Controlo documental de trabalhadores
Controlo documental de trabalhadores: aptidões, formação e validades em dia
Sabemos, para cada trabalhador, se tem a aptidão médica, a formação e as habilitações que a função e o local exigem. E acompanhamos cada validade antes de caducar.
Ilustração. Os requisitos de cada função são definidos com cada cliente.
O problema
Porque é que o controlo de trabalhadores falha sem método
O problema raramente é falta de documentos. É não saber, hoje, se esta pessoa pode fazer esta tarefa neste local.
Validades espalhadas
Fichas de aptidão, certificados de formação e induções chegam por canais diferentes. Cada um tem a sua data e ninguém as vê juntas.
Requisitos que mudam com a função
Um eletricista e um técnico administrativo não precisam do mesmo. Uma lista única gera pedidos inúteis e falhas onde importa.
Equipas que rodam
Os trabalhadores dos prestadores entram e saem constantemente. A documentação nunca acompanha o ritmo das equipas.
Dados pessoais sem controlo
Fichas médicas e cópias de documentos circulam por email. Quem as vê, e porquê, deixa de estar definido.
A solução AISP
Cada trabalhador avaliado para a função, o local e a data
Ligamos o trabalhador aos requisitos que se aplicam a ele. O estado resulta da validação, não de uma lista de ficheiros.
Como funciona
Do perfil da função ao trabalhador apto no terreno
O controlo começa no que cada função exige. Só depois chegam os documentos.
Mapear funções e locais
Identificamos funções, locais, tipos de trabalhador e o que cada perfil precisa de ver.
Definir requisitos
Aptidão médica, formações, habilitações e induções são atribuídas a cada função e local.
Submissão
Cada empresa carrega os documentos dos seus trabalhadores e vê o que falta.
Validação diária
A equipa AISP confirma o conteúdo de cada documento e regista o motivo de cada rejeição.
Alertas e renovações
As validades são acompanhadas e as renovações pedidas antes de o trabalhador ficar parado.
Ligação ao terreno
O estado do trabalhador alimenta credenciais, induções e o controlo de acessos.
O que está incluído
O que controlamos em cada trabalhador
Cada documento é verificado contra o requisito certo. O resultado é uma resposta simples: apto ou não apto, para esta função e este local.
esta tarefa,
neste local, hoje?
Identificação e vínculo
Identificação, entidade empregadora e inclusão no seguro de acidentes de trabalho.
Aptidão médica
Ficha de aptidão da medicina do trabalho, com a respetiva validade.
Formação e habilitações
Por exemplo, trabalhos em altura, espaços confinados, primeiros socorros ou trabalhos elétricos.
Induções e autorizações
Induções de segurança do local, autorizações internas e credenciais de acesso.
Alertas de validade
Renovações pedidas a tempo, ao trabalhador e à empresa empregadora.
Evidência para auditoria
Quem submeteu, quem validou, quando e com que resultado.
Proteção de dados
Dados de trabalhadores: só o necessário, só a quem precisa
Os documentos ficam nos data centers onde os parceiros tecnológicos operam as plataformas. A AISP não aloja documentação nos seus sistemas: acede apenas ao necessário para validar cada requisito. O acesso da AISP à informação é tratamento de dados pessoais, feito nos termos acordados com cada cliente e do RGPD.
- ✓Minimização: pede-se apenas o que a função exige
- ✓Acesso por perfil, com dados visíveis limitados a cada papel
- ✓Finalidade definida e conservação limitada, segundo as regras do cliente
- ✓Registo das ações sobre cada documento
Serviços relacionados
Um serviço ligado a toda a operação
O controlo dos trabalhadores ganha valor quando chega ao terreno.
Induções de segurança digitais
A indução do local concluída no telemóvel do trabalhador, no seu idioma, com evidência digital.
Cartões de identificação PVC
Trabalhadores aptos recebem o cartão impresso na sede da AISP, sem quantidades mínimas.
Homologação de prestadores
A validação da empresa prestadora, que antecede a dos seus trabalhadores.
Perguntas frequentes
Perguntas sobre controlo documental de trabalhadores
Não encontra a resposta? Fale connosco e mostramos-lhe o processo aplicado à sua operação.
Que documentos se controlam em cada trabalhador?
Em regra, identificação, seguro de acidentes de trabalho, aptidão médica, formações da função e induções do local. A lista concreta depende da atividade, do cliente e do país.
Qual é a diferença para a gestão de validades?
A gestão de validades acompanha prazos de qualquer documento. O controlo documental de trabalhadores responde se a pessoa está apta para a função, o local e a data.
Um trabalhador pode estar apto num projeto e não noutro?
Sim. Os requisitos dependem da função e do local, por isso o mesmo trabalhador pode cumprir num projeto e ter pendências noutro.
É possível controlar trabalhadores de prestadores e subcontratados?
Sim. Cada empresa carrega os documentos da sua equipa e acompanha as pendências; a validação confirma ou rejeita, sempre com o motivo.
Como se protegem os dados pessoais dos trabalhadores?
Com minimização, acesso por perfil, finalidade definida, conservação limitada e registo de ações. As regras concretas são definidas pela organização com o seu responsável pela proteção de dados.
A AISP pode assumir o acompanhamento diário?
Sim. A nossa equipa valida documentos, comunica rejeições e acompanha renovações, assumindo todo o processo ou complementando a sua equipa interna.
Sabe quais dos seus trabalhadores estão aptos hoje?
Mostre-nos como controla hoje aptidões, formações e validades. Mostramos-lhe como fica com requisitos por função e validação AISP.