Durante muitos anos, gerir documentação significava sobretudo organizar, validar, arquivar e consultar informação, mas o futuro da gestão documental vai mais longe.
Hoje, isso é apenas o ponto de partida.
Por isso, as organizações precisam de plataformas capazes de ligar documentos, dados e processos, reduzir trabalho manual e transformar informação documental em algo verdadeiramente útil para a operação.
O que está a mudar no futuro da gestão documental?
A próxima geração da Gestão Documental combina diferentes capacidades que, em conjunto, alteram profundamente a forma como as organizações trabalham.
Inteligência Artificial
Assim, a informação contida nos documentos pode ser extraída, interpretada e estruturada.
Desta forma, datas, entidades, requisitos, estados, referências, valores ou evidências deixam de ficar “presas” num ficheiro e podem passar a alimentar outros processos.
Configuração no-code
Campos, estados, regras, permissões e workflows podem ser adaptados à realidade de cada organização.
Isto reduz, assim, a dependência de desenvolvimentos específicos e aumenta a autonomia das equipas.
Automatização
Tarefas, validações, notificações e aprovações podem ser automatizadas.
Ou seja, o resultado é menos trabalho repetitivo, menos espera e processos mais fluidos.
Integrações e interoperabilidade
A Gestão Documental não deve funcionar isoladamente.
Pelo contrário, deve conseguir comunicar com ERP, plataformas HSE, Recursos Humanos, manutenção, Business Intelligence e outros sistemas utilizados pela organização.
Quando a informação circula, os processos tornam-se mais eficientes e a visão da operação mais integrada.
Capacidade multilingue
Empresas, trabalhadores, fornecedores e projetos podem operar em diferentes geografias.
Por isso, a plataforma deve estar preparada para acompanhar documentação em vários idiomas sem criar processos paralelos.
O futuro: ligação entre Gestão Documental, HSE e SST
Na área HSE e SST, a documentação está diretamente ligada à operação.
Assim, prestadores, trabalhadores, equipamentos, auditorias, inspeções, não conformidades e ações no terreno podem fazer parte de um mesmo ecossistema digital.
Do documento à decisão: o futuro da gestão documental
O documento deixa de ser apenas um ficheiro.
Na verdade, passa a ser uma fonte de dados.
Do mesmo modo, a plataforma deixa de funcionar como uma ilha.
Passa, assim, a fazer parte de um ecossistema onde informação, pessoas e processos estão ligados.
Na prática, isto traduz-se em:
- menos trabalho manual;
- mais autonomia;
- mais controlo;
- mais rastreabilidade;
- mais informação para decidir;
- mais capacidade para evoluir.
Por fim, o futuro da Gestão Documental não é apenas mais digital.
É mais inteligente, mais integrado e mais adaptável à realidade de cada organização.
Leia também: O futuro da Gestão Documental: de repositório documental a plataforma inteligente e 20 anos de experiência. Uma nova geração de tecnologia.
Para acompanhar as políticas europeias para a transformação digital, consulte a Comissão Europeia.