A AISP alarga em 2026 a disponibilização do GEDOC SafetyGo, passando a oferecer ao mercado uma solução que, até agora, era utilizada essencialmente no âmbito dos projetos e clientes acompanhados pela equipa AISP-GEDOC.
A decisão surge depois da experiência acumulada na utilização das induções digitais em contextos reais e da identificação de uma necessidade cada vez mais transversal às organizações: garantir que trabalhadores e prestadores de serviços recebem, compreendem e comprovam a informação de segurança necessária antes de iniciarem a atividade.
Com esta evolução, o GEDOC SafetyGo passa a poder ser implementado como uma solução autónoma de indução digital de Segurança e Ambiente, permitindo que empresas que não utilizam outros serviços de Gestão Documental da AISP possam igualmente beneficiar desta abordagem.
Digitalizar um processo ainda muito dependente da presença física
Em muitas organizações, a indução de segurança continua dependente da disponibilidade de técnicos, sessões presenciais, documentos em papel, folhas de presença e diferentes processos administrativos.
Este modelo torna-se particularmente difícil de gerir quando existe elevada rotatividade de trabalhadores, vários prestadores de serviços, diferentes centros de trabalho ou equipas distribuídas geograficamente.
O GEDOC SafetyGo foi desenvolvido precisamente para simplificar este processo.
A solução permite disponibilizar digitalmente os conteúdos de indução, permitindo ao trabalhador ou prestador aceder à informação antes da entrada em obra ou do início da atividade. Depois de visualizar os conteúdos definidos pela organização, realiza um questionário que permite validar a compreensão da informação transmitida. A conclusão fica registada, juntamente com a respetiva evidência.
A indução pode começar antes da chegada ao local de trabalho
Uma das principais vantagens do modelo digital é retirar a indução do momento crítico da chegada à obra ou às instalações.
Em vez de reunir trabalhadores à entrada, mobilizar técnicos ou atrasar o início das atividades enquanto decorre a formação, o processo pode ser realizado antecipadamente.
O prestador recebe acesso à indução, consulta os conteúdos e realiza a respetiva validação antes da chegada.
Isto permite transformar a sequência tradicional.
Em vez de:
Chegada → espera → indução → registo → início da atividade
é possível evoluir para:
Indução antecipada → validação → evidência → chegada preparada → início da atividade
Para operações com entrada frequente de novos trabalhadores, esta alteração pode simplificar significativamente o processo de acolhimento.
Conteúdos adaptados à realidade de cada organização
A indução de segurança não deve ser um conteúdo genérico igual para todas as operações.
Os riscos de um parque eólico são diferentes dos de um armazém logístico. Uma obra de construção tem requisitos distintos de uma instalação industrial. E diferentes atividades podem exigir informação específica mesmo dentro do mesmo centro de trabalho.
O GEDOC SafetyGo permite adaptar os conteúdos à realidade da organização, da obra ou da atividade e disponibilizá-los em diferentes idiomas. A solução pode integrar vídeos, materiais de formação e questionários ajustados às necessidades do cliente.
Esta capacidade é particularmente relevante para organizações que trabalham com prestadores de diferentes nacionalidades.
A digitalização permite que a informação seja transmitida de forma mais consistente, mantendo simultaneamente a capacidade de adaptação ao contexto em que o trabalho vai ser executado.
Não basta disponibilizar informação. É necessário comprovar a compreensão
Um dos princípios do SafetyGo é que a indução não termine simplesmente depois de o trabalhador visualizar determinado conteúdo.
A solução incorpora uma etapa de validação do conhecimento, através de questionários associados à formação.
A organização pode, assim, obter evidência de que o trabalhador realizou o processo e respondeu à avaliação definida, em vez de conservar apenas um registo de presença.
Segundo a informação disponibilizada no website da AISP-GEDOC, cada indução pode gerar registo de participação, validação de conhecimento, data, contexto e associação à respetiva pessoa ou empresa.
Para as equipas HSE, esta rastreabilidade torna-se particularmente relevante em auditorias ou sempre que seja necessário demonstrar como foi realizado o processo de acolhimento e indução.
Uma solução preparada para operações com elevada rotatividade
A entrada contínua de prestadores é um dos principais desafios das induções tradicionais.
Quando chegam trabalhadores em diferentes dias, horários ou locais, repetir presencialmente a mesma informação aumenta a carga sobre as equipas HSE e dificulta a uniformização do processo.
Com uma solução digital, o conteúdo permanece disponível e o processo pode ser repetido de forma consistente independentemente do número de trabalhadores.
Isto torna o SafetyGo especialmente adequado a operações com:
– prestadores e subcontratados;
– elevada rotatividade;
– múltiplos centros de trabalho;
– equipas geograficamente dispersas;
– diferentes nacionalidades;
– necessidade frequente de integração de novos trabalhadores.
O próprio website destaca como benefícios a redução do tempo dedicado a induções presenciais, a gestão da rotatividade, o suporte a vários idiomas e a manutenção de evidência organizada para auditoria.
AISP abre a solução a organizações que pretendam apenas digitalizar a indução
A principal evolução agora introduzida está no modelo de disponibilização.
O GEDOC SafetyGo deixa de estar associado exclusivamente aos projetos de Gestão Documental já acompanhados pela AISP e passa a poder ser contratado por organizações que pretendam digitalizar especificamente o seu processo de indução de Segurança e Ambiente.
Desta forma, uma empresa pode começar pelo SafetyGo e digitalizar este processo sem necessidade de implementar, numa primeira fase, uma plataforma mais abrangente de Gestão Documental.
Esta abordagem permite reduzir a barreira de entrada e disponibilizar uma solução direcionada para um problema operacional muito concreto.
Implementação acompanhada pela equipa AISP
Tal como acontece nas restantes soluções implementadas pela AISP, a disponibilização tecnológica é acompanhada pelo trabalho necessário para adaptar o processo à realidade do cliente.
A implementação pode incluir a análise do atual processo de indução, organização dos conteúdos, configuração da experiência do utilizador, adaptação dos questionários, definição dos idiomas necessários, testes e apoio à entrada em funcionamento.
O objetivo não é simplesmente substituir uma folha de presença por uma plataforma digital.
É melhorar o processo completo.
Da obrigação à evidência operacional
A indução de segurança continuará a ser uma obrigação essencial antes da execução de determinadas atividades.
Mas pode deixar de ser um processo pesado, difícil de organizar e dependente da presença simultânea de técnicos e trabalhadores.
Ao disponibilizar o GEDOC SafetyGo de forma autónoma ao mercado, a AISP pretende tornar esta capacidade acessível a um conjunto mais amplo de organizações.
Preparar o trabalhador antes da chegada, validar a compreensão e manter evidência organizada do processo.
É esta a lógica que está na base do GEDOC SafetyGo.
E é também mais um passo na estratégia da AISP-GEDOC de transformar processos HSE tradicionalmente manuais em processos digitais mais simples, rastreáveis e preparados para a realidade operacional das organizações.