Durante 20 anos, a AISP tem acompanhado organizações na implementação, parametrização e operação de processos de Gestão Documental.
Duas décadas de trabalho em contextos reais permitiram-nos conhecer, de forma muito concreta, os desafios que as empresas enfrentam diariamente.
Processos demasiado manuais.
Plataformas rígidas.
Dificuldade em adaptar workflows.
Informação dispersa entre sistemas.
Dependência de desenvolvimento para pequenas alterações.
Grandes volumes de documentação para analisar, validar e acompanhar.
Foi precisamente esta experiência que nos levou a procurar uma nova abordagem.
A experiência permite perceber o que realmente precisa de mudar
A tecnologia pode evoluir rapidamente.
Mas a inovação só cria valor quando resolve problemas reais.
Ao longo dos anos, acompanhámos processos de homologação, gestão de empresas prestadoras, trabalhadores, equipamentos e documentação em diferentes contextos operacionais.
Esse contacto permanente com a realidade permitiu-nos identificar limitações que se repetem em muitas organizações.
Entre elas:
- trabalho manual excessivo;
- dificuldade de configuração;
- processos pouco flexíveis;
- sistemas isolados;
- informação pouco explorada;
- baixa autonomia das equipas;
- necessidade crescente de trabalhar com diferentes idiomas e geografias.
A próxima geração da Gestão Documental deve responder precisamente a estes desafios.
Inteligência Artificial aplicada à documentação
Um documento já não precisa de ser apenas armazenado e consultado.
Com Inteligência Artificial, parte da informação nele contida pode ser extraída, estruturada e reutilizada.
Datas, entidades, requisitos, referências, estados ou outros dados podem passar a alimentar bases de dados, relatórios, indicadores e processos.
A informação deixa de estar presa ao ficheiro.
Passa a trabalhar para a organização.
Mais automatização, menos trabalho repetitivo
Tarefas como encaminhamento, notificações, mudanças de estado, validações ou aprovações podem ser incorporadas em workflows automáticos.
Isto permite reduzir tempos de espera e tornar os processos mais consistentes e rastreáveis.
Configuração no-code e maior autonomia
Os processos mudam.
Por isso, a plataforma também deve mudar.
Uma abordagem no-code permite adaptar campos, formulários, estados, regras, permissões e workflows com menor dependência de desenvolvimento.
A tecnologia aproxima-se da realidade operacional.
Sistemas que comunicam entre si
Uma plataforma moderna de Gestão Documental não pode funcionar como uma ilha.
APIs, integrações e interoperabilidade permitem ligar a Gestão Documental a ERP, Recursos Humanos, manutenção, Business Intelligence, plataformas HSE e outros sistemas utilizados pela organização.
O objetivo é reduzir duplicação, fazer circular informação e criar processos mais integrados.
Preparada para operações internacionais
Empresas, equipas e documentação trabalham cada vez mais em diferentes geografias.
Uma plataforma multilingue permite acompanhar essa realidade sem criar processos paralelos para cada idioma ou mercado.
Experiência e tecnologia
O que muda nesta nova fase não é aquilo que aprendemos ao longo de 20 anos.
É aquilo que conseguimos fazer com esse conhecimento.
A experiência permite-nos compreender o problema.
A tecnologia permite-nos criar novas formas de o resolver.
Menos trabalho manual.
Mais autonomia.
Mais informação ligada.
Mais controlo.
Mais capacidade para evoluir.
20 anos de experiência.
Uma nova geração de tecnologia.
O próximo capítulo está apenas a começar.