Durante 20 anos, a AISP tem acompanhado organizações na implementação, parametrização e operação de processos de Gestão Documental. Hoje, essa experiência está na base de uma nova geração da gestão documental.
Na verdade, duas décadas de trabalho em contextos reais permitiram-nos conhecer, de forma muito concreta, os desafios que as empresas enfrentam diariamente.
Processos demasiado manuais.
Plataformas rígidas.
Dificuldade em adaptar workflows.
Informação dispersa entre sistemas.
Dependência de desenvolvimento para pequenas alterações.
Grandes volumes de documentação para analisar, validar e acompanhar.
Foi, por isso, precisamente esta experiência que nos levou a procurar uma nova abordagem.
A experiência permite perceber o que realmente precisa de mudar
A tecnologia pode evoluir rapidamente.
Mas a inovação só cria valor quando resolve problemas reais.
Ao longo dos anos, acompanhámos processos de homologação, gestão de empresas prestadoras, trabalhadores, equipamentos e documentação em diferentes contextos operacionais.
Desta forma, esse contacto permanente com a realidade permitiu-nos identificar limitações que se repetem em muitas organizações.
Entre elas:
- trabalho manual excessivo;
- dificuldade de configuração;
- processos pouco flexíveis;
- sistemas isolados;
- informação pouco explorada;
- baixa autonomia das equipas;
- necessidade crescente de trabalhar com diferentes idiomas e geografias.
Por isso, a nova geração da Gestão Documental deve responder precisamente a estes desafios.
Inteligência Artificial na nova geração da gestão documental
Um documento já não precisa de ser apenas armazenado e consultado.
Assim, com Inteligência Artificial, parte da informação nele contida pode ser extraída, estruturada e reutilizada.
Desta forma, datas, entidades, requisitos, referências, estados ou outros dados podem passar a alimentar bases de dados, relatórios, indicadores e processos.
Ou seja, a informação deixa de estar presa ao ficheiro.
Passa, pelo contrário, a trabalhar para a organização.
Mais automatização, menos trabalho repetitivo
Por exemplo, tarefas como encaminhamento, notificações, mudanças de estado, validações ou aprovações podem ser incorporadas em workflows automáticos.
Isto permite, assim, reduzir tempos de espera e tornar os processos mais consistentes e rastreáveis.
Configuração no-code e maior autonomia
Os processos mudam.
Por isso, a plataforma também deve mudar.
Assim, uma abordagem no-code permite adaptar campos, formulários, estados, regras, permissões e workflows com menor dependência de desenvolvimento.
Deste modo, a tecnologia aproxima-se da realidade operacional.
Sistemas que comunicam entre si
Além disso, uma plataforma moderna de Gestão Documental não pode funcionar como uma ilha.
APIs, integrações e interoperabilidade permitem ligar a Gestão Documental a ERP, Recursos Humanos, manutenção, Business Intelligence, plataformas HSE e outros sistemas utilizados pela organização.
O objetivo é reduzir duplicação, fazer circular informação e criar processos mais integrados.
Uma nova geração da gestão documental preparada para operações internacionais
Empresas, equipas e documentação trabalham cada vez mais em diferentes geografias.
Por isso, uma plataforma multilingue permite acompanhar essa realidade sem criar processos paralelos para cada idioma ou mercado.
Experiência e tecnologia na nova geração da gestão documental
O que muda nesta nova fase não é aquilo que aprendemos ao longo de 20 anos.
É aquilo que conseguimos fazer com esse conhecimento.
A experiência permite-nos compreender o problema.
A tecnologia, por outro lado, permite-nos criar novas formas de o resolver.
Ou seja: menos trabalho manual, mais autonomia, mais informação ligada, mais controlo e mais capacidade para evoluir.
20 anos de experiência.
Uma nova geração de tecnologia.
O próximo capítulo está apenas a começar.
Leia também: A próxima geração da Gestão Documental e O futuro da Gestão Documental: de repositório documental a plataforma inteligente.
Para acompanhar as políticas europeias para a transformação digital, consulte a Comissão Europeia.