível.

A AISP-GEDOC ajuda a mapear requisitos e a configurá-los em plataformas de gestão documental, ligando-os à gestão de validades e à homologação de prestadores. Agendar uma apresentação para rever o seu modelo de requisitos. Em seguida, encontra os artigos que publicámos sobre o tema.